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武汉市海外旅游有限责任公司 会计档案管理制度（试行） 第一章 总则 第一条 为了加强档案管理，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》规定，结合公司内部实际，制定本制度。 第二条 本制度适用公司财务部会计档案管理。 第三条 本制度由公司办公室行使监察权负责监督。 第二章 会计档案管理要求 第三条 会计档案组成 一、会计档案包括： （一）会计凭证：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证； （二）会计账簿：包括总账、明细账、日记账和其它辅助账簿； （三）会计报表：包括年度决算表、半年报表、季报表、月报表以及附表、附注和会计情况说明书； （四）财务预算执行情况表、成本控制表、销售明细表； （五）会计事务所出具的审计报告、对银行会计报表、对税务报表及税务资料； （六）其它会计资料：银行对账单、发票或收据存根联、各种经济合同、电脑备份及软件操作资料、相关学习会议资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。 第四条 会计档案管理责任人 财务部为本公司会计档案主管部门，负责本公司会计档案工作。财务部应安排专人负责会计资料收集、整理、装订和管理，并设置专门会计档案室，指定专人保管。 1、会计档案专员要求：有会计证； 2、会计档案管理主管：财务部经理。 3、会计档案室要求：会计档案室专用并一级保护。 第五条 会计档案整理： 会计档案由档案管理责任人按照归档要求，负责整理立卷或装订成册，对同一年度会计档案先按会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料四大类别进行归类；对每一类中的会计档案再根据不同保管年限和档案形成时间顺序分别进行整理、立卷、装订成册。 一、会计凭证整理 （一） 每月中旬之前应将上月各种会计凭证分类按编号顺序分本进行装订成册，每本厚度适中。 （二） 每本凭证要求折叠整齐，凭证编号连续，附件齐全，并统一将左上角订成三角形，每本凭证订牢不松。 （三） 每本凭证应加制封面、封底，凭证封面和每册凭证背脊对各栏内容必须填写齐全，盖章清晰，结绳并加贴封纸，盖妥装订人员骑缝印章。 （四） 装订好的凭证应套上凭证盒，并填写好凭证盒上各栏内容。 二、会计账簿整理 （一） 在会计年度终了后的次年1个月内，对各种账册进行整理、装订。整理账簿时应检查所有账页是否已并入相应账户内，各种账页是否按科目编号顺序和日期先后排列整齐，账面有否颠倒、夹错、漏页，账页与账页之间的余额是否衔接，每张账页是否填有科目代号和科目名称，更改是否划红线盖名章，空页、空格是否按规定写明“空页”字样，年终封账是否划上红线，年末余额是否按规定结转下年并在摘要栏注明“结转下年度”字样，账页流水编号是否连续不断。 （二） 账簿装订要求订牢不松，折叠整齐，不缺不漏；账页多的科目应单独分册装订，账页少的科目可与其他科目账页合并装订；多科目账页合并装订时，同一科目的账页应集中在一本账册内，不能将其分散装订在多本账册中。 （三） 电脑账应在每个会计年度终了1个月内分类打印纸质备份装订成册，并加盖名章。 三、会计报表整理、装订 （一） 在办完年终决算次月，应对各种报表打印纸质备份进行整理、装订，检查报表是否齐全，张数有否短缺，名章是否盖全。 （二） 各种月度报表应按月装订成册，年度决算报表应单独装订成册。 （三） 分册制作报表目录，加制封面封底，封面上填明单位名称，会计年度，所属月份，报表名称，封底结绳时要加贴封纸，盖妥装订人员骑缝印章。 四、其他会计资料的整理：按照《档案法》规定，做好其他会计资料的积累、收集、分类、整理和保管工作，根据其他会计资料的不同类型，分别按照上述会计凭证、账簿、报表装订要求进行整理、装订，并及时归档。 第六条 会计档案移交与保管： 一、公司当年会计档案在会计年度终了，由财务部负责保管五年。期满之后，各种会计档案编造清册，在期满之后一个月内移交公司档案室，不得自行封包保存。财务部将会计档案移交给档案室时，应造具一式两份移交清册，连同实物移交档案室。档案室应根据移交清册逐件验收，对不符合规定的应退还会计核算部重新整理装订。验收后将移交清册一份留存，一份盖章验收后退还财务部保存。 二、档案管理员对已归档的会计档案，应根据档案管理要求和档案密级（档案密级见附件）进行分类、编号、登记和存放，做到妥善保管、存放有序、查找方便，保证会计档案的完整无缺，并严格执行安全保密制度。 第七条 会计档案保存要求： 一、防止档案损坏，延长档案使用寿命，维护档案安全。 二、做好档案的防火、防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作。 第八条 会计档案保管年限按《档案法》、《会计法》规定年限执行。 第九条 会计档案查阅 由于工作需要调阅会计档案，须遵守下列规定： 一、公司内部人员需调阅会计档案，必须填写“会计档案查阅申请单”