【2017年整理】监察审计档案管理操作规程.doc

监察审档案管理操作规程 第一章??总则? 第一条?〖目的〗? 为进一步规范内部监察审计工作，加强公司监察审计档案管理，确保档案安全完整，充分发挥监察审计档案的作用。根据公司《监察审计管理制度》、《文件/记录编写规定》和保密管理规定等，制定本规程。? 第二条?〖适用范围〗? 本指引适用于公司监察审计。公司下属项目特派办实施监察审计档案管理时参照本规程执行。? 第三条?〖释义〗? 本规程涉及的相关术语按以下释义理解? 1、监察审计档案：是指监察审计部门在进行监察监督或审计审核活动中直接形成的，具有参考利用价值的以书面或电子介质表达的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。? 2、监察审计档案管理：是指监察审计部门对监察审计档案进行的收集、整理、保管、利用、统计、鉴定、移交和销毁等工作。? 第四条??〖监察审计档案种类〗? 监察审计档案分类如下： 综合管理档案? 监察工作档案? 基建审计档案? 财务审计档案? 其他专项审计档案? 第五条??〖审计档案介质〗 审计档案包括如下介质形式? 纸质档案? 电子档案? 声像档案? 第六条??〖档案期限分类〗? 审计档案分为永久性档案和当期档案? 永久性档案，是指那些记录内容相对稳定，具有长期使用价值，并对以后监察审计工作具有重要影响和直接作用的档案。? 当期档案，是指那些记录内容经常变化，只供当期监察审计使用和下期监察审计工作参考的档案。 第二章??监察审计档案管理职责? 第七条??〖监察审计各部门兼职档案管理员职责〗? 对于监察审计档案管理，监察审计部门兼职档案管理员承担职责? 对监察审计档案按照档案管理分类进行分类管理； 对于电子档案，每月制作纸质档案，并编制档案目录；? 对于纸质档案，按照档案类别对档案资料进行编号，编制案卷目录和卷内目录装订成册； 负责平时在部门内部收集整理综合管理类档案资料；? 在档案向公司档案管理部门移交前，妥善保管，保证档案的安全和完整；? 负责办理其他单位或部门调阅监察审计档案或工作底稿的相关手续；? 对于档案中无关或重复的资料，进行鉴别，删除或销毁无需归档或重复归档的资料；? 会同档案管理部门办理档案销毁的相关手续；? 遵守公司有关档案管理的其他职责。? 每年3月（或项目完工结算后），各部门档案管理兼职人员将整理、汇总并完成档案编号的各类监察审计文件，做好移交清单，并移交监察审计档案管理部门；涉及集团层面事项的由档案管理部门向集团档案管理部整理提报。 第八条??〖专项监察、审计负责人职责〗? 对于监察审计专项监察、审计工作，专项监察、审计负责人承担职责? 对监察、审计的专项档案资料完整性、真实性负责； 在专项作业过程中收集并初步整理监察、审计项目档案资料；? 在专项监察、审计工作结束之后，按档案管理分类原则分类进行编码立卷，并向部门兼职档案管理员移交档案。? 第九条??〖监察审计部门主管的职责〗? 对于监察审计档案管理，各部门经理的职责? 协同档案管理工作规程的修订和完善；? 对档案的安全和完整负最终责任； 其他单位或部门调阅审计部档案的审批； 销毁档案的审批。 第三章??监察审计档案管理对象? 第十条??〖应归入综合管理类（Integrated?management）档案的资料〗 在日常工作开展中，如下资料应归入综合管理类档案? 1、具体审计项目无关的行政文书，包括集团、下属单位或其他部门的来文、工作联系单、通知等；? 2、监察审计相关制度，包括内部监察审计制度、作业指引、操作规程、工作手册及流程图等；? 3、其他集团的制度及操作规程、作业指引等；? 4、监察审计综合管理的资料，包括总结、计划、例会会议纪要等；? 5、培训资料，包括相关的法律法规、行业知识及参加内部或外部业务培训的资料。? 第十一条?〖应归入监察工作（Monitoring?work）类档案的资料〗? 在监察工作开展过程中，如下资料应归入监察档案 日常监察记录单、整改通知单、整改后检查记录；? 专项监察检举信息； 检举调查记录以及处理意见、结果； 其他监察工作中形成的信息、证据、调查记录以及处理意见和结果。? 第十二条??〖应归入审计档案的资料〗? 在审计项目实施过程中，如下资料应归入审计档案 审计工作开展立项书； 审计项目工作方案或审计计划； 审计通知书； 与审计项目有关会议的会议纪要，包括审计进场或退场会议纪要；? 审计报告各个稿次；? 审计决定书、审计意见书及审计建议书等； 项目实施过程中收集的审计证据；?其中基建审计过程中要求收集如下资料： 1、项目可研报告；? 2、建设项目批准文件、概算批复文件； 3、开工许可证、土地使用权证等复印件；?? 4、勘察、设计依据性及成果性资料，设计变更技术论证资料； 5、招标计划（工程类，服务类），招标文件及答疑文件、投标文件及投标澄清文件、评标资料