公文版式及文件管理相关制度.docxVIP

广州市XX贸易有限公司管理制度批准生效日期：2013年月日文件名称：XX公文版式及文件管理相关制度颁发部门：分发部门各板块公司、各分线、各子公司、各部门文件编码：□新订 □修订 □复审原文件编码：无编写人审核人批准人日 期2013年8月28日日 期年 月 日日 期年 月 日第1章 总则一、目的为进一步规范公司公文管理工作，明确公文版式、文件管理、文控部门等事宜，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于XX总部、各下辖板块公司、各子公司、各分线、各部门的公文管理。第2章 发文管理一、发文管理1、XX总部的发文管理归属于总部企业管理部文控中心。2、总部下辖各板块公司、各分线、各子公司、各部门的发文管理，由内部指定文控人员发布。3、总部下辖各板块公司、各分线、各子公司、各部门需将指定的文控人员名单向总部企业管理部报备。二、发文流程1、XX总部的发文，由发文部门拟稿、企业管理部初审、经总部副总经理级以上领导签批后，由企业管理部文控中心指定专人发布。2、总部下辖各板块公司、各分线、各子公司、各部门的发文，由发文部门拟稿、经各板块公司总经理/各分线总监/各子公司负责人/各事业部负责人签批后，由指定的文控人员发布。3、总部下辖各板块公司、各分线、各子公司、各部门内部的所有发文，均需抄报总部企业管理部文控中心存档备查。三、文件会签1、如文件内容涉及其他部门的职能和业务等，则由文件起草部门组织会签，就文件相关事宜进行讨论、协商并签署意见。2、需要会签的文稿，经拟文部门负责人审核后，由拟稿人送相关部门会签。会签部门主要负责人经仔细研阅后及时出具会签意见，并在《文件会签表》（见附件）上签署意见、姓名和时间，并交接给下一个需要会签的部门。3、会签应在半个工作日内完成，如遇会签部门负责人出差或其它特殊情况的，可以先以电子邮件形式出具意见，之后在《文件会签表》上补签。4、会签后的文件，由拟稿人根据会签后达成一致的意见进行整编，按发文流程发布。《文件会签表》作为文件的重要附件存档备查。四、文件发放形式与签收1、文件发放以电子邮件发送为主，邮件系统显示收件时间视为签收时间。2、电子邮件发送的文件（通知、通告、通报、决定、决议、制度等），以PDF形式发送，表格类操作性文件以原形式发送。3、以纸质形式发放的文件，由文控人员负责发放，收文人在《文件签收表》（见附件）上进行签收。五、文件的修订与废止1、当组织机构发生重大变化、原有规章制度不能满足现实管理需要、原有业务流程不适合新的发展形势等情况出现时，应当对文件进行修订或废止。2、文件修订由提出修订意见的部门拟修订稿，填写《文件修订/废止申请表》（见附件），由分管负责人签批，涉及到其他部门的需联合会签后，按发文流程发布，并报总部企业管理部文控中心备案。3、文件废止由申请废止的部门填写《文件修订/废止申请表》，由分管负责人签批，涉及到其他部门的需联合会签后，并报总部企业管理部文控中心备案后予以废止。六、文件保管与销毁1、XX总部的文件保管归属于企业管理部文控中心，由专人负责文件的整理、存档及借阅等工作。2、总部下辖各板块公司、各分线、各子公司、各部门的文件保管，由指定的文控人员负责。密级纸质文件需存放在带锁的文件柜或保险柜中；密级电子文件需加密保存，以防泄密。3、对多余、重复、过时和无保存价值的文件，应定期清理造册，填写《文件销毁及保留申请表》（见附件），报分管负责人审批和核准后，办理销毁。4、销毁密件应当实行二人以上监督销毁的制度，个人不得自销毁密件。销毁工作完毕后，应当对销毁现场进行认真清理。严格禁止将要销毁的文件作为废品出售。七、XX常用公文类型1、决定是指对重要事项或重大行动作出决策或安排，并要求公司各部门和下辖公司贯彻执行的指令性公文。决定适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关部门和人员，变更或者撤销下级部门不适当的决定。2、决议是指公司就重要事项，经会议讨论通过其决策，并要求进行贯彻执行的重要指导性公文。决议适用于会议讨论通过的重大决策事项。3、公告是指公司对内、对外宣布重要事项时使用的公文。适用于公司对内下辖子公司、部门以及向相关外联单位宣布重要事项或变更事项等。4、通知是指向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文。通知适用于需要有关单位周知或执行的事项，以及任免人员等。5、通报是指上级把有关的人和事告知下级的公文。通报主要是表扬好人好事，批评错误和歪风邪气，通报应引以为戒的恶性事故、有警戒意义的事件，传达重要情况以及需要各单位知道的事项。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。6、制度（包括规定、条例等）是公司或职能部门为贯彻某项政策或进行某项管理工作、活动，对特定范围内的工作和事务制订相应措施，要求所属部门和下级单位贯彻执