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企业内部控制应用指引第7号——采购业务 第一节? 总? 则 一、采购应用指引的目的及依据 ??? 为了引导企业加强对采购与付款业务的内部控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，根据《企业内部控制规范——基本规范》以及国家有关法律法规，制定本应用指引。 二、采购应用指引的基本目标??? 1. 保证存活的采购与生产、销售一致。 2. 保证采购的存货品质优良。 3. 保证货款支付或负债增加真实性与合理性。 4. 合理揭示企业应享有的购货折扣与折让。 5. 防止采购环节中违法乱纪行为的发生。 6. 保证及时、准确地提供存货采购的会计信息。 三、采购业务内部控制的风险与关键控制点 （一）企业至少应当关注涉及采购业务的下列风险： ??? 1.采购行为违反国家法律法规，可能遭受外部处罚、经济损失和信誉损失。 ??? 2.采购未经适当审批或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失。 ??? 3.请购依据不充分、不合理，相关审批程序不规范、不正确，可能导致企业资产损失、资源浪费或发生舞弊。 ??? 4.采购行为违反法律法规和企业规章制度的规定，可能受到有关部门的处罚造成资产损失。 ??? 5.验收程序不规范，可能造成账实不符或资产损失。 6.款方式不恰当、执行有偏差，可能导致企业资金损失或信用受损。 （二）采购业务内部控制的关键控制点?? （1）采购付款岗位责任制。??? ??? （2）采购付款授权批准责任制。 ??? （3）请购控制程序。 （4）定货报价控制程序。 （5）验收控制程序。 第二节? 采购内控的各环节 一、采购的业务环节??? ? ??采购与付款业务的内部控制涉及许多业务环节。这些业务环节及其控制的主要内容是： ??? 1．请购 ??? 根据生产经营需要和储备情况，由仓储或需用部门提出请购单，经领导批准后，交采购供应部门办理。??? ??? 2．订购 采购供应部门收到批准的请购单后，应与采购计划进行核对，并深入车间、仓库或销售部门进行调查，确定采购的具体品种、规格、数量，指定采购人员组织采购，大宗货物采购应与供货企业签订合同，并将合同副本分送会计部门及请购部门，以便检查合同的执行情况。 3．验收 ??? 采购合同签订后，应建立催收制度，督促供货企业按期交货。采购的货物运达后，须由仓储部门对照购货发票、合同副本等清点数量，检验质量。根据点验结果填写入库单一式数联，以分别登记业务账、会计账和保管账。在验收时，如果出现品名、规格、花式、质量、数量等不符合合同的，应如实做出记录，并填写书面报告；如有严重不符的，应提出拒绝验收。 ??? 4．付款 ??? 财会部门收到供货企业转来的发票结算联及银行的结算凭证后，应送给采购供应部门复核，并与入库单、采购合同核对无误后，办理结算付款手续；同时在发票结算联上加盖“付讫”戳记。 ??? 5．记账 ??? 财会部门根据上述有关原始凭证编制记账凭证，据以登记明细账和总分类账及其他有关账簿。 二、岗位责任制与不相容岗位的分离 ??? 企业应当建立采购与付款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。 ??? （一）采购业务的岗位责任制 ??? 在采购与付款业务的每一个环节应设置相应的岗位。这些岗位有请购、审批、询价、确定供应商、订立采购合同、审计、采购、验收、会计记录、付款审批、付款执行等。企业应实行岗位责任制，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相分离。 ??? （二）采购业务不相容岗位的分离 ??? 采购与付款业务不相容岗位至少包括采购业务的请购与请购审批；询价与确定供应商；采购合同的订立与审核；采购与验收；采购、验收与相关会计记录；付款审批与付款执行。 ??? 企业不得由同一部门或个人办理采购与付款业务的全过程，应根据具体情况对办理采购与付款业务的人员进行岗位轮换。 ??? （三）采购业务授权批准制度 ??? 企业应当建立采购与付款业务的授权制度和审核批准制度，并按照规定的权限和程序办理采购与付款业务。 ??? （四）采购业务的人员的业务素质和职业道德要求 企业应当配备合格的人员办理采购与付款业务，办理采购与付款业务的人员应当具备良好的业务素质和职业道德。 ?  案例背景： 2007年8月2日，美国最大玩具商美泰公司(MattelInc.)向美国消费者安全委员会提出召回佛山利达生产的96.7万件塑胶玩具，理由是“回收的这批玩具表漆含铅量超标，对儿童的脑部发展会造成很大影响，美国环保组织塞拉俱乐部认为危及儿童安全。事发前，佛山利达的产量已居佛山玩具制造业第二。一夜之间，这家拥有十多年良好生产记录的合资企业成为众矢之的。在美国舆论的不断声讨下，玩具厂商及其上下游供应、检验链上的疏忽被一一曝光和放大。最