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库存物品分类记录表 编号： 类别；办公文具 第23页 * NOTE 学习目标 能够购买或租用办公设备以及消耗品。 能够知晓办公用品及设备的采购程序和步骤。 能够实施办公资源的保管、发放和利用。 能够实施办公设备和办公用品的库存监管。 如果你是一家新公司的办公室主任，请你列出本公司需采购的办公用品清单，并进行分类。 思 考 一、办公用品的种类 （教材P118） （1）纸簿类：复印纸、复写纸、标签纸、笔记本、普通白纸、带单位抬头的用纸 （2）笔尺类：铅笔、圆珠笔、钢笔、橡皮、白板笔、各种尺子、修正液 （3）装订类：大头针、回形针、打孔机、剪刀、订书机、胶水、长尾票夹 （4）归档用品：文件夹、档案袋 （5）其他：计算器、白板、笔筒 低值易耗品 （6）办公设备耗材：复印机用墨盒、打印机用墨盒，计算机光盘 （7）办公设备类：办公桌椅、电脑及桌椅、会议桌椅、沙发茶几、电话、传真、复印机、打印机、碎纸机、考勤机、投影仪、保险柜、验钞机、照相机、空调、电扇等 高值办公用品 班级要举行元旦联欢晚会，你作为采购组成员负责晚会使用物品的采购。 你打算从哪几个方面做好这件事？ 技能训练 技能训练 公司近日又要采购一批办公用品，采购单上列有如下用品： 用品名称 数量 货架 2个 储藏文件夹 2个 打印纸 5箱 打印墨盒 15个 信封 300个 记事本 200本 稿纸 300本 铅笔、油笔、签字笔 各10盒 大头针、回形针 各40盒 订书器 10个 碎纸机 2台 备忘录 100个 纸篓 20个 同时，部门经理还特意嘱咐他查看一下库存的办公用品是否缺乏，是否需要补充一些。 思考：为什么要设置办公用品库存？ 训练：（1）请你写出采购以上商品的程序？ （2）如何办理进货入库手续？ 第一，制定采购计划 摸清库存，明确急需购买与暂缓购买； 让各部门列出所需办公用品的清单。 办公用品的购买或租用 获得方法 会计程序 优点 缺点 购买 购买的钱属于“投资费”。设备的价值经过多年逐渐折旧。 税费可能不计算在最初的购买中，但只计算到折旧中 设备归购入组织。 通常在一段时间内较便宜，例如 2—3年。 维护和修理是附加的费用。 设备可能很快过时。 最初费用昂贵 租用 租用费用计算为运营成本 为纳税目的可计算为支出 较低的最初费用。费用能被不断获得的利润补偿。 租用协议通常包括维护和修理。 新设备出现在市场上时，能更换和升级。 租期几年将显得更加昂贵。 租用协议把公司锁定在昂贵租期合同上。 第二，选择供应商，采购员进行比较、筛选 考虑货品质量与交货时间； 考虑货品的价格； 最后考虑售后服务； 安全可靠性。 (1)电话订购。大多数的日常办公用品都通过电话从供应商处订购。(2)传真订购。有些设备和办公易耗品的订购，需给供应商发传真，详细列出订购货物名称、数量、类型、送货时间等细节，供应商在接到传真后，会按要求送货上门。(3)填写订购单。有些单位有正规的货物订购单，在订购时需将订购单值写好，邮寄或传真给供应商，供应商根据要求送货上门。(4)因特网服务。访问因特网可得到电子商务服务，如网上广告、网上商店、电子贸易、电子银行、电子货币等，通过网上购物也可实现办公用品和耗材的采购。 中国办公用品网：http: 中国114办公用品网: 中国文具网信息网： 中国文具网： 练习写作 询价函 格式 标题： 发文单位+事由+询价函 主送机关： 顶格写明XXX 公司 正文： 写明询价目的和事项； 具体购买的办公用品的名称、规格、价格、数量等 报价时间和地址； 供应商复函时应该提供的材料； 结算方式 联系方式 结语 望贵单位给予函复，盼复 练习写作 询价函 报价函 第三，领导签字并进行订购 填写正式订购单并书写请示，公司高级主管签字批准，说明订购货物的详细情况，发送给选定的供应商 复制一份给会计部门，表示开始购货，准备付款。 订购单样式：P122-123 知识链接：请示 请示适用于向上级机关请求指示、批准。?????? ?请示分为请求指示性请示和请求批准性请示两种。 请示的写作要求 （1）标题写明“发文事由+请示”二字。关于XXX的请示 （2）结构清楚，段落分明； 三段式： 请示的原因、理由； 请示的事项，要求； 结尾语； “以上意见是否妥当，请指示”