【2017年整理】电子扫描加快档案电子化建设进程.docVIP

电子扫描加快档案电子化建设进程 引言 我院是一个有近50年院史的老科研设计单位，档案库房内需要将历年来大量的科技档案保存下来，以备随时查阅调用。随着时间的推移，库存档案数量与日俱增，档案胀库已成为目前急待解决的问题。根据目前科学技术发展水平，档案电子化管理是解决这一问题的有效途径。这就需要将库存的大量图纸、文件加以扫描形成电子文档为电子化管理提供条件。我单位自2005年初开始对库存工程图进行扫描，工作进展顺利，已取得初步成效。本文结合我单位的实际情况对档案扫描工作加以简单描述，希望对接触此项工作的朋友起到抛砖引玉的作用。 一、扫描工作必备的条件 开展档案扫描工作，除了要求从事这项工作的人员具备熟练的档案管理技能和计算机操作水平外，还应具备以下硬件和软件环境： 硬件环境 名称 数量 我单位的硬件环境 工程扫描仪 1 ColorTrac公司的Anatech Evolution Pro 台式计算机 1 联想公司的开天M4600商用计算机 DVD刻录机 1 先锋16X DVD刻录机 光盘打印机 1 Epson R230彩色喷墨光盘打印机 绘图仪 1 HP500大型工程彩色绘图仪 2、软件环境 工程档案扫描的软件环境除了基本的桌面操作系统（如Windows 2000或Windows XP）外还需要以下应用软件： (1) 微软办公软件Microsoft Office 2000以上版本； (2) 图形处理软件Adobe Photoshop 7.0以上版本； (3) 与扫描仪相适应的扫描软件（我单位用的是ScanWorks v2.0）； (4) 合适版本的矢量化软件（我单位用的是VP Studio v6.75） (5) 计算机辅助设计软件AutoCAD(我单位用的是ACAD2004) 二、扫描工作流程 我们档案室除了完成正常的档案管理、扫描工作外，还要兼顾为院内外工程图扫描、矢量化以及旧工程图调用等服务工作。工作流程如下： 1扫描：库存底图或外来工程图经工程扫描仪扫描进入计算机形成Tiff格式图形文件（分辨率大小的选取直接影响扫描后图形文件的精度和占用磁盘空间的大小，在操作中视情况而定，对于直接刻盘保存的图形来说一般选200DPI就可以了）。如果是外来加工的图纸直接转至第5步。 2整理：用Photoshop软件对扫描后的图形文件进行剪切、整理，处理完毕后存储为Jpeg格式以减小存贮空间（图形用这种格式存贮所占用的空间仅为Tiff格式的1/10）。 3编目：对整理后的文件进行编目十分重要，如果编目紊乱会对今后的检索工作造成麻烦，甚至根本就无法检索出所需要的文件。我们的经验是文件编号与原工程编号完全一致，一个工程的文件尽量存放在一张DVD光盘上，若一张盘放不下应放在连续的数张DVD光盘上。在编目的同时建立好检索数据库。 4刻录光盘：按已编目的内容进行光盘刻制，在刻盘中尽量选上数据校验选项以增加数据的可靠性，同时用一式两份分开存放的方式更为安全可靠。 5矢量化工作：如果工程技术人员需要对扫描过的文件再行加以利用，工作人员可以将光盘上的图形文件直接调出，用图形处理软件Photoshop将其转换成Tiff格式，然后用矢量化软件对其进行矢量化后输出成AutoCAD通用格式的DWG文件即可。大致有净化、去污点、后处理、矢量化、输出几个步骤，视不同的矢量化工具略有差别。 6绘图：如果用户不要求矢量化，只是将原图绘制出来作以参考或打印底图晒蓝。工作人员可以将图形文件用Photoshop软件打开直接发送到工程绘图机上绘制出来即可。 三、工作实施及收获 1、工作进展情况 我们档案室有正式员工2名，为了加快档案扫描工作进度，单位从其它岗位专门抽调工作人员1名协助档案扫描工作。3个人在保证常规的档案管理工作正常进行的前提下，轮流负责档案扫描、编目、刻盘工作。自2005年初至今的两年时间里，累计扫描工程档案底图12万张，并全部刻制成DVD光盘，同时还为院内、院外开展工程图扫描、矢量化服务，额外创收四万多元。根据目前的进展情况，不需要很长时间我们就可以将库存档案全部扫描形成电子文档。按规定对部份纸质文件销毁后，即可从根本上解决档案胀库问题。 2、对档案管理电子化的看法 实现档案电子化管理是档案管理的必然发展方向。随着科学技术的发展，档案管理如果继续采用传统方式将不能适应形势发展的需要。因此，适应档案电子化管理方式是我们每个档案管理人员所必须面对的事实。但它并没有那么神秘，只要我们善于学习、乐于接受新事物，它会象传统方式一样被大家乐于接受。 档案管理电子化的实现，首先需要单位领导的足够重视，其次是要具备相应的软、硬件环境，当然少不了一批辛辛苦苦为档案工作奉献的人。否则档案管理电子化只是一句空话。 结语： 虽然，我们只是在档案扫描工作方面做了一定的工作，但千里之行，始于足下。