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档案管理制度范本
档案管理制度
为加强公司档案业务管理,进一步提高档案管理水平,保证档案的系统性与完整性,完善档案借阅手续,使公司档案管理达到规范化、合理化、标准化,更好地为公司各项工作服务,结合实际情况,特制定本制度,具体内容如下:
1.档案管理的范围
本公司所有需要归档的文件资料,包括:对公司在经营活动中形成的包括行政事务、企业管理、劳动人事、培训教育、安全管理、后勤服务、外事工作等有保存价值的原始材料,在生产经营管理上形成的经营决策、计划工作、统计工作、物资管理、产品销售、财务管理、生产调度、设备工装(模具)管理、能源管理等方面有保存价值的原始材料。
2.档案的管理部门
公司综合事务部为档案管理的职能部门,负责公司各类档案的管理工作。对公司各类档案进行收集、整理和归档。各部门根据工作需要配备专(兼)职档案管理人员,负责档案进室前的收集、整理和保管工作。各部门的档案管理人员应按照明确的归档时间和归档范围,定期向档案管理部门移交档案,确因工作需要继续使用的文件资料,原件移交档案室,使用部门留存复印件。
接收档案必须认真验收,并办理交接手续,维护档案的完整与安全,使档案更好地为公司各项工作服务。
3.档案的分类
在切实遵循《中国档案分类法》前提下,根据公司实际情况,将所涉及的档案划分为十大类:(A)行政管理、(B)人事管理、(C)财会档案、(D)生产经营管理、(E)技术质量安全管理、(F)基建档案、(G)外来文件、(H)声像档案、(I)实物档案、(J)其他档案。
财会档案是公司财务工作过程中形成的凭证、帐簿、报表等相关资料的收集、整理、归档。
实物档案是公司各类活动中形成的如模型、样品、赠品、证书、奖杯奖旗等实物。
以上十类档案中,每一大类档案内容又要根据需要及实际情况分成若干小类进行管理。
4.归档要求
4.1归档的文件材料要完整、系统、准确。
4.2归档的文件材料必须是原件。如是传真件等不易保存的文件材料,应留复印件,并将复印件与原件一起存档,并加以说明。
4.3存档的文件、材料应按照自然形成、保持历史联系的原则,并按立卷要求特征及文件内容进行科学分类、立卷和编目编号。
4.4档案名称的填写要注意内容准确,文字简练通顺,结构完整,必须揭示卷内文件的内容和成份,并区分保管期限。卷内文件应按问题或文件形成的时间系统地排列,按顺序编号,填写“卷内目录”。目录各项必须填写清楚(一律使用用黑色中性笔填写),字迹工整、清晰,装订整齐。
4.5档案盒(袋)内文件的排列:档案袋内文件应区分不同情况进行排列,密不可分的文件依序排列在一起,即章程、批文在前,计划、总结在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;案件材料中结论性材料在前,依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。
4.6文件归档份数:一般归档1份,重要的和经常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重份文件,需要办理销毁手续。
4.7归档时间:部门或责任人应于相关工作结束后立即(最迟一周内)将应立卷归档的文件整理立卷,向公司档案管理部门移交归档。
5.档案的查阅和借阅
5.1查阅档案应填写档案查阅登记表,写明查阅时间、查阅内容、查阅目的等。有关人员应在档案室内查阅档案资料,阅后及时归还。
5.2查阅档案资料时一般不得对其进行复制。确有特殊情况必须复制的,应填写档案资料复制申请单,经所在部门经理签署意见后方可复制。
5.3原则上本公司内部工作人员因工作需要都可以借阅,但必须由所在部门出具借阅申请并由部门经理签名认可。借出档案时应注意档案的密级要求以及借阅人的相关权限。借阅档案时应做到以下几点:
5.3.1借阅者不得自拿、自取、自放档案,严禁擅自打开档案柜翻阅查找;
5.3.2按规定办理登记手续,定期归还,确因工作需要不能按时返还的,需办理续借手续,否则按管理规定停止借阅;
5.3.3要爱护档案,不得丢失,并注意保密,不得擅自转借他人;
5.3.4所借档案不得随意折叠和拆散,严禁对档案随意更改、涂写;
5.3.5借出和归还档案时,应办理清点手续,由档案管理员和借阅者当面核对清楚;
5.3.6档案如有丢失、损坏或泄密,要立即追究当事人责任;
5.3.7调离本单位的工作人员,必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。
6.档案的移交
档案移交必须办理移交手续,填写移交清单,经移交人签字,接收方核对签收。
7.档案的保管
要做好档案的防火、防虫、防盗、防尘、防阳光直射“五防”工作。档案柜所在办公室严禁吸烟。档案管理人员要定期对档案进行安全检查,发现问题要及时向领导报告,并采取补救措施。对于不易继续保存
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