第3章-第3节.pptVIP

第3章　总账系统应用技术3.3 日常账务处理 教学目标： 了解凭证的填制、修改、审核、输出与管理等操作流程，掌握填制凭证、修改凭证的操作方法。 知识点： 凭证产生的途径、凭证的输入方式、凭证管理的操作流程以及记账凭证的内容和填制要求。 能力点： 填制凭证技术 凭证修改方法 第3章　总账系统应用技术3.3 日常账务处理 总账系统初始设置完成后，就可以开展日常账务处理工作了。日常账务处理的任务是根据原始凭证编制的记账凭证或其他系统的记账凭证输入到账务系统中，经审核后，完成记账工作；根据记账数据进行查询和打印输出各种日记账、明细账和总账，同时对部门、项目和往来辅助账进行管理。 3.3.1 凭证处理 3.3.1.1 凭证处理概述 记账凭证是本系统处理的起点，是登记账簿的依据，也是所有查询数据的最主要的一个来源。凭证管理主要完成对记账凭证的录入、修改、打印、汇总、出纳签字、审核和记账等工作。 1. 记账凭证的产生途径 产生记账凭证的途径有三种: 一是根据审核无误的原始凭证直接在计算机上编制记账凭证；二是先由人工编制记账凭证，再输入计算机；三是计算机自动生成的机制凭证。 2. 凭证的输入方式 凭证输入采用键盘输入、软盘引入、网络传输和自动生成机制凭证四种方式，键盘输入是最常用的形式。 3. 凭证管理的操作流程 4. 记账凭证的内容和填制要求 记账凭证格式采用单一的借贷标志式或借贷金额式, 主要内容分为凭证头和分录两部分。凭证样式如图所示。 (1)凭证头部分 ①凭证类别：总账系统初始化时已定义的凭证类别代码或名称。 ②凭证编号：分别按凭证类别按月对凭证进行顺序编号，同一类别的凭证既不能重号也不允许漏号。编号由凭证类别编号(或类别名)和凭证顺序号组成，如：收款0001、收款0002等。一般总账系统中，凭证编号由系统自动产生, 并对连续性进行控制。 ③凭证日期：凭证日期包括年月日，由于日期的正确性将影响经济业务在明细账和日记账中的顺序, 所以日期应随凭证号递增而递增。采用序时控制时，凭证日期应大于等于启用日期，但不能超过日历日期。 ④附件张数: 指本张凭证所附原始凭证张数。 (2)凭证正文部分 ①摘要: 即凭证所反映的业务内容的简要说明，要求每行都要有摘要内容，不同行的摘要内容可以不同，每行的摘要将随该行会计科目在明细账、日记账中出现。 ②科目: 输入科目时, 一般输入科目编码，计算机自动转换为科目名称。 输入的科目编码必须在建立科目时已经定义，必须是最底层的科目编码, 不能有非法对应科目。 ③方向: 每一科目的发生额均应有它的方向, 即借方或贷方。 ④金额: 金额不能为“零”； 红字以“-”号表示；会计科目借贷双方金额必须平衡。 ⑤辅助核算的内容: 如果在科目设置时定义了相应的“辅助账”， 则在输入每笔分录时, 同时输入辅助核算的内容。 ⑥合计：自动计算借方科目和贷方科目的金额合计数。 制单人签字由系统根据进入本功能时输入的操作员姓名自动输入。 3.3.1.2 填制凭证1. 填制凭证的基本操作步骤 ①以具有填制凭证功能的操作员登录“总账系统”。 ②在“总账系统”窗口，单击【凭证】菜单下的【填制凭证】项或单击窗口左侧的【填制凭证】快捷按钮，进入【填制凭证】窗口，单击【增加】按钮，增加一张新凭证，如图所示。 ③填制凭证头部分。首先选择“凭证类别”，再输入“制单日期”和“附单据数”。 ④输入凭证正文部分。依次输入摘要、科目代码及借方金额或贷方金额，然后按回车键，继续输入下一条分录的摘要、科目代码及借方金额或贷方金额。若借贷方均无辅助账科目，则输入完内容后，可单击【保存】。 ⑤若借贷方有辅助账科目，则要继续输入辅助核算内容，如银行结算方式、往来核算、部门核算、数量核算等内容，然后再单击【保存】。 3.3.1.3 修改凭证 凭证输入时，尽管系统提供了多种控制错误的措施，但错误凭证是难免的，记账凭证的错误必然影响系统的核算结果。为更正错误，系统提供了对错误凭证修改的功能。当然，财务会计制度和审计对错误凭证的修改有严格的要求，根据这些要求，电算化总账系统中，对不同状态下的错误凭证有不同的修改方式。 1. 错误凭证的“无痕迹”修改 无痕迹修改是指不留下任何曾经修改的线索和痕迹。下列两种状态下的错误凭证可实现无痕迹修改: (1)对已经输入但未审核的机内记账凭证可通过凭证的编辑输入功能直接进行修改或删除（但操作员只能修改自己填制的凭证, 且凭证编号不能修改）； (2)已通过审核但还未