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第 14 章 製作信封及標籤 本章提要 製作單一信封 製作單一郵寄標籤 製作單一信封-製作信封 若要為一兩封郵件製作信封時，使用信封及標籤功能可快速製作及列印出信封。底下我們就實地來製作一張信封。 1.請開啟一份新文件，執行『工具/信件與郵件/信封及標籤』命令，切換到信封頁次， 輸入如下資料： 製作信封 製作信封 2.按下選項鈕，切換到信封選項頁次，做如下的設定： 製作信封 3.切換列印選項頁次，這裡是設定印表機列印信封時的進紙方式： 製作信封 4.按下確定鈕，返回信封及標籤交談窗： 製作信封 5.如果想將這張信封儲存起來，以後再列印。請按新增至文件鈕，會在文件中加入一頁信封頁： 製作信封 取用通訊錄中的地址 如果安裝 Outlook，信封的收件人與寄件人地址，可以直接使用通訊錄中的地址資料： 取用通訊錄中的地址 取用通訊錄中的地址 更改信封設定 文件加入信封頁之後，若想要更改信封的大小或地址的字型，只要再執行『工具/信件與郵件/信封及標籤』命令，在信封頁次更改設定之後，按下更改文件鈕即可。 列印信封 信封頁儲存後，以後若要列印信封時，也是執行『工具/信件與郵件/信封及標籤』命令，在信封頁次按下列印鈕來列印信封。若要更改列印設定，則按下選項鈕來設定。 製作單一郵寄標籤-製作郵寄標籤 若要在標籤紙上印滿同樣的郵寄標籤，或是只要印一個郵寄標籤就好時，可以使用信封及標籤功能來製作郵寄標籤。 1.請先開啟一份新文件，然後執行『工具/信件與郵件/信封及標籤』命令，切換到標籤頁次，輸入如下資料： 製作郵寄標籤 製作郵寄標籤 2.接著按下選項鈕，做如下的設定： 製作郵寄標籤 3.按下確定鈕回到信封及標籤交談窗，再做如下的設定： 製作郵寄標籤 一張標籤紙若只在單個標籤上加入收件人資料，則只能列印，無法儲存起來。若整張標籤紙所有標籤都有收件人資料，除了可以按下列印鈕立即列印，還可按下新文件鈕，另外建立一份標籤文件，儲存起來以後再列印。 製作郵寄標籤 製作郵寄標籤 建立的標籤文件， 往後要列印時請選取整份文件，執行『工具/信件與郵件/信封及標籤』命令，在標籤頁次按下列印鈕來列印標籤即可。但其中的標籤內容則無法再做修改。 自訂標籤 若想要知道標籤紙詳細的資料，按下標籤選項交談窗的詳細資料鈕可以查看： 自訂標籤 自訂標籤 若在標籤選項交談窗內找不到你所使用的標籤紙，還可以按下新增標籤鈕，自行設定標籤紙大小： 第 15 章 合併列印 －製作邀請函 本章提要 解析合併列印 建立主文件 指定資料來源 插入功能變數 執行合併 還原主文件 解析合併列印 所謂合併列印就是把文件與資料併成一份文件。 例 1：將一份邀請函，透過合併列印，和記者資料合併，可產生下面結果： 解析合併列印 解析合併列印 例 2：將信封透過合併列印，和客戶資料 合併，亦可產生下面結果： 解析合併列印 將文件與資料透過合併列印結合在一起，就可以產生大量內容相同、對象不同的文件。 首先必須建立一份主文件，它是每一份合併文件都會具備的相同內容。另外還要準備一份資料來源，用來提供給每一份合併文件不同的對象資料。然後在主文件上插入合併列印的功能變數，合併列印功能就會在每一份合併文件的相同位置上，插入不同的資料。 解析合併列印 合併列印的程序如下圖所示： 除了應用在製作大量的信件、信封之外， 還可以製作大量的郵寄標籤、目錄、電子郵件、傳真。 建立主文件 首先請開啟範例檔案 Ch15-01，這是合併列印的主文件。 建立主文件 執行『工具/信件與郵件/合併列印』命令，視窗右方會開啟合併列印工作窗格， 合併列印精靈會帶領我們一步一步完成合併列印的工作。請選擇信件選項，進行信件的合併列印，然後按下一步：開始文件繼續下一個步驟。 建立主文件 建立主文件 接著建立主文件，也就是邀請函的內容。若文件還未建立，可以現在輸入內容，由於我們已事先建立好並開啟了這份邀請函信件，所以請選擇使用目前文件選項，然後按下一步：選擇收件者繼續下一個步驟。 建立主文件 指定資料來源 可供合併列印使用的資料來源，包括 Excel 工作表、Access 資料庫、Word 表格、純文字檔、以及 Outlook 連絡人，若您沒有現成的資料來源， 可以在合併列印的過程中建立 Microsoft Office 通訊清單作為資料來源。 假設欲加入的記者資料還未建立，故請選取鍵入新清單選項，我們要自行建立一份 Microsoft Office 通訊清單作為資料來源。 指定資料來源 指定資料來源 開啟新增通訊清單交談窗，請開始一筆一筆的建立記者資料： 指定資料來源 指定資料來源 指定資料來源 指定資料來源 Microsoft Office 通訊清單建立後，接著會開啟 Microsoft Offi