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浅谈档案数字化管理 　　摘 要：长期以来，档案资料一般用纸质文档存储在档案室里面，查找检索费时，存储空间又大，维护不方便，备份需要大量的人力物力，而且容易出现错误，这对社会经济的发展不利，随着计算机信息技术的发展，档案的数字化已成为必然的趋势。 　　关键词：档案管理；数字化 　　档案是指对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的资料，为了充分发挥档案资源的价值，必须要解决好档案的收集、保存和利用的问题，但长期以来，我们的档案资料固守传统的模式，一般用纸质文档存储在档案室里面，查找检索起来非常费时，存储档案空间又大，维护起来也不方便，对档案的备份也需要大量的人力物力，而且容易出现错误，这对社会经济的发展不利，随着计算机信息技术的发展，档案的数字化已成为必然的趋势。 　　1 档案数字化管理定义 　　档案数字化管理就是把纸质文档通过扫描、录入等方式将信息存储到计算机数据库中，以实现检索快捷方便、同步备份快速简单、存储空间小、维护方便、安全等功效。 档案管理数字化是信息时代的必然要求，建设数字化的档案管理应注重对档案管理软件的选择，一款好的档案管理软件，往往对档案管理工作者完成各项档案管理工作起到事半功倍的效果，它不仅可以提高经济效益，而且还可以大大提高办公效率。 　　2 实现档案数字化管理措施 　　要实现档案数字化管理，最关键的动作就在于需要将纸质的档案，例如各种文字、图表、声像等通过扫描、录入等方式存储到计算机数据库中，而要实现这个动作，一是需要有关硬件，有关硬件即电脑设备、扫描设备、数码相机等；二是需要电脑软件，电脑软件即专门针对档案管理进行开发设计的档案管理软件；三是档案实体和信息化成果和设备的安全；四是加强对档案工作者的培养与培训。首先，彻底改变传统的档案“重藏轻用”局面，使档案人员在工作中充分调动和运用信息资源管理理论和信息技术手段对档案信息资源实施科学，有效地开发利用。其次，加强档案工作者对信息技术应用能力的培训。学习与档案信息化相关的计算机应用基础、数字化技术、网络技术、现代管理、外语知识等，提高档案工作者掌握和运用现代化技术的技能，以适应档案信息化的发展。最后，强化档案工作者训练，加强培训。对档案工作者分层次进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育，同时突出时代应用知识教育，对档案工作者进行市场经济理论、法律等知识系统的教育培训，培养一支具有一定数量和质量的年轻的档案生力军，使他们不仅具有较高的业务素质，而且具有较强的开拓创新意识。 　　3 对档案管理数字化软件要求 　　档案管理数字化软件必须是以公文处理一条龙、各类档案的规范化管理为一体的档案管理软件，该软件可采用Access、Sql sever数据库，分为单机版、C/S网络版两个版本，可稳定运行于主流操作系统，软件应严格参照国家档案管理局《归档文件整理规则》进行开发设计，软件界面友好、功能全面、操作方便，主要包括收文管理、行文管理、合同管理、档案管理、查询管理、用户管理、系统维护、操作帮助等模块，涵盖日常工作的方方面面，并且应有档案自动采集、登记簿连续打印等功能。 　　笔者认为档案管理软件应具有8大特点： 　　1、以国家档案局最新发布的《归档文件整理规则》为标准设计，专业性强，权威性高，操作方便易上手，成功应用于很多行业。 　　2、主要包括收文管理、行文管理、合同管理、档案管理、查询管理、用户管理、系统维护、操作帮助模块，涵盖资料登记、立卷归档、检索借阅、档案移交等各项日常工作，并使工作处理流程规范化，从而大大提高工作效率。 　　3、支持保存各种格式的电子文件，如word、excel、扫描文件等，同时也支持保存电子路径，可直接打开目标文件夹、文件或网页。 　　4、根据录入档案资料的不同，可自定义档案模板。 　　5、可利用日常录入的数据对档案内容进行自动采集，方便省心。 　　6、内置完备的打印格式并可对打印格式自定义，支持连续打印登记簿，类似银行打印存折，使每页最终打印为满页。 　　7、可以设置多个用户，并且根据工作需要为每个用户设置不同权限，提高了系统数据的保密性和安全性，满足了各类档案的管理和控制需求。 　　8、可以通过局域网或广域网上的其它计算机进行数据的登记、检索，并可授权相关用户直接打开登记的电子文档。 　　4 档案实体的安全管理 　　1、档案部门要对拟数字化的档案进行涉密性、完整性、有序性及档案实体与目录的一致性检查。涉密档案要予以筛除，档案实体破损、残缺的要进行登记与处理，档案实体与文件目录不对应的要进行必要的记录或标示。 　　2、档案部门人员应按照工作计划分批调档，并与数字化服务机构的档案接收人员进行清点、核对，双方确认准确无误后填写档案交接清单一式两份，注明交接档案的内容、数量、状