公文格式细则培训教案.ppt

******单位公文格式细则 1 总则 1.1 为了进一步规范**集团公文格式，根据《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999）并结合我矿实际情况，特制订本格式细则。 1.2 本细则以“文件式”公文为例，穿插讲解非“文件式”公文。 2 公文种类 2.1 公文分为：“文件式”公文和非“文件式”公文。 2.2 “文件式”公文是指公文文头中发文单位名称后加“文件”两字的公文。主要包括：通知、通报、批复、决定、决议、请示、报告。 2.3 非“文件式”公文是指公文文头中不加有“文件”两字的公文。主要包括：函、命令（令）、会议纪要、工作简报、情况通报、学习与研究。 3 公文中各要素标识规则 3.1 公文由眉首、主体和版记三部分组成。 3.2 眉首又称文头或版头，由份数序号、秘密等级、紧急程度、发文单位、发文字号和签发人等组成。 公文各要素具体论述 3.2.1 份数序号 3.2.1.1 是指将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。 3.2.1.2 如需标识公文份数序号，用阿拉伯数字顶格标识在首页左上角第一行，如“NO.01”、“01”、“001”等。 3.2.2 秘密等级和保密期限 3.2.2.1 秘密公文分为：绝密、机密和秘密。 3.2.2.2 公文的密级顶格标识在首页右上角，函的密级在眉首横隔线左下方顶格标识，两字之间空1个字。 3.2.2.3 如需同时标识秘密等级和保密期限，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开，秘密等级两字之间不空1个字，如“绝密★3个月”。 3.2.3 紧急程度 3.2.3.1 公文紧急程度分为：急件和特急。 3.2.3.2 紧急程度顶格标识在公文首页右上角，函的紧急程度在眉首横隔线左下方顶格标识，两字之间空1个字。 3.2.3.3 如需同时标识秘密等级和紧急程度，秘密等级在第1行标识，紧急程度在第2行标识。 3.13.3 用笔要求 起草、修改和签批的纸质公文，用笔用墨必须符合存档要求。应当使用黑色碳素墨水笔书写，不得使用铅笔、圆珠笔和蓝色墨水笔书写，也不得在文稿装订线外书写。 公文生效标识6 3.3.6.4 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一页，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。 3.3.6.5 除会议纪要、工作简报、情况通报、学习与研究等非“文件式”公文外，其它“文件”式公文、函和命令（令）都应加盖印章，否则应视为无效。公文盖章应用红色印油。 3.3.7 附注 3.3.7.1 附注一般是对公文发放范围、使用时需注意的事项加以说明，应居左空2个字加圆括号标识在成文日期下一行。如“（此件发至副部门级以上干部）”等。 3.3.7.2 上行文和函应当在附注处注明联系人的姓名和电话。如“（联系人：×××，联系电话：×××）”。 行文2 3.4.1 主题词 3.4.1.1 是指能够准确表达公文主题内容的规范化名词或名词性词组。标识主题词主要是便于公文检索查询。 3.4.1.2 主题词第一层是对主题词区域的分类，第二层是类别词，第三层是类属词，最后一层是文种。第二层和第三层统称为主题词。 3.4.1.3 主题词应统一在《国务院公文主题词表》中选用，一份公文标引主题词最多不得超过5个词目。 3.4.1.4 主题词居左顶格标识，后标全角冒号，词目之间空1个字。 文尾 3.4.2 抄送单位 3.4.2.1 是指除主送单位以外，与该公文有密切关系的单位，即协助承办或者需要知照公文内容但并不需要办理、答复或执行的单位，用全称或者规范化简称、统称标识。 3.4.2.2 公文如有抄送单位，在主题词下1行标识“抄送”，后标全角冒号，左右各空1个字。各单位间用逗号或顿号隔开，回行时与冒号后的抄送单位对齐，在最后一个抄送单位后标句号。 3.4.2.3 主送单位移至主题词之下时，标识在抄送单位前一行，标识方法同抄送单位，主送单位和抄送单位两者之间不加横隔线。 文尾 3.4.3 公文印发单位和印发日期 3.4.3.1 公文印发单位名称和印发日期并排标识于抄送单位和横隔线之下，印发单位左空1个字，印发日期右空1个字。印发单位名称用全称或规范化简称。 3.4.3.2 印发日期以公文发文日期或制作正式文件日期中最早形成的日期为准，用阿拉伯数字标识，不编虚位。 文尾 3.4.4 拟稿人、核稿人和印刷份数 3.4.4.1 拟稿人、核稿人和印刷份数并排标识于印发单位名称和印发日期及横隔线之下，拟稿人和核稿人左空1个字，印刷份数右空1个字。拟稿人、核稿人和印刷份数下边缘不加横隔线。 3.4.4.2 拟稿人和核稿人标识方法为“拟稿：××× 核稿：×××”，印刷份数标识方