胜东社区汤武利用业务流程电子化促进胜东社区精细管理.docVIP

利用业务流程电子化，促进胜东社区精细管理 刘冠国 张庆东 汤武 （胜东社区管理中心） 摘 要 胜东社区管理中心在信息化建设中重视技术积累和技术储备，以“精细管理、信息创效”为宗旨，充分利用自身技术积累，以点带面，逐步拓展应用领域，促进本单位信息化建设持续稳步发展。采用项目建设中沉淀下来的基于XML的工作流引擎、表单服务和统一身份认证服务技术，完成了网络办公系统、合同管理、预算管理系统、干部请销假管理、专项资金管理和工会经费使用管理六个信息系统建设，实现了25个工作流程电子化。投产数年来，在社区生产经营、社区服务和日常管理等诸多领域中发挥了积极的作用，工作面貌大为改观，工作效率、工作质量发生了质的飞跃；尤其在规范业务，精细管理方面发挥的作用更为突出。通过该项目的实施，部分业务流程得到优化、定型，更加规范化、标准化、精细化，收到了可观的经济效益和社会效益。同时，业务流程电子化也为胜东社区管理制度e化的深入开展进行有效的技术储备和经验积累。 关键词 工作流引擎 ，统一身份认证， 作 者 汤武，联系电话E-mail：ygtw@ 1. 引言 1.1 背景 胜利油田社区服务板块是为油田主业提供生活后勤服务的大本营。如何建设好社区，管理好社区，让居民的日子过得舒心，让前线职工无后顾之忧，这是摆在油田社区服务板块面前很重要的课题和难题。在信息技术高速发展的今天，社区建设和其它任何行业一样也需要信息化.而且是更高标准的信息化。 随着管理局社区改革的逐步深入，社区的费用补贴逐年降低，最终实现“零补贴”；与此同时，社区居民数量逐年增加，居民对生活质量的要求日益提高，势必造成社区运营成本的提高。费用增加和补贴减少的矛盾日益突出。整个油田呈现由“管理社区”向“经营社区”逐步转变的势态。在这种形势下，社区的信息化建设资金缩减已成定势。在这种严峻的形势下，胜东社区信息中心结合油田一体化、特色化、精细化管理的发展思路，根据自身具体情况，对信息化发展方向和运行模式进行了重大调整。明确了以信息化促进“精细管理、信息创效”为工作重心，采用“以项目积累技术储备，以技术储备拓展应用领域”，的发展模式，“步步为营，滚动发展”，以较小的代价，谋取最大效益。 1.2 概述 2004年，胜东社区实施了网络办公系统建设项目。在完成网络办公系统既定设计的同时，借机完成了基于XML的工作流引擎和表单服务两个基础服务的研制。2005年，胜东社区承担了管理局社区经营管理系统的项目建设，应用基于XML的工作流引擎和表单服务技术，成功的实现了胜东社区合同管理、预算管理、水电气暖管理和专项资金管理四项业务，11个工作流程的电子化，同时研制出胜东社区统一认证服务平台。2007年，借助三项技术储备，完成了胜东社区工会经费管理系统建设，2009年，完成胜东社区科技干部请销假管理系统建设。至此，胜东社区实现了7项业务，29个工作流的电子化管理，同时，实现了统一用户、统一授权， 统一登录。因管理局水电气暖专业化改革，水电气暖管理系统停止使用，其他系统应用至今。通过工作流程电子化，实现了工作流的规范化、标准化、精细化，大大提升了胜东社区精细化管理水平，取得了丰厚的经济效益和社会效益，同时，为胜东社区管理制度e化的深入开展进行有效的技术储备和经验积累。 1.3 意义 据统计，现代企事业单位运行中，70%以上的业务都是在特定的业务流程中完成。 “工作流”是现代企业组织活动中较为普遍和共性的问题。创建工作流引擎是“精细管理、信息创效”重要突破口之一，也是企业信息应用集成的重要方面；表单服务是工作流电子化不可或缺的重要组成部分；统一认证是企业门户建设的重要组成部分，在企业信息化建设中占有相当重要的地位。业务流程电子化也是企业管理制度e化基础。业务流程电子化是促进管理规范化、精细化的有效途径。 2. 工作流创建 业务流程电子化并非是实际业务过程的简单仿真，更是一个规范化、标准化、精细化的工作流处理过程。首先要对实际工作流程进行详细的调查，然后进行分析、诊断，进一步理清关键控制节点和管理次序，并制订节点的控制方法，最后绘制出流程图。胜东社区经过充分调研，反复论证，从网络办公系统、合同管理、预算管理系统、干部请销假管理、专项资金管理和工会经费使用管理六项业务中梳理出25个工作流程，明确指明工作流的关键环节，并应用信息技术，进行有效的管理控制，实现业务管理规范化、标准化、精细化。下面以预算管理系统为例，阐述工作流的创建过程。 预算管理包括预算编制、指标分解、过程控制和预算分析4个部分。梳理出以下3个工作流程： （1）预算编制 预算按年、季滚动编制，现金收支计划按月滚动编制。财务部门定制表格，同时提供与预算期相等时间的各预算单位的历史实际数据