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学校档案信息化的问题与对策 　　摘 要：学校档案是学校知识资源和信息资源的重要组成部分。当前，面对新形势、新任务、新要求，学校档案工作还存在一些不适应的地方。本文主要对学校档案信息化的意义、问题和对策进行初步的研究。 　　关键词：新形势；学校档案；信息化 　　学校档案是指学校从事党政管理、教学、科研以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。学校档案是学校知识资源和信息资源的重要组成部分。学校档案工作是学校从事教学、科研和党政管理等活动的基础性管理工作，也是一项实践性、规范性很强的工作。档案的数量和质量反映了一个学校的文化记忆和历史积淀。当前，面对新形势、新任务、新要求，学校档案工作还存在一些不适应的地方。因此，档案管理水平也是衡量一所学校基础管理水平和教学工作实力的重要标志之一。近年来，随着信息技术的广泛应用和社会信息化的飞速发展，学校档案信息化已经被提到学校工作的重要议事日程上来。本文主要对学校档案信息化的意义、问题和对策进行初步的研究。 　　1 档案信息化是学校信息化的重要组成部分 　　档案信息化是指在国家档案行政管理部门的统筹规划和组织下，全面应用现代信息技术，不断改革传统的档案管理模式，有效提高档案信息资源收集、管理和提供利用服务水平的过程。学校档案信息化是以计算机网络为核心技术支撑，以信息和知识资源的充分共享为手段，以培养教师和学生获取、加工、处理和利用信息与知识的能力为目标，新型的教育、学习和研究的校园档案管理和服务平台。 　　学校档案信息化的基础是数字化。数字化是指将文本、书本、图片、录音、录像等物理信息，通过计算机、扫描仪、声卡、视卡等设备以一定数字格式录入并存储。实现数字化形式，不仅可降低信息的制作成本和存储费用，还可以大大加快信息的传播速度和范围，最终实现信息资源共享。学校档案信息的利用依靠网络化。网络化是指将学校行政管理、信息管理、教学服务、研究开发等各类系统通过校园网连接起来，从而实现这些系统之间的信息交换和信息服务。借助于互联网，使校园的教育教学资源与社会信息资源实现高度整合，形成完全开放、超越时空，集知识中枢、管理服务、学习科研于一体的校园平台，并通过计算机网络途径，使信息资源成为包括全体师生员工在内的整个社会学习共同体的共有知识财富。 　　实践告诉我们，学校档案信息化具有以下现实意义和作用：一是可以使学校各项活动中形成的核心信息资源得到集中的保存和保护，确保教育教学、科研工作的可持续发展；二是学校教育、教学、教师、学员的信息资源可以得到最充分的利用，大大促进学校的科学管理，提高学校管理水平，为学校的教育、教学、科研提供服务与支持；三是校园各群体之间可以方便、快捷地相互交流信息，提高部门之间协调配合的水平，提高信息工作的效率，更好地为教育教学、科研服务；四是学校领导可以全面及时地了解全校各方面的信息，便于科学办学的各项决策和管理；五是利用互联网发掘社会智能潜力，形成社会资源与学校资源互补与整合。学校档案管理工作是衡量学校教育教学质量和学校管理水平的标志之一，也是学校各种评估工作的依据之一。学校档案管理有其自身的特点，主要是：1、档案材料比较分散，有各职能部门，有教师、学生，有各种规章制度、文件、教育教学计划、总结，学籍管理材料，有学校校本教材，教师自编教学案例、教案，历届成绩记录等等。2、各种材料制成的复杂性及多样性，渠道不一，形式不同，给材料的汇总带来一定的困难。3、时间跨度大，教学年度与行政年度不一，也给档案的归分带来一定难度。因此，学校档案信息化势在必行，且应当纳入学校工作的重要议事日程。 　　2 学校档案信息化的问题研究 　　学校档案信息化应当遵循创新务实的方针。为此，须清醒地认识目前存在的问题，才能采取切合实际的对策。当前学校，特别是中学，档案信息化工作步履艰难。笔者长期从事中学档案工作，现将了解的主要问题归纳如下： 　　1、思想观念落后，重视程度不够。 　　有人认为档案只是为本校服务，服务范围小，利用率低，档案信息化可有可无。常常是“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”，导致档案管理工作滞后，档案建设的作用不能得以发挥。因此，有些学校领导认为只要靠手工管好纸质档案，做好实体档案的收、管、用就可以了，也无需搞信息化。另外，档案管理人员的认识也不到位，认为信息化离自己还比较遥远，信息化是信息技术部门的事，电子文件不好管、不敢管，还是管管纸质档案为好。由此，有些档案干部对档案信息化缺乏自信心和紧迫感。 　　2、档案意识薄弱，管理制度欠缺。 　　传统的学校档案收集范围面狭窄，造成文书档案接收多，科研档案、专门档案接收少；行政领域的档案接收多，教学科研领域的档案接收少；一般档案多，特色档案（如师生创作的书法、字画等