文件与资料管理程序.docVIP

萬能科技大學 文 件 名 稱：文件與資料管理程序 文 件 編 號：206-2-001 制 定 單 位：總務處 制 定 日 期：2003年3月28日 修　訂　紀　錄 修訂日期 單據編號 修訂內容摘要 頁次 版本 2003.12.30 206-05 一．3.1．．．即為總務處文書組．．．，．．．軟硬體系統技術支援之權責在電算中心。 1/9 02 二．增3.7各單位依其權責與所提供之服務流程，以書面化文件方式建立，執行及維持系統之運作，並持續改善其有效性，書面文件之架構機制如下：一階文件:品質手冊，二階文件:程序，三階文件:作業規範，四階文件:表單。 三．將原4.6.4條文移至4.8.10。 1/9 4/9 02 02 四．加4.6.4避免使用者無法使用ISO系統之情事，各單位之ISO負責人有負責告知密碼或使用方式於該單位使用人之責。 3/9 02 五．修正4.6.8所有文件應以文管中心公佈電腦網頁上之公告文件為準之原則，文管中心列印紙本為備份，其他列印之文件均為無效文件。 3/9 02 六．增4.7 七．原4.7改為4.8 3/9 3/9 02 02 2004.05.04 － 更名科技大學及變更品質文件系統，版本改以電腦自動編號1.0重新列管。 － 1.0 2004.05.06 206-06 一．3.1．．．，各單位承辦人員．．．，．．。 二．3.6．．．刪除或具瀏覽權限．．．。 三．4.2品質系統文件之制訂、修正、廢止權責：審核修改為審核(會簽)。程序、作業規範、表單之審核(會簽)，修正為相關協辦單位主管。 四．4.5.1．．．呈權責/相關協辦單位主管審核（會簽）及核定，在文件審核（會簽）及核定階段。．．． 五．4.5.2．．．，並經權責/相關協辦單位主管審核（會簽）及核定後，該單位文件管制人員上網更換「文件管理彙總表」版本，由各單位承辦人員上網更換版本並於?? 六．4.5.3．．．經權責/相關協辦單位主管審核（會簽）及核定後，由各單位承辦人員進行網頁摘除，再將「文件核定公告表」送交文件管制中心。．．．。 七．原4.6.4刪除。 八．4.6.7．．．各單位承辦人員．．．，．．。 九．6.5修正為流程圖（範例）（如表五）。 十．附件一：文件制定、修訂作業流程 權責：各單位文件管制人員修正為各業務承辦單位、文件管制中心修正為各業務承辦單位。 十一．附件二：文件廢止作業流程 權責：文件管制中心修正為各業務承辦單位。 十二．附件三： 1.化妝品應用管理科修改為化妝品應用與管理系。 2.運動健康與休閒系代碼修正為117。 3.美容系代碼修正為118。 十三．表四格式修訂。 十四．表五修訂。 1/9 1/9 1/9 2/9 2/9 3/9 3/9 3/9 3/9 4/9 5/9 6/9 7/9 8/9 8/9 2.0 2005.11.10 2006.05.26 206-09 206-11 一．4.4品質系統文件編碼原則。 除依4.3.1、4.3.2、4.3.3之規定外，有關版次別之編碼規定如次：制訂之原案為01版，增(修)訂文件時版本依次遞增（如1.0，2.0，3.0，4.0，…）、修訂表單時版本依次遞增（如02，03，04，…），已使用版次編碼不得重複使用。 二．附件三：萬能科技大學各單位代號表(修改系名，刪除推廣中心、美容系、民生學院) 三．表四：修改格式(206-2-001-0403) 一．1.目的：…??…3.5…??…4.2…??……??……制訂之原案為1.0版，增(修)訂文件時版本依次遞增（如2.0，3.0，4.0，…）…。 4.5…??……??……??……「文書處理手冊」…。 4.8.2管制文件：所有有關人事之陞遷、獎懲、工程預算、底價等重要文件或註明機密文件者，均屬管制文件應予列管，簽核過程應由原承辦人或職務代理人親送，以收管制功效。 四．5.2行政院頒「文書處理手冊」。 五．6.1文件制訂、修訂標準表封面（如表一）。 6.2文件制訂、修訂標準表內頁（如表二）。 六．附件一：…??…???? 萬能科技大