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招商局集团内部控制办法-会计档案 2010年版 总则 为加强招商局集团会计档案管理工作，根据国家有关档案管理规定及《招商局集团财务管理制度》、《招商局集团档案工作管理规定》，结合集团实际情况，制定本办法。 本规定适用于集团各级全资、控股公司和单位（以下简称“各公司”），集团控制的上市公司原则上执行本规定，在执行本规定过程中，在形式、程序等方面须满足上市公司相关法律、监管要求。参资公司和单位可参照执行。 本办法所称会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映各单位经济业务的重要史料和证据。 各公司须加强对会计档案管理工作的领导，由公司档案主管部门和财务部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查专人负责在专门地点 第五条 归档范围 (一) 会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其它会计凭证。 (二) 会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其它会计账簿。 (三) 财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，季度和年度报表工作底稿﹐季度和年度财务状况分析和经营活动分析﹔经外部核数的财务报告和工作底稿。 (四) 其它类：银行存款余额调节表，银行对账单﹐其它应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。 第六条 归档要求 (一) 各公司每年形成的会计档案，应当由财务部门按照归档要求，负责于次年6月底前整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。 (二)归档的会计凭证、账簿、报表及数据，必须齐全、完整、真实、准确。 (三)应归档的会计档案，由会计人员负责进行整理，组卷并划分保管期限。 (四)采用电子计算机进行会计核算的公司，应当保存打印出的纸质会计档案。 整理立卷 第七条 会计档案的分类：采用年度——形式分类方法。即把一个年度形成的会计档案分为凭证、账簿、财务报告及其它四大类，然后分别组成若干保管单位。 第八条 立卷 (一) 财务报告按年度、季度、月度分别立卷、账簿按本或册为单位立卷；凭证按时间结合名称(现金、银行转账等)和凭证号顺序组卷。凭证组卷时，每卷厚度应控制在6厘米左右，视其厚度一月一卷或数卷，账簿及报表立卷后还应认真拟写案卷标题，主要包括单位、时间，类别及名称。 (二) 凭证、账簿、财务报告组卷后，应将封面和背脊上的项目逐项填写清楚，凭证卷盒(袋)封面由立卷单位、凭证名称、形成日期、册数、本月册数、本盒册数、凭证张次、保管期限、全宗号、目录号、卷号等项组成，卷脊由年度、册次、卷号、全宗号、目录号组成。账簿、财务报告及其它财务会计资料所用卷面和背脊项目内容见附件二。 第九条 排列编目。凭证、账簿、财务报告应分别编号和编制案卷目录。编号方法是按照凭证、账簿、财务报告三类分别依保管期限降级排列。并分别编制案卷目录，会计档案按类以卷为单位填写案卷目录。会计档案案卷目录格式见附件三。 第十条 组卷前应拆除金属物，一律用线装订，折迭整齐，装订牢固。封面书写工整。封面及背脊上的年代、卷、册号等用阿拉伯数字填写。 第十一条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。 本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附件一所列期限执行。 各公司会计档案的具体名称如有同本办法附表所列文件名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。 移交 第十二条 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，如不属进馆范围的，可由本公司财务部门按规定时间保存；属于进馆范围的，应根据《招商局集团档案进馆办法》由本公司财务部门编制移交清册一式三份(会计部门保管一份，档案主管部门保存一份、招商局档案馆保存一份)，经主管领导签字盖章后，定期向招商局档案馆移交。 移交本公司档案馆保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案馆应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。 第十三条 公司因撤消、解散、破产或其它原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止公司的业务主管部门或财产所有者代管或移交招商局档案馆寄存。 第十四条 公司之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。 移交会计档案的公司，应当编制会计档案移交清册，列明所移交的会计文件名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、保管期限等内容。 交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。 保管利用 第十五条 各公司的会计档案在会计年度终了后﹐由本公司档