OFFICE综合应用第2讲_邮件信函合并.ppt

《大学计算机二》 第2讲 邮件信函合并 本次课程主要内容 1、邮件信函简介 2、制作信函和信封 3、制作标签（目录） 4、常用域的使用 案例1：生日请柬 学生李小明将要过生日，想发请柬给同学们，那她应该如何完成呢？ 请柬内容如下（1） 亲爱的***同学： 我热情的邀请您参加我的生日Party，时间是2011年4月1日，地点：豪食汇三楼。请您参加！！！ 您的同学：李小明 （2）同学名单：张三、李四、王五、赵六、田七 案例2： 名片 2.1 邮件合并简介 1、邮件合并概念： 邮件合并是将一个文档中的信息插入到另外一个文件中，将可变的数据源和一个标准文档相结合。 3、邮件合并的组成部分： （1）一个主文档：包括要重复出现的信息。 （2）一个数据源：用来提供替换的数据。 数据源类型：电子表格、数据库或文本文件 （3）合并域：用于指示 Word 在何处插入数据源中的数据。 在邮件合并中，主文档，数据源和合并域，就是三个基本要素。 2.1 邮件合并简介 4、邮件合并四步骤： （1）打开或创建主文档； （2）创建或打开数据源； （3）在主文档所需的位置插入合并域名字； （4）执行合并操作。 2.2 案例： 批量制作通知书和信封 　　每年的招生结束后，学校招生办的老师都要给录取的新生寄发录取通知书。招生办的老师想在一天之内把600多位同学的通知书打印出来，装在信封中，并寄发出去。招生办老师在那里奋战了三个多小时，只做出了2百多封。招办老师很着急，有什么快速的方法来解决这个问题呢？ 方法1：采用向导制作通知书 1、创建一个新的文档： 步骤：“工具”菜单→“信函与邮件”命令→“邮件合并”命令 2、制作信封主文档 向导第一步：选择文档类型 步骤：“邮件合并”任务窗格→选择文档类型→“信函”选项→“下一步：正在启动文档” 2、制作信封主文档 向导第二步：选择开始文档 步骤：“邮件合并”任务窗格→选择开始文档→“使用当前文档”选项→在本文档中输入主文档中的信息并保存→“下一步：选取收件人” 3、加载数据源 步骤：选取收件人→使用现有列表→浏览→在弹出的对话框中选择数据源 方法2：利用工具栏合并文档 1、新建空白文档→调出邮件工具栏→单击 “设置文档类型”钮→“主文档类型”对话框→选择“信函”→“确定”钮 2、单击邮件工具栏上 “打开数据源”钮→在“选取数据源”对话框中选取数据源→“确定”钮 3、光标定位在主文档中插入域的位置上→单击邮件工具栏上 “插入域”钮 4、查看合并记录： 单击邮件工具栏上 “查看合并记录”钮 2.3 制作信封或标签 信封和标签是用户在进行邮件合并时最常用的两种主文档格式，包括一些寄信人的地址、收集人的邮编、地址、姓名等。 方法：采用向导制作信封 1、创建一个新的文档： 步骤：“工具”菜单→“信函与邮件”命令→“邮件合并”命令 2、向导第一步：选择文档类型 步骤：“邮件合并”任务窗格→选择文档类型→“信封”选项→“下一步：正在启动文档” 3、向导第二步： （1）选择开始文档 步骤：“邮件合并”任务窗格→选择开始→“更改文档版式”选项→“信封选项” 3、向导第二步： （2）信封选项设置 步骤：“信封尺寸”：普通1→寄信人地址“字体”钮→设置字体→“确定”钮 →“信封选项”选项对话框“确定”钮 （3）信封样式设置 （4）保存信封 创建数据源 6. 合并文档 (1)预览信封： (2)完成合并 3、打印合并文档：合并区域单击“打印”选项→“合并到打印机”对话框→选取打印记录→“确定”钮 4、合并到新文档：合并区域单击“编辑个人信封”选项→“合并到新文档”对话框→选取打印记录→“确定”钮 方法：制作标签 标签则用来粘贴在信封、明信片、包裹等邮件的表面。 操作步骤： 1、“工具”菜单→“信函与邮件”命令→“邮件合并”命令 2、“信封与标签”对话框： “标签”选项卡→“选项”钮 3、“标签选项”： 选择“产品编号” →“确定”钮 4、 “信封与标签”对话框： “地址”文本框中输入标签内容 →“打印”区域：全页为相同标签 5、“信封与标签”对话框： “新建文档”钮 域是文档中可能发生变化的数据或邮件合并文档中套用信函、标签的占位符。它是一种特殊的代码，用于指示Word 在文档中插入某些特定的内容或自动完成某些复杂的功能。 域包括域代码和域结果两部分。 域代码是代表域的符号，域结果是利用域代码进行一定的替换计算得到的结果。 域有些类似于Excel 中的公式，具体来说，