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13922899625 深圳胡新华有限公司 文件编号 YBY-GL-QP-001 文件管理程序 版 本 A 页 码 第2页,共4页 1 目的与范围
确保质量管理文件和资料得到有效控制，保证管理体系有效运行的各个使用场所使用的文件均为有效文件，防止失效文件的误用。
2 职责
2.1 最高管理者负责管理手册的批准和发布。
2.2 管理者代表负责程序文件的批准。
2.3 各主管部门负责本部门相关文件的编制、评审、更改和控制。
2.4 综合管理部负责管理文件和资料的统一归口管理。
2.5 技质部负责技术类文件的统一归口管理。
3 程序
3.1 管理类和技术类文件和资料的范围：
3.1.1质量手册、程序文件、管理性三层次文件。
3.1.2外来管理文件、法律法规以及相关资料。
3.1.3技术文件和资料包括：
图纸、PFMEA、控制计划、作业指导书、工艺规程、工艺流程图、材料定额、实验记录、技术文件更改通知单 。
3.1.
a、外来标准（采用的行业、国家、国际标准等）；
b、顾客或供应商提供的资料（图纸、技术要求、顾客工程规范、材质单等）3.1.5检验标准、技术标准和技术规范.
3.1.6电子文件包括：软盘、光盘、移动硬盘等
3.2 文件的编制、审批
3.2.1质量手册由综合管理部负责组织编制，管理者代表审核，总经理批准。
3.2.2程序文件由综合管理部组织编制，经管理理者代表审核，并组织相关部门讨论后,由管理者代表批准。
3.2.3管理性三层次文件，由各职能部门负责编制，部门负责人审核后(如文件涉及到多个部门,应组织会审),主管领导批准。
3.2.4 综合管理部负责编制“管理体系四层次目录”，报管理者代表批准。
3.2.5 技术类文件由技质部编制、技质部经理审核，总工批准。
3.3 文件的发放和接收
3.3.1质量手册、程序文件及各部门编制的管理性三层次文件的发放由综合管理部统一编号填写“文件发放清单”，经管理者代表批准后，加盖“受控”章后，按批准范围发放。文件接收部门应在“文件发放清单”中签字接收
3.4.1 文件实行统一编号管理，其编码规则如下：
YBY--XX—XX—XXX
序列号（001-999）
文件类别（QM/QP/WI/QR等）
责任部门代码（部门的第一个拼音字母）
公司代码（YBY代表雨贝迎股份有限公司）
1）文件类别：QM-质量手册；QP-程序/规程；WI-作业指导书/规范/指引；QR-质量记录…
2）部门代码：YX-营销部；JZ-技术质量部；SC-生产部；GL-综合管理部；CW-财务投资部；
WK-物控部。
举例：文件管理程序，责任归属综合管理部，序列排号001，即表示为YBY-GL-QP-001。
3.4.2 文件和资料分“受控”和“非受控”两种状态。
3.4.3 受控文件的管理和控制
a、各文件管理部门应建立本部门的“受控文件清单”。
b、受控文件的发放必须由发放部门加盖红色“受控”章，按照文件的发放范围进行发放，并建立受控文件发放台帐。
c、文件不得玷污、撕毁和遗失，不得未经批准出借给公司以外的人员,且不得复印。/人员因文件遗失、损坏需补发或因工作需要需增加文件份数时，应填经使用部门负责人审核、批准后按照本文件3.3的规定发放。
h、公司内审、管理评审时，应对管理文件的有效性进行评审，对于需修订的文件，由综合管理部(受控文件)或原文件编制部门执行本程序 3.5条的规定。3.4.5 电子媒体的管理和控制
综合管理部或技质部对受控管理文件编制人提交的电子文件，应与文件原稿核对无误后拷贝到管理文件专用软盘（软拷贝）和硬盘（硬拷贝）内各一份，并设置密码，防止误修改。
b、综合管理部或技质部应对所有受控管理文件的专用软盘进行编号，并在软盘标签上标出所拷贝文件的编号。
c、当文件发生更改时，综合管理部或技质部应对文件的软拷贝和硬拷贝同时实施更改，并标明文件的更改状态。
d、综合管理部或技质部应每月对电子版文件备份一次，且应对文件的软盘妥善保管，防止碰撞、摔跌。
3.5 文件的更改
3.5.1文件的更改方式：杠改、划改、换页、换版。
3.5.2由文件更改提出人或提出部门填写“文件更改通知单”，说明更改的原因和更改的内容后，经部门负责人审批后提交综合管理部或技质部，由综合管理部或技质部组织文件涉及部门人员进行会审，交原批准人批准后，由综合管理部或技质部
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