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电子邮件礼仪 发送专业的、有用的邮件 Content 01 02 03 04 邮件的作用 邮件的困扰 邮件的格式 邮件的回复 目录 邮件的作用 2 邮件的困扰 3 你在工作中 每天接收多少邮件？ 有多少是工作邮件？ 有多少是无用邮件？ “在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间” 收件人 正文内容 01 主题 附件 02 04 05 称呼、问候语 签名、落款 03 06 邮件的格式 03 – 06 为邮件主体 员工 业务经理、部门经理、人事经理、人事专员 员工 业务经理 部门经理、人事经理、人事专员 员工 业务经理 业务经理 业务经理 业务经理 主送 主送 抄送 收件人 收件人（To）: 直接收信人, 要求收信人回复确认、归档保存或有直接关系、直接负责的人。 抄送（Cc）： 间接收信人， 供参考、了解即可、可提意见或间接关系、间接责任的人。 收件人 收件人选事例： 收件人（抄送）排列基本礼仪： 邮件主题 收件人 抄送 会议通知 必需参加人 可以参加 会议记录 已经参加人 需要参加但没有参加的人 相关领导 申请 直接审批人 无 活动通知 活动成员 活动成员的领导 客户在前 其他在部门在前 优先 收件人 邮件的标题是邮件标记，能够第一时间告诉收件人邮件大致内容、邮件的性质、邮件的重要性。所以标题不能空白。 1 标题要简明扼要，对外可以标记公司“博彦科技关于……”，但不太长，标题出“……”才能显示完整。 2 标题要尽量可以反映邮件内容、邮件的目的。一封只能有一个主题。 3 主题 要适当用使用相关符号（如“* ！”等）来突出标题，引起收件人注意，不要随便使用“紧急”之类。 4 以下邮件问题？ 主体 邮件格式，基本上与书信格式相似。只是因为电子邮件的软件在设置上因有所不同。 称呼 正文 问侯语 祝颂语 署名（日期）/签名 主体 1 无论发给谁如要有称呼 无论你与收件人的关系如何，邮件的开头要称呼收件人，这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的。 2 使用适当的称谓 多人收件使用统称，如：各位、各部门、hi all（一般企业内部、不是十分正式情况可以使用）； 如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“XX经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“XX先生”、“XX小姐”称呼（可别搞错性别）。 中商务礼仪中，不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。 对外商务礼仪里，称呼全名是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟一样。 3 内部沟通不在乎格式 如果公司屏蔽了聊天工具，email取代成为了即时聊天工具就不用在乎格式了。 称呼、问候语 Email其实就是应用文写作一种载体，所以书写时可参考以前学过的相关应用文写作。 正文要尽量在邮件写完，包括表格或文档也要尽可能放到正文中（哪怕是图片也行），要避免对方打开邮件后还要打开附件的时间。 简明扼要，行文通顺 能够按1、2、3……列条理说明的就不长篇大论。 正文要段落分明，不一篇文章一段到底，让人看了眼累。 对于正文段落格式是否要首先缩进2格，就看各人习惯。只是段落分明、条理清晰就好。 条理清析、段落分明 对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，会显得更加明子。 图形?表格?文字 图表给合 正文 根据自己与收件人的关系程度、业务层级，选择恰当的口吻语气。 端正态度、尊重对方，对事不对人，不进行人身攻击，因为发邮件时根本不知道对方的表现，邮件一出无法收回。 多使用“请”、“谢谢” 之类的敬词。 态度委婉，语气和协 中文用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或 Arial 字型；字号用五号或10号字即可。 对于要需要加强的内容，可以使用彩色加粗字体或下画线字，但不能使用红色字体（红色字是不礼貌，而且书信中有绝交之意） 合适字体字号、 着重提示重要信息 在一些误乐性的邮件中使用表情（ ）或网络用语（确认啊，亲），出一定的轻松气氛，但在商务信函里面最好要慎用，这样会显得比较随意、轻浮、不严谨，会让客户感觉不安。 不使用怪异符号 正文 发送前多检查，一次成功 发送前多检查，邮件是否把相关信息全部说清楚，说准确；行文是否通顺，拼写是否有错误。 不要过两分钟之后再发一封“补充”、“请以此为准”、“更正”之类的邮件，这会让人很反感。 多检查 16 必要时放发附件，能不发附件尽量不发。 邮件带有附件，应在正文里面提示查看附件； 附件文件应按相关包括的内容来命名；如果用附件1、2、3来命名，应在正文罗列相应名称； 附件数目不宜超过4个，数目较多分类压缩； 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用； 如果附件不宜过大（我们公司不能超过8MB），过大