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办公室事务与管理 第三章 办公用品的管理 技能要点 办理办公设备和耗材的进货和保管 进行库存管理 知识要点 办公设备和办公易耗品的进出库基本知识和保管常识 办公用品和易耗品的库存管理基本要求 一、办公设备和办公用品的进货和保管 办公室秘书处理的库存物品 办公用品和消费品－纸张、打印机墨盒、钢笔、图钉、胶水、橡皮、尺子等 小型办公设备－废纸篓、装订机等 办公用品和设备的接收程序 先用订货单和通知单,核对对方交付货物时出具的订货单及货物 数目不对，立即通知采购部门联系供应商 接收数量的出入也应通知采购部门,按真实的数目支付款项 接收的每一类货物应登记在库存卡的接收项 及时更新库存余额 按照办公用品存储规定存放好 订立物品发放制度，确定发放人 库存保管的措施 储存间或物品柜要上锁 各类物品贴上标签，表明类别和存放地 新物品置于旧物品上面 体积大、份量重的放置在最下面 小的、常用的，放在较大的前面 储存间要有良好的通风 良好的照明 二、办公设备和办公用品的库存管理 保证进货卡、出货卡、库存卡三卡一致 库存记录可以用手工记录在一连串的库存记录卡片上，或者在计算机使用库存控制软件包、电子表格、数据库。 库存记录的目的 保证大量的资金不被不必要的库存占用 空间不被用来存储不必要的货物 监督个人和部门对物品的使用 保持充足的货存 监督任何偷窃和破坏造成的损失 利用准确的库存进行估价 库存卡内容 项目 单位 库存参考号 最大库存量 再定货量 最小库存量 日期 接收 发放 余额 第四节 办公效率和时间管理 技能要求 1、运用时间表进行管理 2、编制并管理本人和上司的工作日志 知识要点 时间表、工作日志的基本内容和要求 ☆【案例】 对时间的管理 自我时间的管理 对领导时间的管理 ☆时间管理落后的原因 1、领导者自身陈旧的时间观念 2、客观原因，如组织环境因素 3、秘书部门自身原因 ☆时间管理原则 时间有序性 最大限度的为领导谋求可控时间 重急轻缓的原则 切忌安排领导事必躬亲的原则 ☆领导人时间管理 具体时间表【习题】 工作计划表 一、时间表的编制 根据信息制定一份时间表 天地公司销售部经理第三季度会议较多，七月的前两周要到上海开会；八月的第二周要去香港参加5天会议；每月的最后一个星期五上午是销售部固定的部门会议；八月最后一个星期三要参加公司的办公会议；七月的第三周星期二要在公司开销售会议，传达上海会议精神；八月第一周的星期一还要面试3位营销员；九月的前两周希望安排休假。 第三季度会议时间表 （2002.7-9） 时间表的编制方法 根据需求确定编制时间的周期 收集并列出该阶段所有工作、活动、任务 发现活动有矛盾，主动与负责人协调 按照时间顺序将任务排列清晰 绘制表格，标明时期、时间、项目 用简明的文字将信息填入表格 时间表的类别 年度时间表（将一年中企业的例行会议、重要的经营活动、确定的商务出访等安排妥善，可参照上一年的时间表和新一年的工作部署） 季度时间表 月时间表（由主管领导召开会议拟定或请其他领导提出下月计划，再结合集体议定事项，由秘书制表，经主要领导审定下发实施） 周时间表（常在周五下班前或周一上午由主要领导碰头协商活动安排，在月时间表的基础上，加上平时收集信息，由秘书人员按周一至周五分上下午排表，经被授权人过目印发给相关人员 ） 二、管理自己和上司的工作日志 ☆【案例】 秘书的职责是把多而杂的问题和事情安排好。 详细的、清楚的工作日志、工作计划和详细的时间安排 每天、月、季度、年都应该有计划安排表 还应该有日志、台历、备忘录、计算机化台式日志等办公辅助手段 工作日志 工作日志通常两本：上司使用；自己使用 使用工作方法： 1、提前了解，当日一早再次确定补充 2、在自己日志上标明当日应完成的任务 3、输入信息，先用铅笔，确认后用水笔正式标明，还可使用不同色彩 4、信息完整（时间、地点、姓名、联络） 5、当日出现情况变化，立即更新日志，并告知上司出现的变化 6、上司日志变化的同时，更改自己的日志，做好更变的善后工作 7、自己的日志要标明上司活动的准备工作，逐项落实 8、协助和提醒上司执行日志计划 注意事项 秘书日志比上司日志更为细、详、准、繁 若有突发事件，立即更改，不得缓误，并上传下达 预有足够的时间来安排会议 上司工作日志的内容 1、上司在单位内部参加的会议、活动（要记录清楚时间、地点、内容） 2、内部接待的来访者（要记录清楚姓名、单位详情、约会时间） 3、单位外部参加会议、活动、约会（要记录清楚时间、地点、细节、联络方式） 4、个人的安排（看病） 5、私人的信息（亲属生日） 秘书日志内容 包含上司日志内容 上司各项工作活动的准备事宜