SCH(P)22委托项目沟通管理规范.doc

委托项目沟通管理规范 目的 通过本规范的实施，使有关委托项目的信息能够适时，以合理的方式产生、收集、处理、贮存和交流。 适用范围 本规范的实施涉及项目管理部、造价管理部、经营部、项目部；适用于生命周期各阶段委托项目。 名词定义 内部沟通：指相对公司而言的，发生在公司各个委托项目的项目部、公司各职能部门、主管部门间的沟通。 外部沟通：指相对公司而言的，发生在公司各个委托项目的项目部以及公司各职能部门、主管部门与委托方、承包方、分包方、监理方、材料供应商等工程参与各方的沟通。 职责 项目经理：负责编制委托项目沟通管理实施计划，召集组织有关会议，指导有关专业岗与监理方、施工方的对口人员进行有效沟通。 资料岗：编制、保管有关会议纪要、备忘录、往来文件等。 规范 项目经理根据下达的项目管理任务书，结合本工程的特殊情况以及委托方、工程监理方、工程承包商的有关文件编制委托项目沟通管理实施计划。项目经理所编制的实施计划需符合《委托项目管理实施计划编制标准》中的相关要求 沟通的一般过程和原理：确定想法-编码-选择渠道-传送信息-接收信息-解码-理解-反馈。 沟通的基本原则：准确性、完整性、及时性 沟通安范围可以分为内部沟通与外部沟通；按形式可以分为会议、公函、口头；又可以分为正式与非正式 内部沟通 参见《内部沟通管理规范》 外部沟通 外部沟通包括：工程例会、设计交底会议、施工组织设计讨论会、专项施工方案讨论会、专业分包单位进场协调会、与外部单位协调会、专题会议（质量、进度、投资、安全、文明施工、资料等）、工程验收会、工程业务联系单、项目管理月报、非正式沟通等。 工程例会 会议目的 根据项目特点定期召开，由工程参与各方参加的旨在全面了解项目阶段进展、协调解决矛盾和问题以及制订下阶段任务的会议 会前准备 会前项目部成员要了解各自职责范围内阶段性的工作成果、将项目实际情况与计划进行比对；整理目前遇到的问题以及相应的解决方案；与委托方和项目部成员、监理方沟通，就某些问题的解决和解释统一口径。 会议记录 会议内容由与会人员各自记录，项目部资料岗须详细记录，正式会议记录由监理方的指定人员整理。 会议主持 会议由监理方总监或总监代表主持。 参加单位 投资、施工、管理、监理（根据实际需要还可包括设计、物业、材料供应商、销售、咨询等）等单位。 会议议程 一般先由施工方（根据实际需要还可包括设计、物业、材料供应商、销售、咨询等）分别介绍阶段工程进展、下阶段工作计划、提出需要解决的问题；然后监理讲评工程质量、进度等的进展，各对口单位回答相关问题，提出建议；再由上诚公司项目部综合讲评工程进展情况，回答并解决问题，确认下阶段计划；最后由投资单位发表意见，提出要求和建议。 纪要整理 和发放 纪要由监理方整理，交由主要与会方校阅定稿并签字盖章（上诚公司由项目部资料岗和项目经理审阅并签字盖章），由监理发放。 设计交底会议 会议目的 在具体施工实施前由设计单位交代设计意图，解答施工方提出的设计问题。 会前准备 会前项目部土建、水电等专业岗位要详细读图、理解设计意图、找出设计的错漏缺项，并督促监理、施工方读图，然后由施工方将各方提出的问题进行汇总整理。 会议记录 会议内容由与会人员各自记录，项目部资料岗须详细记录，正式会议记录由施工方的指定人员整理。 会议主持 会议由委托项目的项目经理主持。 参加单位 投资、设计、施工、管理、监理（根据实际需要还可包括物业、销售、咨询等）等单位 会议议程 一般先由设计单位介绍设计意图；然后由施工方项目工程师逐图逐条提出问题、设计单位逐条回答；监理方和上诚公司补充提问。 纪要整理和发放 纪要由施工方整理，交由主要与会方校阅定稿并签字盖章（上诚公司由项目部资料岗、各专业岗和项目经理审阅并签字盖章），由上诚公司项目部发放。 施工组织设计讨论会 会议目的 在设计施工图交底结束后，具体施工开始前，由各方对施工组织设计进行讨论确认 会前准备 会前项目部项目经理应督促监理要求施工方及时编制和提交施工组织设计初稿；针对初稿由项目部各专业岗、成本岗提出意见报项目经理确认后由资料岗整理。 会议记录 会议内容由与会人员各自记录，项目部资料岗须详细记录，正式会议记录由施工方的指定人员整理。 会议主持 会议由监理方总监或总监代表主持。 参加单位 施工、管理、监理等单位。 会议议程 一般先由施工方项目工程师介绍施工组织设计编制意图；再由监理方和上诚公司分别提出修改意见和建议，施工方确认后记录；最后确定修改稿的提交时间。 会议成果 会议成果为施工组织设计修改稿，修改稿经上诚公司和监理方确认后定稿（上诚公司由项目部资料岗、各专业岗和项目经理审阅并由项目经理签字盖章），由施工方发放。 专项施工方案讨论会 程序基本同施工组织设计讨论会，其成