公文处理实施办法-中国科技大学.docVIP

中國科技大學公文處理實施辦法 中華民國94年9月5日行政會議修訂 中華民國100年9月26日行政會議修訂 第 一 條 總述 宗旨：中國科技大學（以下簡稱本校）為有效處理本校公文，管制公文流程，提高公文品質，建立文書作業制度，俾各單位知所遵循，進而提升行政效率，特訂定「」 （十）擬稿　　　（十一）會稿　　（十二）閱稿 （十三）核稿　　（十四）判行　　（十五）繕稿 （十六）校對　　（十七）用印　　（十八）發文 （十九）退稿　　（廿）歸檔 第 四 條 分層負責 為加速文書處理，依本校分層負責辦事明細表規定實施分層負責作業。 各層級決定之案件，其對外行文所用名義者，雖可授權第二層決定，仍以機關名義行文。 分層負責劃分如下： 第一層級（校長）負責處理之公文： 本校重要政策及工作計畫之決定。 擬訂法規重要原則之指示及標準。 重要案件處理辦法之決定。 重要文稿及對外行文文稿之核判。 第二層級（一級主管）負責處理之公文： 各種政策方案計畫報告法規等之核擬交辦及要點之指示。 重要案件處理辦法之擬定。 次要案件處理辦法之決定。 次要文稿之判行。 第三層級（二級主管）負責處理之公文： 次要案件處理辦法之擬定。 各種計畫報告法規之擬稿。 各種文稿辦法之核陳、會稿及會簽。 承辦文件人員對於承辦案件除必須簽請核示之案件以外，一般案件應盡量採用「簽稿並陳」方式，以減少周折節省時間。 第 五 條 公文收受程序 公文收進後除封面書明校長親（密）啟者，送由秘書室簽收呈閱外，應一律拆封查點、經電腦編號、輸入各筆資料、列印「收發文總目錄」分文。 公文附件應隨公文分送，外收發人員拆閱信封後發現附件為現金、支票、匯票，抬頭為本校者應先送由總務處出納組簽收保管；除現金及有價證券等外，貴重或大宗物品由承辦單位點收保管；其他物品送相關單位簽收。如為機密件或書明親啟字樣之文件，應於登錄後，送由校長指定之機密處理人員或收件人收拆。 機密文件經校長指定之機密件處理人員拆封，如須送總收文登錄掛號者，應在原文加註「本件陳奉親拆」或「本件由○○○單位拆封」，以資識別。公文管理系統中案由欄註明「密不錄由」字樣。 附件如有遺漏、缺少或另寄未到者，受文單位原文應先登記掛號，隨即通知原來文機關或個人補送。 凡外來文件，封面寫明中國科技大學者，概由文書組拆封登記。 總務處文書組就所收到公文作收文登錄並分文各承辦單位是為「總收發」。 一級單位指定專人負收發責任是為「單位收發」，單位收發須將收文交由二級單位承辦人簽收並登錄於「公文處理簿」，依公文處理流程辦理公文簽辦事宜。 公文承辦人於公文會簽陳核完畢應影印妥善保存隨時參閱，另以影本送交會辦相關單位以為後續辦理依據。 第 六 條 收文電腦掛號手續辦理完畢分送各主辦單位程序 按來文性質，分別於原來文註記承辦單位名稱，依「收發文總目錄」分別送各單位簽收，教育部來文或有時間性，或案情急要重大者，應先提陳校長核閱。 來文性質屬於兩個單位以上主管業務者，應視其內容分送關係較多之承辦單位，其無法確定主辦單位者，請示校長室指定承辦單位或人員後，再行分送。 每日下班前二小時收到之公文，應於當日登記掛號，分送各承辦單位，如係急要文件，應隨到隨送。 文書組收文人員收到公文應立即作來文登錄並分文各承辦單位，列印單位目錄隨公文送請各單位簽收以明責任。 單位收發由各單位推派一人負收發之責，但單位成員均可代為簽收，且不得拒絕，以免延誤。 如業務權責模糊，一時難以判定適當承辦單位之公文，經秘書室核判定案單位應即簽收承辦，不得拒絕，如有拒絕收文而導致延誤情形，由承辦單位負責。 各單位承辦人員簽收公文後應隨即登入「公文處理簿」。 分送各單位之公文，如係誤分者，應即收文改送。 各單位已收公文經該單位主管核閱，認為須移送其他單位主辦者，應送校長室裁定後移送。 第 七 條 承辦文稿注意要項 除案情重要之文件，先由各承辦單位主管簽具意見，經核定再行擬稿外，凡特急或次要或普通例行案件，均可「簽稿併陳」。 凡承辦人員簽具意見，應以「中國科技大學簽稿會核單」為之。 答覆或轉行來文者，應敘明來文機關之發文日期、字號，以便查考。 擬辦文稿應依「公文程式條例」規定，分段敘述，冠以數字；文字應力求簡明，以達到公文程式修例第八條規定「簡、淺、明、確」之要求如內容繁複、刪改過多者，應由承辦人清稿後送判。 文稿表示意見，應以負責態度，或提出具體意見供受文者抉擇，不得僅作層轉手續，或用「可否照准」、「究應如何辦理」等空言敷衍。 擬稿以一文一事為原則，來文如係一文數事者，得分為數文答覆。 擬辦復文或轉行之稿件，應敘入來文機關之發文日期及字號，俾便查考。 經核判公文，公文承辦人不得依自行意見於電子檔案上作文字潤飾。實務上有作業需求時，承辦單位應報請校長室同意後進行文字修正，文字修正人並於原公文稿增刪處簽名負責。倘欲