文书与档案管理基础(第三版)5单元讲解.pptVIP

一、了解照片收集工作规范 1、收集范围 ①领导和著名人物参加与本单位有关的重大公务活动的照片。 ②本单位组织或参加的重要外事活动的照片。 ③记录本单位重大事件、重大事故及其他异常情况和现象的照片。 ④与本单位保存的其他载体档案有密切关系的照片。 ⑤其他具有保存价值的照片档案。 一、了解照片收集工作规范 1、收集范围 需要注意收集归档的照片有： （1）本单位历届领导班子成员及全体职工的照片 （2）本单位建设发展史的照片 （3）本单位宣传报道工作的照片 （4）本单位获得各种荣誉和纪念品、宣传品的照片 （5）本单位党、工青妇等各种组织或团体举办的活动的照片 一、了解照片收集工作规范 2、收集时间 对具有归档价值的照片，其摄影者或承办部门应及时整理，向档案室归档（一般在3个月内，尽量不跨年） 一、了解照片收集工作规范 3、收集要求 ①对属于收集和归档范围的照片，应按照规定定期向本单位档案机构或档案工作人员归档，集中管理，任何单位或个人不得据为己有。 ②底片、照片、文字说明齐全（事由、时间、地点、人物、背景和摄影者等六要素）。 ③底片和照片的影像相符。 二、掌握照片档案的整理方法 1、整理原则 照片整理遵循有利于保持照片档案的有机联系，有利于保管，便于为利用者提供服务为原则。 照片档案的底片应单独整理和存放，照片和说明一同整理和存放。 二、掌握照片档案的整理方法 2、整理工作简要流程 ①挑选 ②分类排列 ③编号入册 ④编目 ⑤拟写说明 ⑥ 贴侧标签 二、掌握照片档案的整理方法 （1）挑选（鉴定价值） ①区分归档的（划分保管期限）和不归档的照片。 ②归档照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。 ③反映同一主题的若干张照片，应选主要的、有代表性的照片归档。 ④对无底片的照片应制作翻拍底片；对无照片的底片应制作照片。 ⑤保管期限的确定：永久、长期、短期。 二、掌握照片档案的整理方法 （2）分类排列 分类 ①按“保管期限—年度—问题”进行分类。即将照片分为永久、长期、短期三类 ②跨年度且不可分的照片，可按“保管期限—问题”进行区分排列。 ③如果年度不详的照片与能区分年度的照片一起整理时，可将难以区分年度的照片归入正在整理的年度同时归档，并在照片册备考表或整理说明中予以说明。 排列： 照片应在分类方案的最低一级的类目即“问题”层次内，按照部门序列、时间顺序或重要程度的顺序，进行排列。 二、掌握照片档案的整理方法 （3）编号入册 ①照片的编号： 照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码。有两种格式： 格式一：进馆号（即全宗号）—保管期限代码—册号—张号 格式二：保管期限代码—张号 ②底片的编号： 底片号是固定和反映在全宗内排列顺序的一组字符代码。 格式为： 进馆号—保管期限代码—张号 ③照片入册： 是指按照片编号将照片固定在芯页上组成照片册的过程。 按照分类、排列顺序即照片号顺序将照片固定在芯页上，组成照片册。 底片放入底片袋内保管，一张一袋。 二、掌握照片档案的整理方法 （4）编目 ①填写照片档案卷内目录 包括照片/底片号、题名、拍摄时间和备注 ②填写照片档案册内备考表 包括本册情况说明、立卷人、检查人、立册时间 ③编制照片案卷目录 项目包括照片号、题名、年度、保管期限、备注等 二、掌握照片档案的整理方法 （5）拟写说明 照片说明就是概括地揭示和解释照片的来源、内容、形式和整理情况等的一种文字材料。 ⒈符号说明： 包括照片号、底片号和参见号。 ⒉文字说明： 包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。（不超过200字，用阿拉伯数字表示） ⒊总说明和分说明。 ⒋照片说明的书写格式： 总说明放在上方，其他均在下、左、右。横写，不小于50mm 二、掌握照片档案的整理方法 （6）贴侧标签 照片册册脊的项目包括： 进馆号（全宗号）、保管期限、册号、起止张号。 三、了解照片档案的保管方法 1、保管方法 （1）相片： ⑴相片应按照编号的顺序排列上架，单独保存。 ⑵相片入库前要进行检查，防止受污染的相片入库。 ⑶保持库房的清洁卫生。 ⑷定期检查相片。 三、了解照片档案的保管方法 1、保管方法 （2）底片 ⑴底片放入袋内保管，并单独存放。底片袋的右上方应 标明底片号。 ⑵接触底片的人员应带洁净的手套操作，防止污染底片。 ⑶底片应立放。 ⑷根据具体情况定期检查底片。 三、了解照片档案的保管方法 2、温湿度条件 保存照片的适宜温度：14～24℃， 相对湿度：40%～60%。 保存底片的适宜温度：13～15℃， 相对湿度：35%～45%。 库房内昼夜温度变化不大于±2℃，昼夜湿度变化不在于±5