利用Excel2007作制专业的销售数据分析报告.docxVIP

第一，快速实现数据的价值我们销售人员在分析数据时，往往会提出以下的问题：1) 各地区产品销售有哪些异常情况？2) 产品的年度销售额突破1200万的地区有哪些？3) 哪种产品的市场销售前景最好？4) 销售业绩排在前3名的员工是谁？5) ……利用Microsoft Office Excel 2007全新的条件格式功能将帮助你简化数据分析的步骤，不需要编写函数、公式或程序，上面的问题都可以轻松解决。巧用“色阶”洞察数据变化和趋势 销售管理人员往往需要对保存在Excel中的大量数据进行分析和总结，以发现数据的趋势和意义。例如，在如图1所示的销售业绩表中，如何快速展现各个员工在1~3月份的销售对比情况呢？ 图1 销售业绩表Microsoft Office Excel 2007的“色阶”功能可以利用颜色的变化表示数据值的高低，帮助你迅速了解销售数据的分布趋势。1) 在Excel工作表中选中销售数据区域，然后在功能区的“开始”选项卡中，单击“样式”功能组中的【条件格式】按钮。2) 在“条件格式”的下拉列表中选择【色阶】︱【红-黄-绿色阶】命令，如图2所示，Excel工作表中所选定的数据区域就立即用指定的色阶格式显示出来了。图2 利用“色阶”分析员工销售业绩表利用“数据条”和“图标集”直观展示数据 为了能够直观显示销售数据的比例情况，可以使用数据条来使自己的数据分析更具表现力。例如在如图3所示的销售数据中，如果希望能够显示出超额完成销售计划目标（即1200万）的情况，可以按照如下操作步骤进行：图3 2006年各地区销售额1) 在Excel 2007中选中销售数据的单元格区域，然后选择功能区的“开始”选项卡，单击“样式”功能组中的【条件格式】按钮。2) 在“条件格式”的下拉列表中选择【数据条】︱【其他规则】命令，随即打开“新建格式规则”对话框。在该对话框中设置“最长数据条”的“数字”为“1200”，设置“数据条颜色”为“橙色”，如图4所示。 图4 新建格式规则3) 单击【确定】按钮，单元格将按照其销售值大小情况自动填充不同长度的橙色，超过销售计划1200万的单元格将被橙色的数据条填满，如图5所示。图5 应用“数据条”格式此外，我们也可以利用Excel 2007的“图标集”对销售总额进行图示化标记，如图6所示。图6 应用“图标集”格式快速获取最大销售数据 销售人员往往需要对历史销售数据作大量的统计分析，以便获得排名在前列的数据，那么如何快速展现销售业绩表中的前3名数据呢？在Excel 2007中，这样的工作变得格外容易，销售人员不需要插入函数、编写公式就可以达到目的。1) 在Excel 2007功能区的“开始”选项卡中，单击“样式”功能组中的【条件格式】按钮。2) 在【条件格式】下拉列表中选择【项目选取规则】︱【值最大的10项】命令，如图7所示。 图7 项目选取规则3) 在随即打开的“10个最大的项”对话框中，调节数值为3，并选择相应的显示格式，如图8所示。单击【确定】按钮后，Excel工作表中选定数据区域的前3名最大值就立即用指定的格式显示出来了。图8 设置满足规则的格式第二，用图表说话为产品在市场中所占份额作一个调查，确定它们的市场开发前景，并制订相关的销售报告可能并不是一件简单的工作。幸运的是，如果我们有过去的产品销售调查数据，则可以使用 Microsoft Office Excel 2007中强大的图表工具帮助自己轻松分析产品的市场销售情况。轻松创建专业水准的图表 在Excel 2007中，我们只需要选择合适的图表类型、图表布局和图表样式，便可以即刻获得专业的图表效果。例如，为图9所示的“产品市场调研表”快速创建一个具有专业水准的图表，则可以按照以下的操作步骤执行：图9 产品市场调研表1) 选中B3:D7单元格区域，在Excel 2007功能区的“插入”选项卡中，单击“图表”功能组中的【其他图表】按钮。2) 在【其他图表】下拉列表中选择【三维气泡图】命令，完成的图表如图10所示。 图10 插入气泡图3) 从“图表工具”的“设计”选项卡中选择“图表样式”功能组，这里提供了多种专业图表样式的配色方案，从其下拉列表中选择“样式48”（如图11所示），图表将即刻应用此样式。图11 设计图表样式及布局4) 接着从“图表工具”的“布局”选项卡中选择“标签”功能组，在这里可以添加图表标题、坐标轴标题、设置图例格式、数据标签格式等等，完成后的数据分析结果如图12所示。 图12 设置图表的图例、坐标轴及数据标签5) 如果希望更改某一数据表现的颜色，则可以先选中某一气泡，然后从“图表工具”的“格式”选项卡中选择“形状样式”功能组，在“形状填充”下拉列表中选择一种颜色（本例为红色），即可预览到气泡颜色变化的效果，如图13所示。图13 修改图表中数据系列的颜色我