研究生学位材料立卷整理规范.ppt

研究生学位材料立卷整理规范 整理步骤 第一步: 组卷 第二步：敲页码 第三步：案卷输入 第四步：打印 第五步：装订 必要设备：去订器、号码机、电钻、锥子、蜡线、 标签、夹子、封面、封底、打印机、电脑（可上网） 第一步: 组卷 一、按学位名册中姓名顺序将学位材料和论文进行排序并编档号（缺材料的不给档号） 二、学位材料卷内文件排列顺序 1.审批表 2.评阅意见书 3.学位证书复印件 (中文在前，英文在后) 研究生档案组卷要求 组卷时要检查审批表中有无研究生成绩单、评阅意见书、答辩决议、学位评定委员会办公室章等。 档号按学位名册姓名顺序编并同时标注在学位名册上，材料不齐的不给档号直接跳过，退给学院秘书进行补齐，待完整后再用后续档号接上。 初始档号由档案馆负责人提供。档号编写时应注意年份等信息，避免漏号、错号。 第二步：敲页码 审批表封面为第一页， 每卷起始页码为001，依次敲页码， 无论单双面，只要有书写文字，均应敲页码。 页码位置在每页材料非装订线一侧上角。(正面敲右上角、反面左上角） 第三步：案卷输入 登录档案管理系统2/login.asp 1.输入用户名和密码 2.点击“研究生教育—论文（JX12）”档案 表 3.添加案卷 登陆页面 用户名和密码一致 为各学院简称的第一个字母组合 点击“研究生教育—论文（JX12）”档案表 点击“添加案卷” 点击“选择类目” 一级类目选择“研究生教育（JX12）”二级类目选择“答辩材料（JX1214）”三级类目为各学院简称 输入必要选项后，点击“添加”，则完成输入 JX1214“添加案卷”输入实例 如若修改内容后，需点击“保存” 项目名称 输 入 内 容 备 注 全宗号 2 实体分类号 年代号+分类号 例：2009-JX1214（ JX为大写） 案卷/盒号及件号 案卷号 由档案馆提供 保管期 永久 密级 内部 正题名 研究生姓名+申请硕士（或博士）学位审批表、评阅意见书 责任者 研究生姓名 页数 案卷总页数 起止时间 研究生入学时间至学位审批的时间 年、月、日用8位数字表示一个时间（小数点不用输入） 归档单位 归档单位（全称） 学院 接收人 王毓灵 移交时间 移交时间（向档案馆移交时间） 用10位码表示一个时间 例：2009.06.20 移交人 移交人 研究生秘书（兼职档案员） 输入员 本人姓名 研究生学位审批材料(JX1214)案卷级必输项目 第四步：打印案卷封面 卷内文件目录、备考表由档案馆网站（/~archives/dagz_ywzd.htm）下载。 备考表中立卷人为研究生秘书，检查人为档案馆相关负责人（在移交时填写）。 案卷目录（最后打印），向档案馆移交前打印。 点击“打印当前” 1.打印封面： 选择“案卷封面I”，“打印所有案卷”，字体为中 第五步：装订 1、装订前去掉所有材料上的金属物，保证材料整齐、没有破损，采用“三点一线”的装订方式。 2、排列顺序：封面、卷内文件目录、审批表、评阅意见书、学位证书复印件、备考表、封底。 3、装订要整齐、牢固，注意不脱页。 研究生论文整理和打印要求 1、论文一般不再装订。 2、打印标签JX1212-案卷号， 如2-2009-JX1212-1234。 3、档号标签贴在左上角。 4、论文档号要与答辩材料档号一一对应。 一级类目选择“研究生教育（JX12）”二级类目选择“论文（JX1212）”三级类目为各学院简称 研究生论文材料的输入 JX1212“添加案卷”输入实例 研究生论文(JX1212)案卷级必输项目 项目名称 输 入 内 容 备 注 全宗号 2 实体分类号 年代号+分类号 例：2009-JX1212（ JX为大写） 案卷/盒号及件号 案卷号 由档案馆提供 保管期 短期 密级 公开 论文上有密级的输秘密 正题名 硕士（或博士）论文——论文名称（含副标题） “——”为中文状态下的破折号 第一责任者 研究生姓名 其它责任者 导师姓名 页数 一本 起止时间 论文上的完成时间 年、月、日用8位数字表示（输入在“起”的位置上） 归档单位 归档单位+专业 归档单位即培养学院 单位与专业之间空一格 专业为论文上的专业，有二级学科的只输入二级学科的专业，培养方向不输入。 接收人 王毓灵 移交时间 移交时间（向档案馆移交时间） 用10位码表示一个时间 例：2006.01.20 移交人 移交人 研究生秘书（兼职档案员） 输入员 本人姓名 1.打印JX1214案卷移交目录，选择“案卷目录”，打印字体为“较小” 2.打印JX1212案卷移交目录，选择“案卷目录（论文、书刊）”，打印字体为“较小” 3.每完成一批即打印“案卷