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任务14、员工数据编辑 岗位四：数据管理人员工作背景 陈燕是温州红星科贸有限公司人力资源部的一名职员。公司为了加强企业文化建设，凝聚员工人心，决定在员工生日时送他（她）一份生日礼金，生日礼金额度为新人50元，一年以上老员工每年再加10元。 为了加强信息化管理，提高工作效率，人力资源部经理要求陈燕建立一个员工生日礼金发放数据库，每月初打印当月员工生日礼金发放报表，审批后报财务部支取，在员工生日当天用红包发给员工本人。 一、工作背景 公司的人力资源管理已经部分实现信息化，公司员工的基本人事档案信息已有Excell电子表格式的现成数据。接到这个任务后，陈燕上根据自己所学的有关数据库知识，决定用办公室电脑上安装的Office办公软件中的Access2003来建立一个本公司员工生日礼金发放管理数据库。 二、工作任务 根据数据库建设的顺序，陈燕决定先建立一个Access数据库，并命名为：“员工生日礼金发放管理”；再建两个数据表分别命名为：“发放记录”和“员工信息”。 三、工作分析 陈燕经过和财务部交流，确定“发放记录”表中应包含以下信息：“序号”、“工号”、“发放日期”、“金额”、“已发放否”等，各字段名称、数据类型、字段属性等如表14-1 发放记录表结构。这些信息可在生成报表时由计算机自动添加记录。 “员工信息”表中需要有以下信息：“工号”、“部门”、“姓名”、“性别”、“出生年月”、“联系电话”、“进公司日期”、“是否在职”等。各字段名称、数据类型、字段属性等如表14-2 员工信息表结构。这些记录可在公司员工记录表（Excel格式）中获取。 四、工作步骤 步骤1：新建“员工生日礼金发放管理”数据库。 步骤2：新建表“发放记录”。 步骤3：用导入表创建表“员工信息”。 步骤4：修改“员工信息”表结构。 步骤1：新建“员工生日礼金发放管理”数据库 单击【开始】→【所有程序】→【Microsoft Office 2003】→【Microsoft Office Access 2003】，启动Access2003。 单击【文件】→【新建（N）…】，在Acces程序窗口右侧出现“新建文件”任务窗格。如图14-1 Access软件界面。 单击的“新建文件”任务窗格上的“空数据库…”，出现“文件新建数据库”对话框，选择“保存的位置”为“桌面”，输入“文件名”为“员工生日礼金发放管理”，单击【创建】按钮。生成员工生日礼金发放管数据库。如图14-2 员工生日礼金发放管数据库窗口。 小提示?： Access数据库文件的文件扩展名是.mdb。Access是Microsoft Office System中的一个套件，它常用于小型数据库管理。 小技巧?： 可以直接在桌面，右键打开快捷菜单，选择【新建】→【Microsoft Office Access 应用程序】，输入文件名，双击打开文件，即可进入数据库编辑窗口。 步骤2：新建表“发放记录” 在“员工生日礼金发放管理”数据库窗口，选择【对象】→【表】→双击【使用设计器创建表】→打开表结构设计视图。 输入【字段名称】→“序号”，选择【数据类型】→“自动编号”；输入【字段名称】→“工号”，选择【数据类型】→“文本”，在【字段属性】→【常规】→【字段大小】→输入“4”； 输入【字段名称】→“发放日期”，选择【数据类型】→“日期/时间”，在【字段属性】→【常规】→【默认值】→输入函数“Date()”； 输入【字段名称】→“金额”，选择【数据类型】→“数字”，在【字段属性】→【常规】→【字段大小】→选择“整型”，【格式】→选择“货币”； 输入【字段名称】→“已发放否”，选择【数据类型】→“是/否”。 选中字段名称“序号”→单击程序菜单【编辑】→【主键】，设置字段“序号”为主键。 单击程序菜单【文件】→【保存】→在弹出的“另存为”对话框中输入表名称：“发放记录”→单击【确定】，完成表的新建，如图14-3 发放记录表设计视图。 单击程序菜单【视图】→【数据表视图】可切换到图14-4发放记录表的数据表视图。 步骤3：用导入表创建表“员工信息” 在“员工生日礼金发放管理”数据库窗口，选择【对象】→【表】→【新建】→在打开的如图14-5新建表对话框中选择【导入表】→单击【确定】→在打开的导入对话框中选择数据源文件“员工信息.xls”→单击【导入】，打开导入数据表向导。 在导入数据表向导中→选中单选项“显示工作表”→“员工信息”→单击【下一步】，如图14-6 导入数据表向导1。 选中“第一行包含列标题”→单击【下一步】，如图14-7导入数据表向导2。 选择数据的保存位置为“新表中”→单击【下一步】，如图14-8导入数据表向导3。 在字段选项中选择“工号”的索引为“有（无