电子公文系统FAQ问题集参考.doc

電子公文系統FAQ 目 錄 Q1: 如何在公文系統上進行「加簽」？ 2 Q2: 發現原承辦人所設定簽辦流程不完整，應如何處理? 2 Q3: 登記桌分錯文時如何返還？ 2 Q4:如何將自己承辦過的公文，複製後重新運用？ 2 Q5:密件公文該如何處理？ 3 Q6: 「檔號」應如何設定？ 3 Q7: 公文系統打開後馬上就自動關掉的情況? 3 Q8:外來文由長官決行完畢後要如何處理? 4 Q9:欲發文之文稿由長官決行完畢後要如何處理? 4 Q10:「登記桌」與「承辦人」身份之差異為何？ 4 Q11:公文如何於長官擲回後進行「後會流程」？ 4 Q12: 為何長官在有可修改內文權限下無法修改併案公文的子案? 5 Q13:承辦人 點選退文\改分 退給登記桌，總收發無法重新分文的處理方式？ 5 Q14:為何創文時選預設流程無法使用 5 Q15:為何點選公文追蹤看不到承辦的公文了 5 Q16:為了配合電子公文交換，建議電子附件的大小限制是多大? 5 Q1: 如何在公文系統上進行「加簽」？ Ans: 僅能於自己關卡後面加簽，若需跳關卡加簽則應退回原承辦人辦理。加簽設定程序如下： 於「簽核名單」欄位中選擇欲加簽的人員後按確定； 點選「加簽」將人員加入簽核關卡； 按下傳送鈕即可傳送下一簽核關卡。 Q2: 發現原承辦人所設定簽辦流程不完整，應如何處理? Ans: 可直接退文請承辦人員進行加簽；或開啟該份公文後，點選左列「公文流程」，選擇簽核名單再點選加簽即可(請參照操作手冊『設定公文流程』)。 Q3: 登記桌分錯文時如何返還？ Ans: Q4:如何將自己承辦過的公文，複製後重新運用？ Ans: 為簡化例行性公文之製作流程，可利用「複製」功能進行創簽稿。先利用「資料查詢」(已結案公文)或「公文追蹤」(簽辦中公文)功能找出欲複製之公文，並點選複製鈕( )即可複製一份新公文，再針對該份公文修改完成後按下「儲存」後即可。 Q5:密件公文該如何處理？ Ans: 根據研考會規定，密件公文應以紙本簽辦。作業方式如下： 1. 承辦人員於系統上創稿後儲存 → 列印公文後進行紙本簽辦流程。 (1) 簽核狀態選擇 「紙本」； (2) 密等選擇「密」； (3) 主旨鍵入「密不錄由」。 2. 存檔後列印紙本(MS.Word)。 3. 於該Word檔案中鍵入密件內容。 4. 依紙本簽核模式進行簽核作業。 Q6: 「檔號」應如何設定？ Ans: 創簽(稿)時即應設定「檔案分類號」，再進行公文簽辦。 Q7: 公文系統打開後馬上就自動關掉的情況? Ans: 請檢查: A.有沒設定信任的網站 .tw/yamiiflow B.是否是Google及Yahoo Toolbor造成。 *A.有沒設定信任的網站 .tw/yamiiflow 1.開啟IE (瀏覽器) →選擇上排功能【工具】→選擇「網際網路選項」 →選擇「安全性」標籤，點選「信任的網站」，並點選「預設層級」，再點選「網站」 2.在此網站加到該區域寫入 .tw/yamiiflow 3.請把「此區域內的所有網站需要伺服器驗証(https)之點選取消。 4.再按「新增」而按「確定」即可 *B.是否是Google及Yahoo Toolbar造成 至「控制台」＝＞「新增移除程式」移除相關Toolbar 如Google Toolbar 及yahoo Toolbar 即可 或將IE: 「檢視」→「工具列」＝＞如Google Toolbar勾選取消 Q8:外來文由長官決行完畢後要如何處理? Ans: 依本校公文標準作業流程，外來文在長官決行擲回後會回到承辦人手上，承辦人在確定簽核內容並確認已有歸檔檔號後即按「呈核傳送」紐，至「歸檔人員」關卡即可，則歸檔人員進行後續結案歸檔作業。 Q9:欲發文之文稿由長官決行完畢後要如何處理? Ans: 依本校公文標準作業流程，發文文稿在長官決行擲回後會回到承辦人手上，承辦人在確定公文內容，並完成校稿作業後即按「傳送」傳至文書組(發文人員)進行發文作業。 Q10:「登記桌」與「承辦人」身份之差異為何？ Ans: 「登記桌」為單位的收發窗口，負責協助公文的轉分。若要簽辦公文時，應以「承辦人」身份為之。 Q11:公文如何於長官擲回後進行「後會流程」？ Ans: 公文於長官擲回後、結案前仍可進入流程設定畫面進行後會關卡之加簽傳送。 Q12: 為何長官在有可修改內文權限下無法修改併案公文的子案? Ans: 因為承辦人在創母案的時候未在公文內文的[文稿類別]欄位選擇[簽稿併陳]。 Q13:承辦人 點選退文\改分 退給登記桌，總收發無法重新分文的處理方式？ Ans: 登記桌需將公文移文回總收發，總收發才能重新分文 Q14:為