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檔案管理業務分享與座談 主講人:營建工程系陳菁 檔案管理業務分享與座談 檔案管理的定義 顧名思義就是把文件有系統,有條理的進行保存利用及管理，以做為快速查閱及記錄事物之用。  一般人平時就會使用歸檔的方式來進行紙本文件的管理工作，文件管理得當，查閱文件才會有效率。進入電腦也不例外，基本上就利用將文件做成電子檔然後進行儲存/查詢之用 。 檔案管理的主要目的 方便管理 增進工作效率 方便備份 電子檔案存檔方式 電子檔案存檔方式 電子檔案存檔方式 電子檔案存檔方式 電子檔案存檔方式 電子檔案存檔方式 電子檔案存檔方式 教育部評鑑檔案準備 教育部評鑑檔案準備 舉例:四、學生學習與輔導 教育部評鑑檔案準備 教育部評鑑檔案準備 教育部評鑑檔案準備 教育部評鑑檔案準備 教育部評鑑檔案準備 教育部評鑑檔案準備 教育部評鑑檔案準備 準備檔案夾注意事項: 1.資料依照時間先後次序放置 2.非同一評鑑項目可重複放置檔案夾 3.盡量豐富檔案中之資料 4.可於檔案第一頁製作統計表格，以便委員ㄧ 目了然 5.評鑑時可將成果實例呈現(例如:獎狀、獎盃、 參展作品…等) 檔案管理業務分享與座談 總結: 每一個人都是電腦的檔案總管，檔案系統就有如大自然界的─界 門綱目科屬種，由大到小的排列，有ㄧ定的理論規則。 把自己當成ㄧ間工廠的倉儲管理員，混亂中的資料物件，將它們 列表編號，一個蘿蔔一個坑的概念，做最有效率的管理及系統化 的運用。 檔案管理作的好，工作快又準！ * 檔案管理定義 1 檔案管理目的 2 3 電子檔存檔方式 教育部評鑑檔案準備方式 4 5 總結 E:\營建系 E:\營建系\會議及報告 E:\營建系\會議及報告\各組會議 E:\營建系\會議及報告\各組會議\課程學業評估 E:\營建系\會議及報告\各組會議\課程學業評估\96 E:\營建系\會議及報告\各組會議\課程學業評估\96\96-1 3 2 先就評鑑參考要項列出對應之佐證資料 1 提供給負責撰寫老師以利撰寫內文 回傳後補充佐證資料並依序編號 4 檔案資料整理 製做佐證資料索引目錄 製做佐證資料索引目錄 5 學生基本能力及專業能力指標制訂與執行情形。 學生學習歷程檔案建置及使用情形。 系所畢業門檻制訂情形。 學生之生活、學習及職涯輔導機制之實施情形及配套措施。 評鑑參考要項 能具體規劃與整合相關資源，制訂有效協助學生學習之制度與策略。 能針對學生基本能力、專業能力、學習歷程制訂學生之生活、學習及就業輔導機制並具體落實。 評鑑指標 4-1 1.課程品保以及教 學品保會議紀錄 2.本位課程資料 3.課程分流資料 4.導師輔導選課紀 錄 5.94-97學年度開 課資料暨授課表 4-2 1.學習歷程資料蒐 集之說明 2.96學年度課程學 習歷程檔案 3.課程品保資料 4-3 1.課程模組資料 2.94-97學年度四 年制課程規劃 3.審查畢業資格清 冊 4-1.學生基本能力及專業能力指標制訂與執行情形。 4-2.學生學習歷程檔案建置及使用情形。 4-3.系所畢業門檻制訂情形。 4-4 1.導師與學生關係 結果說明 2.導師會議紀錄 3.升旗暨學務時間 活動表 4.系訊 5.補救教學輔導紀 錄 4-4 6.開設專業考照班 資料 7.學生專業證照資 料 8.畢業生就業問卷 調查 9.就業、升學講座 4-4.學生之生活、學習及職涯輔導機制之實施情形及配套措施。 第4部份目前大約50個檔案 3 2 先就評鑑參考要項列出對應之佐證資料 1 提供給負責撰寫老師以利撰寫內文 回傳後補充佐證資料並依序編號 4 檔案資料整理 製做佐證資料索引目錄 製做佐證資料索引目錄 5 檔案回傳 彙整 格式 頁碼 錯字 檢視內文與佐證資料對應 整理檔案 內文傳送 老師 再確認 製作檔案目錄、佐證索引 排放次序 作統計表格 檔案編號 內文佐證資料編號 準備檔案夾 1.加強系友連絡擴大資源 畢業校友為學校的無形資產也是發揚校譽的最佳啦啦隊，所以定期讓校友了解學校及畢業系所的近況是必須的。本系迄今已經畢業了約1200位校友，所以從92年3月起，本系定期發行雙季刊，報導學校及本系的發展動態，包括老師的研究與生活近況、系的未來發展、系友動態，詳細的系訊內容請參考佐證資料：理工學院-營建系1-24。此外，為了讓系友實地了解系的近況，本系特別訂定每年3月份間的校慶日為系友回娘家之日，邀請系友回校參觀，並請舉辦餐會宴請系友，並於96年3月24日成立系