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四、常用行政公文写作 ??? ????常用行政公文包括通知、通报、报告、请示、批复、函和会议纪要。　　 1．通知??? 通知批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。它是最常用的行政公文。??? （1）通知的种类??? 根据内容和功用。一般将通知分为四种：??? 第一发布性通知，是用来颁布、发布有关条例、规定、办法等规章制度时使用的公文。??? 第二批示性通知，是印发本机关、批转下级机关、转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文以及发布某些行政法规时使用的一种通知。??? 第三告知性通知，用于告知各方面的事项时使用的一种通知。如召开会议、任免干部等等。??? 第四指示性通知，是上级机关对下级机关就某项工作指示和安排、提出要求时使用的一种通知。??? （2）通知的格式??? 通知通常由标题、主送机关、正文和落款构成。??? 通知的标题有三种基本形式：其一由发文机关、事由和文种组成；其二由事由和文种组成；其三也可只写“通知”、“会议通知”等。主送机关，是指公文的主要受理、承办的机关，顶格写在标题之下，正文之前，字体同正文。主送机关要使用全称或者规范化简称。 ??? 通知的正文一般先写发布通知的缘由，写明制发通知的依据、目的、原因等内容。其次发布通知的具体事项，一般包括通知的事项、措施、态度、要求等内。通知的结尾部分常用“特此通知”等作结尾。 ??? 2．通报??? 通报是用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况时使用的一种公文。通报属于下行文。??? （1）通报的种类??? 按照通报的性质可以分为表彰性通报、批评性通报、情况通报。表彰性通报，主要用来表彰先进，介绍成功的经验、做法。批评性通报，主要用来批评犯错误的单位或个人，纠正错误、提出处理意见。情况通报，用于传达上级的重要精神或重要情况。??? （2）通报的格式??? 通报的内容由标题、正文、结尾和日期组成。??? 标题。通报的标题常采用发文机关、事由、文种的形式??? （3）正文。??? 表彰性通报和批评性通报一般分为三部分：第一陈述事实。表彰性通报要突出主要先进事迹，批评性通报要抓住主要错误事实。这部分要重点写清先进或错误的主要人员、主要事实经过、情节、结果及有关数据。第二分析指出事例，作出评价。表彰性通报，要从先进事迹中提取经验、意义和值得学习与发扬的精神。批评性通报要分析错误的危害，错误产生的根源，同时指出应吸取的教训、需要引以为戒的内容等。第三决定、要求。表彰性和批评性的通报，应该明确组织予以表彰或处理的决定，同时提出对表彰或批评对象要求。??? 事项性通报首先写明所通报的情况，对主要情节进行客观叙述，注意把人物、时间、地点、事件、结果写清楚。其次要写明发文机关有针对性地提出应采取的措施、安排、要求。??? 正文之后在正文右下方标明发文机关名称，加盖印章，写明发文日期等。??? 写作通告时应该注意行文要及时，事例要真实、典型，要突出教育性。??? 3．报告??? 上级机关向上级机关汇报工作，反映情况，或是上级机关答复上级机关的询问的公文。属于上行文。??? 根据内容，报告可以分为工作报告、情况报告、建议报告、答复报告。??? （1）报告的格式??? 报告一般由标题、主送机关、正文和结束语组成。??? 报告的标题常见的形式有两种，一是由发文机关、事由和文种构成，如《××部关于××抗灾救灾工作情况的报告》；一是由事由和文种构成，如《政府工作报告》等。??? 报告的主送机关可以是一个，也可以是几个。顶格写于文首、其后用冒号。??? 报告正文。首先在开头交代报告的缘由，概括说明报告的目的、意义，然后用“现将……情况报告如下”一语转入下文。下文用来说明报告事项。一般包括两方面内容：一是工作情况及问题；二是进一步开展工作的意见。报告正文的具体内容有报告的类型所决定。??? 工作报告应该主要说明工作任务完成情况，可介绍工作的任务，以及完成任务采用的方法、措施，总结成绩，找出不足。情况报告就是要写清楚下级机关出现的情况的具体内容，应该的出现情况作详细叙述，报告产生的后果，并且要分析原因。建议报告，要具体阐述工作的意见和建议。答复报告，要根据上级机关的提问、查询，有针对性的回答，不涉及以外的其他问题。报告的结语，根据报告种类的不同，有不同的程式化用语，应另起段来写。工作报告和情况报告的结束语常用“特此报告”；建议报告常用“以上报告，如无不妥，请批转各地执行”；答复报告多用“专此报告”等。??? （2）撰写报告应注意的问题 ??? 撰写报告应注意报告中的材料要真实，向上级机关汇报工作应该本着实事求是的态度。报告的内容主旨鲜明，语词朴实