2016年电大 专科办公室管理期末复习题(小抄).docVIP

2016年电大 专科办公室管理期末复习题(小抄)康桥宾馆位于本市南京西路45号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某企业准备在11月15日上午9:00到12：00召开全厂中层干部大会，讨论第二年产品发展和销售计划，地点就在康桥宾馆的12楼会议室。这次会议由总经理办公室负责安排。办公室主任让小付拟一个会议通知。他应该考虑哪些问题？雨天，在利达公司内召开的新产品推介会结束了。公司的大型会议室有各种会议用品，室外有接待处，公司还租了汽车来接送来宾，为圆满结束这次会议，办公室人员在会后应该做些什么工作？在赠礼前必须搞清赠礼目的，如是为周年庆典、生日、结婚、荣升、乔迁，或是圣诞节、中秋节等； 还要清楚赠礼对象身份、爱好、文化背景、性格习惯等；在日历上应该清楚地标明节日活动安排以引起上司的注意。时间如何取决于当地的购物环境。还应熟知以下规则：除非上司有特殊的要求，不必送太昂贵的礼物，只要用心为对方选择适当的礼物即可。要看对方的实际情况选择礼品，做到恰如其分，适合对方。赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下。如果不是亲自送礼，应该在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片、贺卡。文秘人员应准备一张节日礼物名单，上司可以在上面作一些增减，表示是否同意你提的建议或者提出一些其他的意见、以及标明价格范围。2．文秘人员在单独或随同上司旅行结束后， 要做好哪些工作？ 答：（1）整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。（2）回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。（3）尽快恢复正常工作和生活状态， 继续放旅行前未完的工作。（4）把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录， 以便将来有用。（5）对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。 办公室管理三、简答题(每小题10分，共20分) 1．文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？ 答： 有电子提示系统和人工提示系统。 电子提示系统的做法：在电脑中 设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项，文员应该随着情况的变 化不断编排和修改输入的信息。人工提示系统的做法：设置基本办公日程表、固定活动日期一览表、使用提示性备忘录、准备约会表、准备特殊提示卡、准备交往提示文件。 2．提高会议效率可以有哪些做法？ 答遵循法律法规、合理确定会议目标、确定必要的与会者、减少会议数量、缩小会议规模、简化会议程序、缩短会议时间、控制会议经费、分析会议成本 1．文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？ 答：（1）会议名称；（2）会议记录人的姓名、盖章；（3）时间（开始时间、结束时间）；（4）会议地点；（5）议题；（6）主持人、主席；（7）出席者名单；（8）会议的经过情形及结论；（9）相关的资料；（10）下次会议预定日期。 2．办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做，要领有哪些？ （1）清楚地知道在所说服的事项中，最想说什么，以逻辑分析自己的意向，并对目的、效果、重要性、关联性等，抓住重点； （2）说服时，要尽量具体客观，使对方产生了解的动机； （3）偶而也需要引用某些权威人士、专家的意见，或者用图表、资料、经验谈等等；（4）要具体了解对方的立场和意向，先注意聆听对方所说的话，切勿以自己主观的方式进行谈话。要掌握对方不能了解的地方，努力加以说服；（5）主动发问，了解对方的想法，对方有关信息的种类和数量，以及背景如何等等（明确了解对方的情况）；（6）以诚恳的态度为对方着想而发言，不要使用令对方反感的言词；（7）为让对方打开心扉，使对方对自己的看法产生兴趣（让对方认同自己）；（8）不可伤害对方的自尊心。 1．什么是受意？受意有几种？办公室人员应怎样运用受意方法？ （1）受意是文员接受和领会上司意图。（2）一种是直接受意，另一种是间接受意。（3）文员要善于领会上司意图，按上司意图办事。但要防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意，把上司的质疑、设问误认为上司的指示。要做到：备好记录本，记录下指示要点。注意倾听，用心判断指示的用意。必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话。如有不同意见，可以公开提出，但要言之有理，并要注意方式、态度。接受指示后，要不失时机地贯彻实施。 2．公文的完全格式包括哪几项？请写出这些项目。 1）版头、发文字号、印刷顺序号。（2）密级、紧急程度。（3）签发人姓名。（4）公文标题。（5）主送机关。（6）正文、附件。（7）发文机关、成文日期、机关印章。（8）注释、阅读（发送）范围。（9）主题词。