工程公司采购流程.docVIP

公司采购部门流程管理制度 为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足工公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。 一、申购及其规定 1．申购单及其提报规定 （1）请购单应按照要素填写完整、清晰 ，由公司领导审核批准后报采购部门； （2）遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况，可以电话或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。 2．公司物资申购单的提报部门 （1）公司经营生产的物资、劳务、固定资产、工程及其他项目由工程部门提报； （2）公司生活及办公的物资、固定资产、服务或其他生活及办公项目由办公室提报； （3）公司各部门专用的物资由各部门自行提报。 二、申购单的接收及分发规定 1、申购的接收要点 （1）采购部在接收申购单时应检查申购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查申购单是否经过公司领导审批； （2）接收申购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，图片或详细参数资料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则； （3）通知仓库管理人员核查申购物资是否有库存； （4）对于不符合规定和撤销的申购物资应及时通知申购部门。 2、申购单的分发规定 （1）对于申购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理； （2）对于紧急申购项目应优先处理； （3）无法于申购部门需求日期办妥的应通知申购部门； 三、比价、议价 1）．对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认； 2）．对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出； 3）．收到供应单位第一次报价或进行开标后应向公司领导汇报情况，设定议价目标或理想中标价格； 4）．重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等； 5）．参考目标或理想中标价格与以合作单位或以中标单位进行价格及条件的进一步谈判。 2．比价、议价结果汇总后完整列出报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出以选用单位及选用理由，按照一定顺序逐一审核；报领导审批。 3．如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。 四、合同的签订及其规定。 1．合同 合同是当事人或当事之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。工矿产品买卖合同如涉及到技术问题，注意保密责任（一）预付款采购　　1、按合同约定需要预付购货款的，由采购员提供采合同复印件、付款(注明付款事由、付款金额、对方单位名称、开户银行及账号)，办理付款批准手续后(付款书须由总经理签字)，交公司财务部门办理预付货款业务。　　2、货物及发票已到，验收合格并与购货合同、发票及清单核对无误后，采购员报销票据（、入库单、购货发票、购货合同），财务部审核后，由总经理签字，财务做账。　　（二）现款采购　　采购员必须凭有总经理签字的借款单向财务部借款采购回来后，采购员持购货发票到仓库办理入库手续，仓库保管员验收，并开出入库单（入库单必须注名：供货方名称，货物的名称，数量、单价、金额、用途签字）。入库单必须通过采购员、保管员签字。采购员报销票据（、入库单、购货发票、购货合同），财务部审核后，由总经理签字，然后办理报销手续。　　（三）后付款采购　　采购员报销票据（、购货发票、购货合同），财务部审核后由总经理签字由财务将款项汇出。　　（四）货物已到发票未到，验收合格并与购货合同核对无误后，可凭付款书支付不超过货物总价值80%的货款，待发票到后再付清余款；发票已到货物未到，不准支付购货款。后应及时付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇特殊情况限延期付款的应及时的通知采购部并汇报公司领导。 2．合同执行 (1) 已签订合同由采购部项目负责人负责跟进，由采购部负责人进行监督，如出现问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知申购部门及公司领导； （2）已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约； （3）合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同； 六、出入库规定 1．出入库 （1）公司采购的物品在运达公司后采购部应及时通知申购部门，并通知仓库办理验收入库手续。仓管员必须严格按定单要求点数验收、入库、并录入电脑。如不能确定验收标准的材料，应及时通知材料员和工地主管到场验收以确保材料有效。 （2）材料进人仓库时，仓管员要按规定放好并及时通知工地到仓库领材料。仓管员根据各工地开出的出库单的数量发货给各工地，并录入电脑