文书处理规范与制作.ppt

1 公文製作－公文的意義 公文程式條例第1條規定： 稱公文者，謂處理公務之文書；其程式，除法律別有規定外，依本條例之規定辦理。 公文製作－公文類別 公文程式條例第2條：令、呈、咨、函、公告、其他公文 其他公文如書函、開會通知、公務電話紀錄、手令或手諭、簽、報告、箋函或便箋、證書或執照等 公文製作－製作要領 簡（文句少而意義足） 淺（不用奇字、奧義、僻典） 明（不為隱語、誇張、諷刺） 確（所述時間、數字，皆精確真實） 正確、清晰、簡明、迅速、整潔、一致、完整 公文製作－製作要領(續) 主旨：函囑就「○○○ 政府所屬工程機關員工工程效 　　　　率獎金發給要點」 （草案）表示意見一案，檢 　　　　送本會意見表（詳附件），復請　查照。 　　　　　　　　　　　　　 主旨：檢送本會對「○○○ 政府所屬工程機關員工工 　 　　　程效率獎金發給要點」 （草案）意見表1份， 　　　　復請　查照。 公文製作－公文的結構 主旨：全文精要說明目的與期望；力求具體扼要。 說明：敘述事實來源經過或理由，勿重複期望語，如「請核示」、「請查照」等；只摘述來文要點。 辦法：提出具體要求或處理意見，勿重複期望語；視內容改稱「建議」、「請求」、「擬辦」或「核示事項」。 公文製作－公文用語 期望及目的用語： 對上級機關用：請　鑒核、請　鑒察、請　核示、請　核轉、請　核備、請　備查、請　釋示、復請　鑒核。 對平行機關用：請　查照、請　查照辦理、請　查照惠復、請　查照轉告、請　同意惠復、請　查明惠復。 對下級機關用：請查照、請 查照轉知、請 照辦、請 查照並轉行照辦、請 辦理見復、請 轉行照辦、請 切實照辦。 公文製作－公文用語 稱謂用語： 有隸屬關係：下對上稱「鈞」；上對下稱「貴」；自稱「本」。 無隸屬關係：下對上稱「大」；上對下稱「貴」；自稱「本」。 對機關首長：「鈞長」。 機關對人民：「台端」。 行文數機關或單位：於文內同時提及，通稱「貴機關」。 公文製作－公文用語 准駁語： 應予照准、准予照辦、准予備查：上級機關對下級機關或首長表示同意時用。 未便照准、礙難照准、應無庸議、應從緩議、應予不准、應予駁回、所請不准：上級機關對下級機關或首長表示不同意時用。 敬表同意、同意照辦：對平行機關表示同意時用。 歉難同意、礙難同意、無法照辦、未便照辦：對平行機關表示不同意時用。 應予檢討、應切實檢討、應切實檢討改進：對下級機關斥責時用。 公文製作－公文用語 經辦語 遵即、遵經：對上級機關或首長用。 茲經、業經、經已、均經、復經、並經、嗣經、迭經、前經：普通用。 公文製作－公文用語 引述語： ＊奉或依：引敘上級機關或首長公文時用。 ＊據：引敘下級機關、首長、屬員或民眾公文時用。 ＊復．．．（來文機關發文年月日字號及文別）函：復文時用。 ＊依（依據）．．．（來文機關發文年月日字號及文別或有關法令）辦理：告知辦理的依據時用。 ＊．．．（發文年月日字號及文別）諒蒙（鈞察）：對上級機關發文後，又去函續事時用。 ＊．．．（發文年月日字號及文別）諒達：對平行發文後又去函續事時用。 ＊．．．（發文年月日字號及文別）計達：對下級機關發文後，又去函續事時用。 公文製作－公文用語 經辦語、引述語範例： 業經：本院南部聯合服務中心建請本院協調未派駐於　　　中心之機關派員進駐一案，業經副秘書長於○年○月○日邀集○○部等相關機關會商竣事。 並經：鑒於行政院會通過「健康食品管理法」修正草　　　案，明確定義健康食品為具有保健功效，而予標示或廣告的食品，並經中央主管機關公告者。 奉：奉　示通函本院所屬各機關重申員工上下班交通　　費應確實按實際上班天數及路程核發。謹遵示擬具函稿如附。陳請　核判 公文製作－公文用語 遵經、並經 一、本院研考會前簽「事務管理工作的主管機關之研究」 　　一案，奉　院長批示：「為推行各部會事務管理之改 　　進措施，設立『行政院事務管理改進小組 』請○秘 　　書長兼召集人，各部會副首長兼任委員，每半年開會 　　1次，提出改進建議，研擬共同性之改進措施」。 二、遵經研擬「行政院事務管理改進小組設置要點（草 　　案）」，並經於○月○日邀請○ ○ ○等集會商討修 　　正竣事如附件。 公文製作－公文用語 抄送語（有副本或抄件時用之） ＊抄陳：對上級機關或首長用。 ＊抄送：對平行機關、單位或人員用。 ＊抄發：對下級機關或人員用。 附件語（有附件時用） ＊附、附送、檢附、檢送：對平行及下級機關或人員用。 ＊附陳、檢陳：對上級機關或首長用。 公文製作－正確用字 侵占；竊佔；占有；佔領 消弭；弭平戰亂；彌平預算 部分；不法分子；身分；處分 防範；防患未然 聯繫；連絡 掩埋；淹沒 亟需；必須 偵查；檢察 擁擠；壅塞 凸顯；突出 公文製作－正確用字（續） 反映意見；生理反應 型塑