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青 年 志 愿 者 协 会 策 划 书 会议主题：2012年青年志愿者协会迎新暨表彰大会 会议时间：（待定） 会议地点：（待定） 会议主办单位：贵州师范学院校团委、青年志愿者协会 会议参加对象：2012级全体青年志愿者、青协委员会全体成员以及2011级受表彰的优秀志愿者 会议邀请嘉宾：校团委老师、各个社团负责人 会议流程： 前期准备工作： a.在会议开始前一周按照2011级青年志愿者的人数和受表彰的百分比计算出受表彰的人次有多少，根据志愿者的真实活动情况进行奖励评判，具体受表彰名单确立由会长陈康负责。（主席团） b.受表彰志愿者名单确立后，及时通知该志愿者进行一年以来的志愿者事迹汇报（附时间和图片，以第三人称来写）并上交到青协秘书部进行存档。（纪检部、组织部） c.根据受表彰的志愿者类别进行归类整理，并准备好相关证书，务必于大会开始前3天印制出来。（秘书部） d.把2012级新加入的青年志愿者的志愿服务证和注册证以及志愿者编号（简称两证一牌）分给各部门部长进行相关信息的填写后，在11月20日之前交到主席团处拿到社团联合会去盖章。 e.制作迎新暨表彰大会的宣传海报和公告，海报内容要积极喜庆，符合大会的主题。公告要写2张，并且字迹清晰，格式工整、语言通顺。（宣传部） f.活动开始前2天，整理出需要邀请的嘉宾人数，要准备好足量的请柬邀请校团委老师和各个社团的负责人，各社团负责人联系电话向主席团拿。（秘书部） g.尽力向校园商家拉取大会活动赞助，联系大会开展场所和多媒体设备。（外联部） h．文艺部提前一周确定大会主持人，并组织文艺部学唱《志愿者之歌》，届时为大会的开展渲染活动气氛。（文艺部） i.主席团代表提前一周做好会议发言稿，并在2012级新成员中选出一名志愿者作为2012级志愿者代表新生发言。 j.提前3天准备好会议的PPT，介绍青年志愿者协会的发展历程和未来的目标计划，并在最后附上青年志愿者的宣誓词，以供2012级新成员进行宣誓仪式。 k.会议的场地布置所需的材料需在会议开始前一天准备好，具体所需物品和预算见后页的经费预算一栏。（财务部） l.会议开展前1周要召开青协委员会会议，以便落实好各部门的准备工作。会议开始前2天也要召开一次委员会会议，检查各项工作的完成情况，提高各委员会成员的思想紧张性和工作积极性。并且布置好大会开始那天的工作。（主席团） 大会开展阶段： a.会议举行的那一天下午14：00，文艺部和宣传部以及社会实践部的成员必须全部到场进行大会的场地布置，场地布置物品和财务部要。（设立出主席台、嘉宾席、委员会席和青年志愿者席） b.纪检部负责大会的委员会考勤维持场内秩序、组织部负责组织好会议参加对象的入场秩序，准备好凳子以防出现大量位置不足的情况。外联部负责到场外进行迎接活动。c.外联部在迎接青年志愿者们进场的时候问清楚他们的学院，并先到负责该学院两证一牌处的各部门部长处领取属于自己的两证一牌。（为了提高新成员的归属感和参加会议的积极性） d.大会开展流程：主持人进行开场白并播放青年志愿者协会的展示PPT（展示至2012年11月的PPT）；校团委老师的致辞；青年志愿者协会会长陈康发言，并接着播放展示PPT，展示青年志愿者协会今后的努力和发展方向；颁发星级志愿者和优秀志愿者的证书；优秀星级志愿者发言；2012级青年志愿者代表发言；由协会派出的领誓人带领2012级青年志愿者进行志愿者的宣誓；文艺部唱《志愿者之歌》并播放志愿者之歌；宣布会议结束；f.秘书部全程进行会议记录。 会议活动后期： a.全体青年志愿者委员会的成员留下来打扫场地卫生； b.未到场的受表彰的青年志愿者证书有主席团保管，并在会议结束后两天内发到该志愿者的手上。 c.秘书部做好会议纪要和活动简报、总结，会议纪要和总结存档，简报于第二天及时上报校团委和社团联合会；d.纪检部整理会议的考勤情况。 e.财务部进行经费开支情况的整理。 活动所需物品以及经费预算 项目 单价（元） 数量 合计 备注 优秀志愿者证书 6 40 240 依据优秀比例计算出的数量 邀请函 2 49 98 校团委2份 社联1份和46个各社团 气球 7.5 2 15 装饰 拉花 1.5 8 12 装饰 矿泉水 1 8 8 主席台的水 横幅 6 8 48 6元一米，打八米长 总计 421 九、活动突发情况处理：由主席团、组织部、纪检部负责。 青协秘书部 2012年11月13日