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宜良县城乡居民社会养老保险局档案管理基本制度 第一章 总 则 为规范我局各项保险业务档案管理，确保档案的真实、完整和安全，充分发挥档案服务作用，根据《社会保险业务档案管理规定（试行）》（人力资源和社会保障部、国家档案局第3号令）、社会保险相关法规、档案管理相关规定，特制定《宜良县城乡居民社会养老保险局业务档案管理基本制度》。 第二章 文件材料归档制度 第一条 归档责任。实行档案管理责任人负责制。单位各部门应根据归档范围和归档要求在规定时间内，将归档文件材料整理后，向单位档案管理责任人移交归档。 第二条 归档范围。单位各种活动中形成的具有保存价值的不同形式、载体的文件材料： 1.宜良县城乡居民社会养老保险业务材料归档范围与保管期限中所列业务档案材料。 2.老农保业务档案材料。 3失地农民养老保险业务档案材料。 4.本单位及与外单位联合制发的文件材料。 5.上、下级单位制发与本单位工作有关联的文件材料。 6.单位执行、办理公务形成的文件材料。 。 7.财务类业务材料。 8.人事档案材料。 9.其他对本单位工作具有保管、查考、利用价值的文件材料和声像、电子档案材料。 第三条 归档时间。当年文书、业务档案在办结后即集中移交责任人归档，年度档案材料次年6月底前整理装订完毕并入柜保管，其他材料归档时间如下： 1.基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后一个月内由基建项目负责人移交档案管理责任人归档，周期长的可分阶段、单项归档。 2.财务类材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案保管责任人移交。 3.电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致。 4.磁带、照片及底片、胶片、实物等形式材料应在工作结束后及时归档，并与相应内容的其他载体归档时间一致。 5.未列举的其他材料归档时间原则上办结即归档。 第四条 归档要求： 1.归档的文件材料应齐全、完整、准确、系统，符合归档要求，其制成材料应有益于长久保存。 2.归档的文件材料应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的文件材料归档。 3.非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。 4.归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。 两个以上单位合作完成的项目，在无合同、协议要求情形下，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。 5.重要项目文件材料归档时应由项目管理部门编写归档说明，并经项目负责人审核签字。 第三章 档案查阅制度 第五条 本级新农保经办机构各部门因工作需要借阅本部门归档档案材料，必须履行借阅登记手续；涉及其它部门归档的材料借阅，须经单位领导批准。 第六条 外单位因工作需要借阅档案、资料，须持介绍信，经单位领导批准后在指定范围内借阅。农民个人查阅档案资料，须经办公室负责人批准后方可凭身份证查阅本人档案资料；查阅亲属档案资料，须持亲属委托书、本人身份证明及村集体介绍信。单位或个人都必须履行查阅手续。 第七条 不得任意复制、摘抄档案。确有需要，须经办公室负责人批准。 第八条 严禁在纸质档案材料上涂改、勾划、批注、抽换、污损、折皱等，严禁私自复制、篡改、删除声像材料，如发现上述问题，档案管理人员应及时制止并上报，追究当事人责任。 第九条 档案、资料借阅完毕，应及时归还。 第十条 在借阅者归还档案、资料时，档案管理人员应在详细检查、点收清楚后，当面注销登记。 第十一条 档案阅览室内严禁吸烟和携带危险品。 第十二条 网上查阅档案由档案管理部门根据不同部门和职位统一设置查阅权限和密码。 第四章 档案保密制度 第十三条 档案管理人员应做好保密工作，对秘密以上密级的档案应强化保管措施，按规定严格控制使用范围，严防泄密、失密事件发生。 第十四条 个人不得保存保密文件，保密文件必须存放在专用文件箱内，不得在档案室以外地方存放。保密文件原则上不允许调出使用，确因工作需要暂时调出使用的保密文件，应由有资格阅读该文件的同志妥善保管，使用后即退还。绝密等级档案只允许在档案阅览室内查阅，不得调出使用。 第十五条 查阅秘密以上等级的档案，须按规定经领导批准后方可查阅。档案管理人员不得私下翻阅秘密以上等级档案。 第十六条 复印保密文件（包括标有密级的刊物、资料）要严格加以控制。确因工作需要复印保密文件必须经领导批准，任何部门和个人不得擅自复印保密文件。 第十七条 档案管理人员要加强保密观念，自觉遵守保密制度，做到不泄密，不与无关人员谈论档案机密，不随身携带涉密档案外出。 第五章 档案库房管理制度 第十八条 档案库房、档案阅览室、办公室应实行三分开，不得混合。档案库房应具有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防磁、防鼠、防虫等“九防”条件，不能达到“