财务档案管理办法20140307.docxVIP

房地产企业财务档案管理办法(草案)第一章:总则第一条为了加强对会计档案管理,统一会计档案管理制度,逐步实现会计档案管理工作的规范化、系统化和标准化，更好的为公司业务服务,根据《会计法》和《档案法》的规定并结合本公司管理工作的实际情况，制定本办法。第二条会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括会计凭证、会计账簿、财务报告、发票等。　　　第三条会计档案应当按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。　　各区域公司应当在财务部设置专人对会计档案进行管理。　第四条　本办法适用于公司各项目、各地区项目公司。第二章归档范围第五条　核算类财务资料归档范围：会计凭证原始凭证记账凭证其他会计凭证会计账簿总账明细账固定资产卡片财务报告月度财务报表月度财务报表附注其他财务报告发票类发票领购簿空白未使用发票增值税发票抵扣联已开具发票存根联（如果为多联发票）其他核算类财务档案银行对账单、银行存款余额调节表历次纳税申报资料开户资料、销户资料审计报告（税审和年度审计）会计档案管理清册会计档案销毁清册第六条　管理类财务资料归档范围：销售类财务档案归档范围：销售类财务档案是项目开展销售业务工作形成的过程性文件，是实现对客户管理和销售业绩管理的重要财务信息。主要包括但不限：客户网签合同已开具收据存根空白未使用的销售不动产发票客户特殊事项审批表客户按揭过程文件（按揭合作协议、董事会决议以及银行批准贷款资料）入住通知书寄送快递单客户交房流转单客户结算单预测及实测面积报告成本管理类档案归档范围：成本类合同成本类合同补充协议合同结算协议历次法人结利资料融资类档案归档范围：借款合同（主合同及附属合同）董事会决议内部请示文件内部财务管理档案归档范围：税务筹划类文件特殊事项中介机构鉴证文件 会议纪要其他事项过程文件（如：印鉴交接单、财务档案借阅登记表、内部请示、交接记录）第三章归档时间第七条　档案归档时间：第四章 档案立卷质量和归档要求第八条　立卷质量总体要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值和使用的频率，便于保管和利用。原则一：归档文件材料种类、份数以及每份文件的页数应齐全完整。归档材料应为原件，没有原件的应留存字迹清晰的复印件。原则二：在归档文件材料中，应当将每份文件的正文与附件合并存档不得分开。原则三：应当按照会计分期将文件进行排列；不同年份的文件一般不得一起立卷。卷内文件材料应当按照时间顺序排列，依次编号；需要立卷归档的材料，在有文字的当页材料正面的右上角，背面的左上角填写编号；数据电文形式的文件，应当分核算项目和期间次序编号存放。第九条　常见的财务档案立卷要求会计凭证每月会计凭证应当依据未装订的会计凭证的数量合理分配每册凭证张数，尽量做到大小一致。凭证封皮采用公司统一购买的“成文厚”凭证皮封面，并使用黑色签字笔逐项填列封皮内容。第一张凭证前面应当附当月凭证汇总表。凭证原始附件，应当折叠与记账凭证同样大小。凭证装订前应盘点凭证数量及附件是否完整。合理选择装订位置，确保凭证牢固、美观。会计账簿使用金蝶财务软件的公司，应当在年度终了后，打印当年的会计账簿。总账应与明细账分开装订。明细账打印时要根据会计账户的辅助核算的类别选择三栏式或多栏式明细账。账簿应当分会计账户装订。每种账簿前面应附账簿名称、单位名称及启用日期。每年度账簿应单独存放。财务报告使用金蝶软件的公司，应当在每月打印当月的财务报告。财务报表至少要包含资产负债表、利润表及现金流量表。财务报告分月度装订，并在首页附封面，封面至少标识单位名称及报告期间。财务报告应分年度保管。 销售类档案立卷要求销售合同销售合同应按照楼栋分业态进行编号管理。销售部网签合同后，财务应及时索要合同并及时完成印花税贴花手续。合同贴花后当日完成合同归档并做好登记。售房收据启用收据应当在收据领用存登记簿登记启用日期和收据编码，并在收据封面填写该收据编码在收据使用完毕后，检查存根联张数是否与收据编号区间一致。完成收据核销，并按照收据编码顺序存档。客户入住通知书EMS单客户入住通知书通过EMS寄送后，财务应向客户服务部门索取。入住通知书寄送回单作为我公司确认收入的证据，应分房号顺序进行编码保管。客户交房流转单客户交房流转单签署完毕后，财务应留存流转单原件一份。客户交房流转单作为我公司确认收入的证据，应分房号顺序进行编码保管。成本合同开发类合同签署后，由行政部编码并与财务接口人办理合同交接手续。开发类合同归档前应先完成合同印花税贴花工作。开发类合同归档时应检查合同会签单是否齐全，合同是否完整。第五章 财务档案保管第十条各项目各区域公司应当在财务部设置专人对财务档案进行保管。财务档案应在专门的财务档案室存放。第十一条档案室设计应便