Exce 97 的使用.doc

第五章、Excel 97 的使用 第一节、Excel97概述 电子表格软件Excel97是Office97套装软件中的成员之一。Excel97以直观的表格形式供用户编辑操作，具有“所见即所得”的特点。用户只要通过简单的操作就能快速制作出一张精美的变革，并能以多种形式的图表方式来实现数据表格，它还能对数据表进行诸如排序、检索和分类汇总等数据库操作。 本章将详细介绍Excel97的基本功能、基本概念和使用方法。通过本章的学习，应该掌握： Excel97的基本概念、启动和退出，表格的创建、编辑和保存等基本操作。 工作表中函数和表达式的应用。 工作表格式的设置、页面的设置和打印。 Excel97图表的建立、编辑和修改。 有关数据库的基本概念以及排序、筛选和分类汇总等数据库操作。 一、Excel97基本功能 方便的表格制作 系统提供了丰富的格式化命令，例如数字显示方式、对齐方式、数据颜色、增加框线等；对已经格式化的工作表，还可以把它的格式作为样板存储起来，以后若需要制作同样格式的工作表时不必重新格式化，只要调用该样板，键入数据即可。另外，各种菜单命令、工具按钮等使操作轻松而方便。 强大的计算能力 系统提供11类函数，利用这些函数可以完成各种复杂的计算。 提供丰富的图表 使用系统提供的各种格式的图表，仅需几个按键就能制作出精美的图表。 具有数据库管理功能 管理数据库可用专门的数据库管理系统，例如Foxpro、Access等。Excel也提供了类似的数据库管理功能。通过系统提供的命令和函数，把工作表的行作为数据库文件的记录，而列作为字段，可进行各种编辑、排序、检索和分类汇总等操作。 数据共享 利用数据共享功能，可以实现多个用户共享同一个工作簿文件。 Excel97基本概念 Excel的启动和退出 启动Excel 单击“开始”按钮，鼠标指针移到“程序”菜单处； 在“程序”菜单中单击“Microsoft Excel”项，则出现Excel97窗口，如图5-1所示。 若桌面是有Excel快捷方式图标，双击它就可以快速启动Excel。还可以通过双击Excel文档启动Excel。 退出Excel 下列4种方法都可以退出Excel 单击标题栏右端Excel97窗口的关闭按钮“×”。 单击Excel97窗口“文件”菜单的“退出”命令。 单击标题栏左端Excel97窗口的控制菜单按钮，并选中“关闭”命令。 按快捷键ALT+F4。 Excel窗口组成 工作簿窗口 如图，在Excel窗口中还有一个小窗口，称为工作簿窗口，有标题栏、控制菜单按钮、最小化和最大化按钮、关闭窗口按钮。工作簿窗口下方左侧是当前工作簿的工作表标签，每个标签形式工作表名称，其中一个高亮标签（其工作表名称有下划线）是当前正在编辑的工作表。 工作簿与工作表 工作簿是一个Excel文件（其扩展名为.xls），其中可以包含有一个或多个表格（称为工作表）。它像一个文件夹，把相关的表格或图表存放在一起，便于处理。例如，新华书店的图书销售量统计表、图书销售额统计表及相应的统计图等可以存放在同一个工作簿中。 一个工作簿最多可以含有255个工作表，一个新工作簿默认有3个工作表，分别命名为Sheet、Sheet2、Sheet3。工作表名字可以修改，工作表的个数也可以增减。工作表像一个表格，由含有数据的行和列组成。在工作簿窗口中单击某个工作表标签，则该工作表就会成为当前工作表，可以对它进行编辑。若工作表较多，在工作表标签行显示不下，可利用工作表窗口左下角的标签滚动按钮来滚动显示各工作表名称。如图，单击按钮，可显示第一个工作表；单击按钮，可显示最后一个工作表；单击按钮，可显示前一个工作表，单击按钮，可显示后一个工作表。 单元格与当前单元格 工作表中行列交汇处的区域称为单元格，它可以保存数值、文字、声音等数据。如图，窗口左侧的1，2，…，65536表示工作表行号，上方的A，B，…，IU，IV表示工作表列号，它们构成单元格的地址。例如B3表示3行B列处的单元格地址。所以，工作表由65536行和256列组成。列号是A，B，…，Y，Z，AA，AB，…，AZ，BA，BB，…，BZ，…IA，IB，…，IU，IV，共9×26+22=256列，如图5-2所示。 工作表中的鼠标指针为空心十字，把它移到某单元格并单击，则该单元格的框线变成粗黑线，称此单元格为当前单元格，粗黑框线称为单元格指针。于是，单元格指针移到某单元格，则该单元格就成为当前 单元格。当前单元格的地址显示在名称框中，而当前单元格的内容同时显示在当前单元格和数据编辑区中。 使用帮助 在使用Excel过程中，若遇到不了解的操作，可以求助于Excel的联机帮助功能。与Word一样，Excel的帮助菜单中也有“目录和索引”“这是什么”和“Office助手”等帮助项，其使