秘书实务主讲吴茹.pptVIP

课 堂 练 习 秘书、秘书机构、秘书工作思考题 1、高级秘书、中级秘书、初级秘书的区别表现在哪里？ 工作内容 工作职责与权力 职务职级 2.秘书机构有什么特点？ 地位 性质 作用 第一章 行政秘书学的基础知识 第三节 秘书工作 一、秘书工作的内容 第一类是事务性工作，包括处理信件、接听电话、撰写公文、档案管理、收发公文回复 e-mail、整理报章杂志、操作传真、接待访客、安排上司约会、参加会议并纪录、差旅安排； 第二类是管理性工作，包括办公室管理、操作电脑、会计与财务、设备采购等； 第三类是沟通支援性工作，包括客户服务、媒体应对、公关策划、主持庆典、参加应酬、外勤工作、其它主管临时交办的事项。 （1）办文 文书撰写、文书制作、文书处理、档案管理 （2）办会 会议会务组织 （3）办事 调查研究、信息资料工作、信访工作、接待工作、协调工作、督查工作、日程安排、日常事务、办公室管理、其他临时交办事项 秘书工作的内容 秘书长和办公厅主任的七大任务（省（市）以上各级人民政府秘书工作机构） （一）协助首长综合情况，研究政策，推行工作； （二）协助首长密切各方面的工作联系； （三）协助首长掌管机关内部统一战线工作； （四）协助首长掌管保密工作； （五）掌管机要工作； （六）主持日常行政事务（包括公文处理、会议组织、检查 与督促政府决议的执行等事项）； （七）掌管机关事务工作（包括机关财务、生活管理、学 习、文化娱乐活动等事项；但不设秘书长的机关，如在办公 厅之外专设机构管理机关事务工作者，此项工作可不由办公 厅主任掌管）。 二、秘书工作的性质与特点 案例导入 “一份订单” 皇朝贸易公司总经理秘书李丽聪明能干,深受公司重用.她常与罗浪斯公司 总经理秘书珍妮一块游玩.两家都进行皮革出口贸易.李丽热情开朗,乐于助人, 珍妮温柔沉静,内向含蓄。两人性格完全不一样,但很合得来,几乎无话不谈. 一次闲聊时珍妮说最近心情不太好,因为公司生意不佳,总经理急得茶饭不思, 常把气出在她身上.李丽说:“你别太在意,我们作秘书的要自己调节心情,我们公 司的成绩倒不错, 今早就签订了一个上千万元合的作意向书.这次谈判非常顺 利，如果这笔生意做成,可以赚进一百多万元.“李丽沉浸在谈判成功的喜悦之中. 过了几天,李丽跟随总经理去白天鹅宾馆与德国某贸易代表团签订正式合同 时,过了约定时间还不见代表团的影子.后来德国公司长驻中国的代表打电话过来 说:“代表团已于昨天回国,就在昨天上午与贵市的罗浪斯公司签订了购货合同, 价格低于贵公司百分之十.” 皇朝贸易公司上上下下都非常沮丧,李丽更是懊悔没有提醒总经理快速行动. 也责怪自己没有时时注意德国代表团的动向.令她百思不得其解的是:罗浪斯公司 是怎样获取德国代表团情报，抢走生意的？ 1.结合本案说明秘书工作的特殊性？ 2.如果你是李丽，在日常工作与生活中应该注意些什么？ 思考 1.辅助性 【秘书长、办公厅（室）主任、一般秘书人员职能任务比较】 2.综合性 3.机密性（机要性） 4.服务性 秘书工作的性质与特点 秘书长、办公厅（室）主任、一般秘书人员职能任务比较 （1）秘书长 ——“参于政务，掌管事务， 搞好服务。” （2）办公厅（室）主任 —— “掌管事务， 搞好服务” （3）一般秘书人员——“搞好服务” 1．协调作用 2．信息枢纽作用 3．参谋助手作用 4．公共关系作用（形象作用） 三、秘书工作的作用 1、从技能性工作向智能性工作转化。 2、从常规内向思维向外向开放思维转化。 3、从事务性服务向信息化服务转化。 4、从被动辅佐职能向主动配合职能转化。 四、现代秘书职业的变化特点 在硅谷那些声名显赫的总裁、执行官背后，忙碌的是秘书。他们有男 有女，但以女性为主。在技术革命不断的氛围中，硅谷的秘书显得与众 不同。他们不像是在其他地方工作的更为传统的同行那样刻板地工作， 而是每天都在参与并作出重要的决策。他们不必穿得一丝不苟不停记录 老板的命令、为老板冲咖啡，在公司股票上涨的时候他们的薪水不会固 步不进。 Sun公司首席执行官斯科特的女秘书凯伦知道老板的电子邮箱密码, 如果老板需要,她会帮助打开邮箱查看邮件.凯伦说:“如果他想喝咖啡, 他会自己冲上一杯”;Notel公司总裁执行助理戈温女士说:“如果我每天 穿着套装走进某栋高楼后所做的一切是接电话、日复一日做时间表,那我 肯定会厌倦的.”相反,她在公司有很大的影响力,她和同事起草信函、研 究竞争对手、