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包材确定和采购的管理规定 2012-10-6 目的 快速、准确确认订单包材资料，提高过程中的效率，从而最大可能满足生产及客户要求，实现沟通协调，减少、避免订单包材资料确认、制作过程中产生的系列问题。 2、适用范围 2.1、所有包材确认及采购事项。 2.2、包材，指产品的内箱、外箱、说明书、标贴、塑料袋、吊卡、普通包装纸、产品的纸托或木托等用于包装、保护、标识产品的所有材料。 3、工作职责 3.1、采购包材组组长，负责对所有包装资料的确认、采购和进度控制。 3.2、包材采购员，负责具体包装材料的采购和进度。 3.3、计划物控部物料跟单员和贸易部跟单员对包材的采购和进度进行追踪时，先与包材采购员进行沟通确认，对不能满足要求的订单，再与采购包材组长沟通确认。 4、工作要求 4.1、所有包材资料文件一律传递给包材采购组组长，贸易部跟单员在传递包材资料文件时，必须在文件名中清楚显示客户号和订单号；对没有客户号或者订单号的，必须注明跟单员的姓名和事项。 4.2、文件资料传递后，贸易部跟单员须以手机信息方式告知包材采购组长，包材采购组长在收到信息后，须在4小时工作时间内，以邮件或者QQ联系方式确认收到，并回复所收到的资料是否可行。 4.3、对紧急需要采购协调处理的文件资料，跟单员在发给包材组长资料的同时，须电话或者QQ等方式及时确认是否收到相关信息，在确认过程中没有联系上对方或者没有得到当事人回复的，可电话或者其他方式通知采购部负责人，由其跟进确认。 4.4、业务员（跟单员）在收到客户资料（压缩包等）时，须从专业角度或产品惯例、客户历史产品等方面仔细检查并与客户确认资料。对传递的资料有缺少、有差错或待定的，应在邮件中说明欠什么、何时会到、差错或待定情况，并同时抄送计划、采购部和营销部负责人。 4.5、采购部在收到包材资料文件（客户资料压缩包等）时，须从专业角度或产品惯例、客户历史产品等方面细心查看资料是否有缺，并将所收到的资料明细及对包材资料可能的缺失进行邮件的回复。此项确认程序属于包材确认的关键步骤，必须向采购部及营销部负责人同时抄送。 4.6、业务员（跟单员）在收到采购部反馈的包材完整性确认信息时，必须立刻与客户再次确认包材资料。确认后的资料回传采购时须将确认信息向计划部、采购部和营销部负责人同时抄送。 4.7、包材组长负责包材资料中产品技术参数和各种认证标记的确认，贸易跟单员负责客户文字和产品型号、规格的确认。确认过程中，双方都应本着对客户负责、对公司负责的态度，有责任和义务对资料任何存在的问题向对方提出疑问，以保证确认的完整和质量。 4.8、本条第4、第5、第7款将作为业务员（跟单员）、采购人员专业技能评定的因素，并作为加薪、晋级的依据。 4.9、 所有发到采购部的包材资料，原则上须在5个工作日完成返单资料的确认并回复给贸易的跟单员。对紧急资料的确认，须在一天时间里回复客户发过来的资料里是否能够打开或者完整等基础信息的确认。同时双方共同协调，确保在客户要求的时间完成确认。 4.10、包材资料确认后，同一订单8个品种以内的包材交期，采购须控制在7天完成；8个品种以上的包材交期，采购须控制10天内完成，特殊情况上报主管协调处理。 4.11、所有待定的客户包装资料，客户一旦确认，贸易部相应跟单员，须以书面的方式通知计划部、技术部、采购部和品保部，并以收到书面通知开始计算，对包材是否及时到位进行考核。 4.12、采购部在收到贸易书面确认包材的通知后，须在一个工作日以内，完成包材系统资料的录入。 4.13、采购所有的包材资料，须在下达手工采购单两个工作日内，完成系统采购单的下达。 4.14、计划安排生产上线时，必须检查资料是否齐全。 4.15、由于包材附件包容量较大，除却是需要资料辅助说明的，本条所涉及的抄送不要求对压缩包、资料夹等进行抄送。 5、包装材料不良处置流程 5.1、凡包装材料须重新下单进行二次采购者，采购员必须填写《包材异常采购单》，经包材组组长分析原因并签字确认，然后转相应副总以上人员签字确认后才能进行，否则，承担因此而产生的所有费用。 5.2、导致包材异常采购的原因如属客户或者贸易本身原因的，由营销副总签字确认；如属生产系统方面原因的，由生产副总签字确认；副总签字确认时，注明清楚责任人和责任承担金额。 5.3、所有送到仓库发现批量不良的标贴和说明书，原则上，均由仓库采取就地销毁的原则进行处理。如果物料已经入库，仓库马上开出《退库单》交采购员处理；如果物料是在检验过程中发现的不良，则开出《进料退回单》交采购员处理。 5.4、采购员在接到仓管员开出的《退库单》或者《进料退回单》后，如果发现是供应商原因，则通知供应商马上重新安排补货并要求供方承担因此导致的损失；如果发现是我们自身的原