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ARP国际合作系统来访邀请功能使用说明 APR系统来访邀请整体改造包括对填报页面、审批流程以及功能菜单等已有功能的完善和新增功能开发。 一、来访邀请填报页面 路径：国际合作—来访交流—来访邀请/顺访—新 建 1.填报内容重点说明 （1）对于团组基本信息，填报说明如下： 字段：该团组是否需要申请《被授权单位邀请函》（以 下简称《邀请函》）： 如果该团组有1位及1位人上的人员申请《邀请函》，选择“是”； 如果该团组所有人员均不需申请《邀请函》，选择“否”。 （2）对于团组人员信息，填报说明如下： 字段：国籍 如果人员国籍为“印度”，则需填写“是否去西藏”； 如果人员国籍为“巴基斯坦、斯里兰卡、伊朗、伊拉克、阿富汗、尼日利亚、刚果金、加纳、马里、塔吉克斯坦、乌兹别克斯坦、哈萨克斯坦、吉尔吉斯斯坦、孟加拉、挪威”等15个国家，则该人员的国籍必须与团组信息中“来访团组所属国别”的国家一致。 字段：该人员是否需要申请邀请函 如果团组基本信息中的字段“该团组是否需要申请《被授权单位邀请函》”选择“是”，则该字段需要进行填写； 如果团组基本信息中的字段“该团组是否需要申请《被授权单位邀请函》”选择“否”，则该字段默认为“否”，并且不可修改。 2.审批流程 来访邀请申请的审批流程需上报至院级系统： 申请人填报—课题负责人审核—国际合作主管审核—合作主管部门审核—主管所领导审核—国际合作主管报院 特别说明:在“国际合作主管报院”环节需生成“来访邀请申请表”后再进行上报院操作，否则将不能正常打印《邀请函》文件。 二、《被授权单位邀请函》打印 1、《邀请函》打印 路径：国际合作—来访交流—来访邀请/顺访--邀 请函打印 国际合作主管/文书管理员能够查询到院级审批通过的所有数据，业务人员通过查询条件筛选需要打印的数据，选中并点击“邀请函打印”按钮，可以打印加盖国际合作电子公章的《被授权单位邀请函》，具体操作方法（如图2.1所示）。 图2.1邀请函打印 打印说明： （1）成功打印文件所具备的条件 客户端安装电子公章软件（Reader3.2.1）； 客户端插上本所的电子公章(KEY). （2）打印份数 默认打印一份。 如果团组中有多个《被授权单位邀请函》的情况，点击打 印可全部打出。 2、邮件提醒 院级审批通过并将盖章后可打印的《邀请函》发送回研究所时，系统自动给研究所“电子章管理员(ics_gzzy)”角色下的所有人员发送邮件提醒。 电子章管理员在系统中填写邮箱地址后即可收到邮件提醒，邮箱地址填写路径为“个人设置—用户信息”（如图2.2所示）。 图2.2邮件提醒配置 三、来访邀请办结 路径：国际合作—来访交流—来访邀请/顺访--待办结 院级审批通过的数据需由国际合作主管办结。办结前应填写“签证签发日期”、“签证有效期至”，点击“办结”按钮后，这两个字段的填写内容将被同步到院级系统。 四、复制数据 路径：国际合作—来访交流—来访邀请/顺访--复制数 据 填报人能够查询到本人账号下创建并提交的所有数据，通过查询条件筛选出需要复制的数据，选中并点击“复制数据”按钮，可将关键信息进行复制（如图4.1所示）。 图4.1数据复制 复制后的数据将生成新的项目编号。根据业务需求，有一些字段没有进行复制，需填写人重新填写（如图4.2所示）。 图4.2数据复制后的内容 五、审批重启 路径：国际合作—来访交流—来访邀请/顺访--流 程重启 国际合作主管能够查询到本所院级审批通过的所有数据，通过查询条件筛选需要复制的数据，选中并点击“流程重启”按钮，可将院级审批通过的数据重新启动至填报该数据账号下的“申请人填报”环节的待处理中继续进行审批，该数据的项目编号不变（如图5.1所示）。 图5.1审批重启 使用该功能应同时满足以下三个条件： 需要重启的来访邀请数据已经提交到院级系统并通过院级系统的审批； 需要重启的来访邀请数据的《被授权单位邀请函》信息有误，需要修改； 确保重启后的来访邀请数据将被重新提交至院级系统。 六、驻外使馆联系方式 路径：国际合作—来访交流—来访邀请/顺访--驻 外使馆联系方式 为国际合作主管、合作主管部门负责人提供查询驻外使馆联系方式功能（如图6.1所示）。 图6.1驻外使馆联系方式