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文件归档、归档文件整理 裴 军 一、文件归档 1、归档的含义与意义 2、归档范围 3、归档方法 4、归档要求 5、归档时间 6、归档手续 二、归档文件的整理 1、立卷的整理方法 2、单件归档的整理方法 一、文件归档 1、归档的含义与意义 含义：机关、团体、企业、事业单位的文书处理部门在文件输完毕后，按有关规定，对其中有查考保存价值的文件，按照它们在形成过程中的自然规律和特点，进行分类、排列、编目，使之有序化，并向档案室或档案人员移交的过程。 归档意义： 归档是文件向档案的转化标志，是文书处理的终点、档案管理的起点。 2、归档范围 （1）机关文件材料的归档范围： 上级机关、同级机关、下级机关、本机关收文发文，有凭证、查考 （2）机关文件材料不归档范围： 上级机关普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料； 本机关文件材料中的重份文件，临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，电话记录等等。 同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料。 下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。 （3）企业文件材料归档范围 党群工作形成的文件材料。 行政管理工作形成的文件材料。 经营管理工作形成的文件材料。 生产技术管理工作形成的文件材料。 3、归档方法 严格登记：可以采用计算机登记，或收、发文登记簿登记。登记的内容包括：来文的文件题名、责任者、密级、收文编号、收文时间等。 平时归类：文书人员在公文办理完毕后，及时把文件归入有关类目。及时检查。 注意“账外”文件的收集。（账外：未经收发文登记的文件） 4、归档要求： 齐全完整、系统科学、优质精练、及时迅速、手续完备 5、归档时间 属于文书档案的文件材料一般应在第2年上半年归档。 6、归档手续 根据案卷目录详细清点——签字——归档文件简要说明，移交清单 文件移交清单 归档文件移交清单 二、归档文件的整理 归档文件的整理方法有两种：立卷和单件归档。 1、立卷的整理方法 （1）案卷 由若干互有联系的文件构成的组合体，是档案基本保管单位。 立卷，就是把零散的文件，组合成若干个案卷的过程。 （2）立卷原则 遵循形成规律和特点——按其历史原貌； 保持有机联系——同一问题，同一案卷； 区分不同价值——价值相近可组为一卷； 便于保管利用——立小卷。 （3）立卷的方法步骤 文件收集判断——文件分类（区分年度、机构、问题、保管期限）——组卷——卷内文件排序——卷内文件编页码——填“卷内文件目录”——填“备考表”——拟案卷标题——填写案卷封面——装订案卷——案卷排列及上架——编制案卷号——编制案卷目录——编制档案目录——编制目录号——编制档号。 文件分类： 分类方法： 按“年度——内设机构——（问题）——保管期限”的分类方法。 按“年度——（问题）——保管期限”的分类方法。 分类步骤：年度、机构、问题、期限。 组卷： 将分好类的文件材料组合成案卷。 卷内文件排序： 可按日期进行排列；可按重要程度排列；可按姓氏笔画排列；本单位文件在前，上级与下级送来的文件在后；定稿在前，历次稿依次在后；转发文在前，被转发文在后；正文在前，附件在后。 卷内文件编页码： 卷内文件编流水顺序号，并用号码机打在文件页面上端外侧的角上。双面印刷的要编为两页。空白的不编号，卷内目录也不编号。 填写“卷内文件目录”： 永久、30年案卷的卷内目录应打印一式三份；10年案卷的卷内目录一式两份。 卷内文件目录项目包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注 填写“备考表” 主要是说明卷内文件的特殊情况，便于了解卷内文件的特点。 拟定案卷标题 即案卷名称。由作者、问题、名称三部分组成。 填写案卷封面： 要标明立档单位、组织机构或类别、案卷所属年度、案卷号、案卷标题和卷内文件页数。 封面 装订案卷： 要拆除文件上的金属物，对破损和大小不一的文件要进行修补、切齐和折叠。左边和下边取齐，左边三孔一线装订。 案卷排列上架： 区分保管期限，照顾案卷之间的联系和重要程度。 步骤：期限（永久、30年、10年）——组织机构、问题——案卷之间的联系和重要程度 编制案卷号： 方法一：分保管期限大流水编号。单位较小，三本目录可用若干年。 方法二：按年度分保管期限小流水。档案数量多的单位，每年三个，每年形成三本目录。 编制案卷目录： 不同保管期限的案卷要分别按顺序填写案卷目录。 编制档案目录： 由立卷说明、案卷目录、卷内文件目录三部分，外加硬质封面组成。 编制目录号： 大类代字+保管期限代号+目录顺序号 编制档号： 全宗号+目录号+案卷号+页号（件号） 立卷： 案卷各部分的排列格式是：案卷封面——卷内文件目录——文件——备考表——封底