【档案员培训资料】归档文件整理细则课件讲解.ppt

* 3、与工商联配合，积极引导民营企业规范建档，开展等级评定和复查工作，促进民营企业档案管理水平的提高。 4、进一步做好全市重点建设项目档案登记和验收工作，确保国家投资的重点建设项目登记率和监管率要达到100%。 * 五、档案年度执法检查工作重点 1、新规范贯彻执行情况（全宗卷） 2、重大建设项目档案登记和验收情况 3、重大活动档案的收集和整理情况 4、机关档案目标管理考评和企业科技事业单位档案规范管理等级认定情况（是否达到省二级或A级以上管理水平） 5、违法行为。 * 六、关于档案的整理扫描问题 一、争取政策，改善环境，创造条件 1、档案达标先进单位奖励政策 由3年一次改为每年一次。 2、由人大提议案为档案人员发放津贴。 3、减少档案工作量，把整理和扫描交专业公司整理。档案人员重心转向收集和利用。 * （1）收集是档案工作的基础和核心。对档案人员而言，收集和整理是相互矛盾的，的收集越多，整理量越大。但档案收集是多多益善。 （2）档案人员实现角色转变。由整理者变为监督指导者。贯彻30号令。 （3）档案人员更换比较频繁，业务水平不能持续提高，总是波浪式。 （4）档案进馆范围扩大到二级单位，质量要求更高。 （5）档案扫描问题较多，数据合库存在难度。 * ABCD ANCD * 填写页数应注意的问题 序号 页数填写 1 页数一般为画面总数，即凡有文字、图表或其他信息的均为１页。 2 大于或小于A4幅面的纸张，如8开、A3、32开（收发文处理签等）幅面的纸张均算1页。 3 按《规则》规定的几份文件作为一件时，其页数应为各分件页数的总和，如正文与定稿为一件时，其页数应为正文与定稿的页数之和。 * 填写备注应注意的问题 序号 备注填写 1 备注项目的填写应尽量控制，以避免目录条目内容杂乱。 2 应填写的情况主要有：缺损、复印件、音像档案的参见号、文件密级、归档后修复、归档后又插入新文件、归档后移出、销毁等。 3 个别文件的条目需补充和说明的情况较多时，可在备注栏中加注“＊”，将其内容填到备考表中“盒内文件情况说明”部分。 * 归档文件目录装订方法 1、归档文件目录应装订成册，一年一本。永久、30年保管期限的档案目录排完后，再接着排10年保管期限的档案目录。与过去不同。 2、档案数量少的单位可几年一本，但同一年度档案不得分开。一式两套。 3、目录前设归档文件总目。 4、目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目。 * 图示3：归档文件目录封面式样 * 第十五条 装盒 编目完毕的文件按室编件号顺序装入档案盒。 不同保管期限的归档文件不得装入同一档案盒中。 档案盒应釆用无酸纸制作，由档案行政管理部门统一监制。 * * 盒 脊 6盒号：档案室用铅笔 填写档案盒的排列顺 序号；移交进馆的， 按进馆要求填写。 5起止件号：填写盒内归 档文件的起始和终止件 号，中间用“—”号连接。 4机构（问题）：同 归档章填写方法。 2、年度：填写文件 材料的分类年度 1、全宗号：同归档章 填写方法 3保管期限：填写盒内文件 的保管期限。分为永久、 30年、10年三种。 * 全宗号 88 年 度 2011 保管期限 30年 机构（问题） 综合 室 起 1 止 22 件 馆 号 盒 号 6 综合档案馆给立档单位的编号 归档文件材料的形成年度 盒内文件所属保管期限 填写分类方案中相应的机构 （问题）的类目名 盒内档案的起始和终止件号， 馆号不填写 指档案盒的排列顺序号，一 般用铅笔填写盒号 * 第十六条 备考表 每个档案盒内均应在文件末尾放置备考表。 * 图示 5备考表式样 * 备考表 盒内文件情况说明：填写盒内归档文件的数量、缺损、修复、移出、鉴定、销毁及对特殊文件的说明等情况。 整理人：填写整理该盒归档文件的人员姓名。 检查人：填写检查归档文件整理质量的部门负责人姓名。 日期：填写归档文件 整理完毕的日期。 * 第十七条 双套制归档 实行无纸化办公的机关，应当输出纸质文件，办理审签手续后加盖印章，与电子文件一并归档。 纸质归档文件整理完毕后，应当进行数字化处理。具体办法另行规定。 * 有2种情况： 1、发文的输出的纸质文件包括正文、发文处理签和底稿，将发文处理签放在底稿前面，应由有签发权的领导手签姓名及时间；正式文件输出后无公章的要加盖公章。 2、来文的输出文件及处理签即可归档，不必再办签字手续。 * 第十八条 解释权限 本细则由湖北省档案局负责解释。 * 第十九条 有效期限 本细则自发布之日起执行。 原《湖北省归档文件整理实施细则（试行）》（鄂档[2001]45号）同时废止。