102-07信息交流控制程序.docVIP

河北省电力建设第一工程公司企业标准 QB 102-07-10 信息交流控制程序 河北省电力建设第一工程公司 企业标准部 2002-11-20发布实施  信息交流控制程序 1 目的和适用范围 为了在公司各层次之间建立适当的沟通渠道、规范沟通方法，以确保信息及时传递和应用，从而保证各管理体系运行的有效性，特制定本程序。 本程序适用于公司范围内信息的沟通。 2 职责 2.1 企业标准部负责公司企业标准文件有关信息的沟通。 2.2 企划中心负责战略规划有关信息的沟通。 2.3 人力资源中心负责人力资源体系有关信息的沟通。 2.4 计划财务中心负责经营计划、财务及资产管理有关信息的沟通。 2.5 市场开发中心负责市场开发体系有关信息的沟通。 2.6 生产管理中心负责生产管理体系有关信息的沟通。 2.6.1 工程技术部负责工程技术文件及相关外来文件有关信息的沟通。 2.6.2 质量保证部负责质量管理体系运行有关信息的沟通。 2.6.3 安全监察部负责职业安全卫生和环境管理体系运行有关信息的沟通。 2.7 行政管理中心负责行政管理体系有关信息的沟通。 2.8 监审部负责监督与审计有关信息的沟通。 2.9 政治工作部负责政治工作有关信息的沟通。 2.10 工会负责工会系统有关信息的沟通。 2.11 各项目部负责本项目工程的有关信息的沟通。 2.12 各专业公司、物资公司、调试队、金属试验室、土建试验室、培训学院负责各自有关信息的沟通。 3 程序内容 3.1 信息沟通的工作内容 信息沟通的工作内容包括：信息的收集、整理、储存、处理和检索。 收集是指主动询问和接收吸取。 整理是指对收集的信息的识别、分类、编码。 储存是指经整理的信息分类保存。 处理是指经整理的信息做出回复或汇报负有决策权限的领导者，决定处置措施。 检索是指提出储存信息再利用的方法。 3.2 信息内容分类 管理体系运行信息：审核、相关方意见、改进等。 战略规划：战略制定、战略实施、战略评价等。 人力资源与激励信息：培训计划及实施、人员资质、绩效考核、奖惩等。 财务与资产管理信息：会计核算、财务报表以及固定资产、长期投资、无形资产和低值资产等信息。 计划经营信息：公司、项目部及专业化公司的经营、经济责任制及合同评审、合同更改等信息。 市场开发信息：公司市场开发及顾客信息。 生产管理信息： ——工程质量信息：质量检验、质量监督检查等。 ——工程进度信息：施工计划、形象进度等。 ——工程费用信息：工程成本、工程实用费用与合同费用的对比等。 ——采购信息：采购计划、供方的评价、采购合同等。 ——技术信息：施工技术文件、新工艺、新材料、新技术等。 ——职业卫生安全和环境管理信息。 行政管理信息：公文、会议、公关接待、IT、档案、保卫等信息。 3.3 信息沟通渠道 3.4 信息交流方式 3.4.1 会议和专题讨论。 3.4.2 定期报告和专题报告。 3.4.3 主动询问（请示）或查询。 3.5　沟通的要求 信息沟通应做到及时、真实、明晰，并记录完整。 及时：通过沟通得到实时的信息，而不是过时的信息，并应及时对信息进行处理。 真实：信息可靠、交流真诚、不违背事实。 明晰：时间、地点以及人员等因素明确。 处理方式、回复时间、接受对象等记录完整。 3.6　内部沟通记录的方式及内容 3.6.1　会议纪要：主要包括会议时间、地点、与会人员、会议主持人及会议内容。 3.6.2　备忘录：主要用于各部门之间的信息交流和文件的传递。 3.6.3　电话记录：事情紧急时可用电话联系，但对工程质量有直接影响的事项等，须有后续的信函。 3.6.4 　其它书面形式信息沟通。 3.7 　内部沟通的过程 3.7.1 质量方针的沟通 3.7.1.1 在确定质量方针时，管理者代表组织提出草案，印发各部门征集意见，汇总后由管理者代表召集会议讨论修订，最后由公司总经理批准颁布。 3.7.1.2 在宣贯质量方针时，公司总经理主持最高管理层的宣贯。各层主要领导组织分层宣贯。质量保证部收集宣贯中的理解情况与意见信息，报告公司总经理和管理者代表。 3.7.2 职责和权限的沟通 3.7.2.1 在分配质量职责和权限时，由管理者代表主持，质量保证部组织各部门主要领导讨论确定，编入《质量手册》，由公司总经理批准颁布。 3.7.2.2 在履行职责时，应严格按批准的文件执行，如有异议，报管理者代表或公司总经理协调。 3.7.3 关于合同方面的沟通 3.7.3.1 在提交标书或签定合同前，市场开发中心应组织有关部门针对产品有关要求进行沟通，具体要求执行QB 512-62《与顾客有关的过程控制程序