第四章第四节数据清单及其管理分析26全解.doc

电子表格软件在会计中的应用 数据清单及其管理分析 数据清单的构建 （一）数据清单的概念 Excel中，数据库是通过数据清单或列表来实现的。 数据清单是一种包含一行列标题和多行数据且每行同列数据的类型和格式完全相同的Excel工作表。 数据清单中的列对应数据库中的字段，列标志对应数据库中的字段名称，每一行对应数据库中的一条记录。 构建数据清单的要求 为了使Excel自动将数据清单当作数据库，构建数据清单的要求主要有： 列标志应位于数据清单的第一行，用以查找和组织数据、创建报告。2. 同一列中各行数据项的类型和格式应当完全相同。3. 避免在数据清单中间放置空白的行或列，但需将数据清单和其他数据隔开时，应在它们之间留出至少一个空白的行或列。4. 尽量在一张工作表上建立一个数据清单。 记录单的使用 记录单的概念 记录单又称数据记录单，是快速添加、查找、修改或删除数据清单中相关记录的对话框。 “记录单”对话框左半部从上到下依次列示数据清单第一行从左到右依次排列的列标志，以及待输入数据的空白框；右半部从上到下依次是“记录状态”显示区和“新建”、“删除”、“还原”、“上一条”、“下一条”、“条件”、“关闭”等按钮。 通过记录单处理数据清单的记录 通过记录单处理记录的优点 通过记录单处理记录的优点主要有：界面直观，操作简单，减少数据处理时行列位置的来回切换，避免输入错误，特别适用于大型数据清单中记录的核对、添加、查找、修改或删除。2. “记录单”对话框的打开 打开“记录单”对话框（如图4-79所示）的方法是：输入数据清单的列标志后，选中数据清单的任意一个单元格，点击“数据”菜单中的“记录单”命令 Excel 2013的数据功能区中尽管没有“记录单”命令，但可通过依次按击快捷键“Alt+D”、“Alt+O”打开，或者通过单击以定义方式添入“快速访问工具栏”中的“记录单”按钮来打开。 将“记录单”按钮添入“快速访问工具栏”的方法是：单击“文件”选项卡标签后，单击“选项”按钮（或单击“快速访问工具栏”右下角“自定义快速访问工具栏”按钮，单击“其他命令”菜单），打开“Excel选项”窗口，选定左侧菜单中的“快速访问工具栏”选项，进入“自定义快速访问工具栏”对话框，在左侧上部的“从下列位置选择命令”对话框下拉列表中选定“不在功能区中的命令”选项，从其下面的列表框中移动右边的向下滚动块，选定“记录单”选项，单击“添加”按钮，“记录单”选项被添入右侧的“自定义快速访问工具栏”列表框（如图4-80所示），单击“确定”按钮。 “记录单”对话框打开后，只能通过“记录单”对话框来输入、查询、核对、修改或者删除数据清单中的相关数据，但无法直接在工作表的数据清单中进行相应的操作。 3. 在“记录单”对话框中输入新记录 在“记录单”对话框中输入一条新记录的方法是：单击“新建”按钮，光标被自动移入第一个空白文本框，等待数据录入。在第一个空白文本框内输入相关数据后，按“Tab”键（不能按“Enter”键）或鼠标点击第二个空白文本框，将光标移入第二个空白文本框（按“Shift+Tab”快捷键则移入上一个文本框），等待数据录入，以下类推。 输完一条记录的所有空白文本框后，按下“Enter”键或上下光标键确认。该条记录将被加入数据清单的最下面，光标被自动移入下一条记录的第一个空白文本框，等待新数据的录入。 在数据录入过程中，如果发现某个文本框中的数据录入有误，可将光标移入该文本框，直接进行修改；如果发现多个文本框中的数据录入有误，不便逐一修改，可通过单击“还原”按钮放弃本次确认前的所有输入，光标将自动移入第一个空白文本框，等待数据录入。 所有记录输入完毕，单击“关闭”按钮，退出“记录单”对话框并保存退出前所输入的数据。 4. 利用“记录单”对话框查找特定单元格 利用“记录单”对话框查找特定单元格的方法是：单击“条件”按钮，该按钮变为“表单”，对话框中所有列后文本框中的数据都被清空，光标自动移入第一个空白文本框，等待键入查询条件（如图4-81所示）。键入查询条件后，单击“下一条”按钮或“上一条”按钮（或上下光标键）进行查询，符合条件的记录将分别出现在该对话框相应列后的文本框中，“记录状态”显示区相应显示该条记录的次序数以及数据清单中记录的总条数。种方法尤其适合于具有多个查询条件的查询中，只要在对话框多个列名后的文本框内同时输入相应的查询条件即可。 利用“记录单”对话框核对或修改特定记录 利用“记录单”对话框核对或修改特定记录的方法是：查找到待核对或修改的记录后，在对话框相应列后文本框中逐一核对或修改，修改完毕后按“Enter”键或单击“新建”、“上一条”、“下一条”、“条件”、“关闭”等按钮或上下光标键确认。在确认修改前，“还原”按钮处于激