excel不重复输入 避免Excel重复输入数据的方法.doc

excel不重复输入 避免Excel重复输入数据的方法 学员问题：希望在excel 2003中输入数字的时候，如果和前面的数字相同时，会自动弹出提示。也就是说，比如要输入一千个人的身份证号码时，如果不小心输入了一样的，电脑会弹出提示来，有的人说如果输入一样时excel会有记忆提示，但这个只适合于文字形式的，数字输入根本上就不会提示，所以不知道有没有更好解决的方法 防止重复数据错误是大家经常碰到的问题。这中间最常见的有两种情况，一是如何防止输入重复项，一是如何从既有的数据中找出重复项。相比Excel2003，在Excel2007中已经针对这两个问题提供了更简单的设置方法，下面就来看看。 一、提示重复(但不阻止输入的重复内容) 在表格中输入身份证号、学号等具有唯一性的数据时，为了防止重复，要求在不小心输入重复值时系统能及时显示提醒信息。 1.方法一： 在Excel2003中我们可以通过设置条件格式来实现。选中需要防止重复的单元格区域，例如：A2:A6000，单击“格式”→“条件格式”，在条件1下拉列表中选择“公式”，在右侧的输入框中输入公式=COUNTIF($A$2:$A$6000,A2)1。单击“格式”按钮，在“图案”选项卡下单击选择红色，点“确定”完成设置。现在只要A2:A6000区域中出现具有相同内容的单元格，那么这些单元格都会变成红色，也就是说当你输入重复的数据时该单元格就会变红，你马上就可以知道输入的数据重复了。 提示：本人使用的是WPS2009，个别地方和MS的excel不一样，但是两者兼容性可达99%，希望大家也支持国产精品软件（个人版免费）。我是对整个A列的数据筛选，如果你的第一行是标题，则要将公式中A1改为A2。 方法二：在B1格中输入?? “=IF(COUNTIF(A:A,A1)1,重复,（任意内容））”?? （不含引号），然后使用下拉句柄填充下面所有表格也可以达到类似效果，而且可以通过筛选过滤数据。如图: 2.在Excel2007中也同样可用条件格式实现，不过已经不需要输入公式了。同样要先选中需要防止重复的单元格区域，然后单击“开始”工具栏中的“条件格式”→“突出显示单元格规则/重复值”打开重复值对话框，单击“确定”即可实现相同效果。当然在此也可自定义突出显示的颜色、格式等等，还可以突出显示单一项。 二、阻止重复输入（重复时弹出阻止对话框，适合输入身份证号等维一性的数字）假设要在A列输入数据，选中A列后，菜单栏，数据，有效性，选自定义，公式那里输入?? =countif(a:a,a1)=1 确定，就能保证输入数据的唯一性，如果输入重复数据就会提示无法输入 数据-- 有效性--自定义--（假设数据在A列）=countif(a:a,a1)=1如图: 三、消除重复 消除选定区域中的重复项，也就是显示出选定区域中总共有几种不同的项。这在制表中也经常用到，假设在人员列表中每人都有一种专业职称，那么在全部的人中到底有多少种不同的专业职称呢？这时需要的操作就是把全部专业职称中的重复项删除。 1.在Excel2003中须用高级筛选来实现。选中需要删除重复项的区域，单击菜单“数据”→“筛选/高级筛选”，打开“高级筛选”对话框(此前若有提示“不能确定标题行”请单击“确定”)此时在列表区域中自动显示选中的区域。我们只要单击选中“选择不重复记录”复选项，再单击“条件区域”的输入框，在工作表中随意单击选中一个空白的单元格作为条件区域，在此选择F3，单击确定后即可隐藏重复项。 提示：若在“高级筛选”对话框中选中“将筛选复制到其他位置”单选项，再指定要复制到的位置，则可在不影响原表的情况下把筛选的无重复项复制到所需位置。 2.在Excel2007中实现筛选功能则简单得多，Excel2007已经提供了删除重复项的工具。只要选中需要删除重复项的区域，单击“数据→删除重复项”，打开“删除重复项”窗口，占“确定”后即可把所选区域中 重复值删除。 注意，若选中区域左右还有数据，会弹出一个警告窗口，对此只要选中“以当前选定区域排序”单选项单击“删除重复项”按钮继续即可。若此时按默认的“扩展选定区域”方式进行删除重复项，则将自动选中整个表格，那么在打开“删除重复项”窗口的列表中，还得再选中含重复值的列进行删除才行，不过这样删除的就不只是重复值了，而是把表格中重复值所在的行整行删除。紫外，若选中的区域不只一列，则进行“删除重复项”操作时是把同行各选中列单元格数据并在一起判断重复的，假设选中A:C三列删除重复项，则必须A1=A2、B1=B2、C1=C2三个条件同时成立时，A2:C2才会被视为重复项删除。 提示：在Excel2003中操作虽然比较复杂，但可以在不影响原表格的情况下把不重复项复制到其他位置。而Excel2007中的删除重复项则必