Office日常工作培训v2.pptVIP

Office日常工作培训 江苏先声财务部 提 纲 一、Excel操作 －Excel中的快捷方式 －单元格自定义设置 －数据有效性设置 －数据分列 －数据运算 －工作表保护 －数据透视表 －表格的美化 提 纲 二、PPT操作 －快捷方式 －基本操作 －设计母板 －超链接使用 －自定义动画 一、Excel操作——快捷方式 1、如何快速的将数据移动、换位？ 方法：将需要移动的数据选中，同时按住“shift”，可随 意移动 2、对于数据行数或列数很多的表格，如何用最快的速度查询到最后单元格、最下单元格、最前单元格及最上单元格？ 方法：将光标选在某一单元格上，双击其四边的横线。 01数据管理.xls 一、Excel操作——快捷方式 3、如何快速选中整张表格的数据？ 方法一：当该表无标题或其他信息时，可将单元格定在 表格任意区域中，按“crtl+A” 方法二：当该表中有标题或其他信息时，可按住“shift”， 同时参照快捷方式2双击单元格四边 4、如何将已合并的单元格拆分后，快速的填充剩余单元格？ 方法：①将该列数据取消合并；②按“F5”出现“定位”，选 择“空值”；③在活动单元格中输入“=上格”后回车； ④按住“ctrl+D” 一、Excel操作——快捷方式 5、如何快速找到excel表中的最后一个单元格？ 方法:选择任意单元格，按住“ctrl”+ 上下左右光标 6、绝对引用时，如何快速的为字母或数字加“$”？ 方法：将光标点在字母和数字中间， 按“F4”第一次—字母和数字前均加“$” 按“F4”第二次—字母前“$”取消，仅保留数字前的“$” 按“F4”第三次—字母前“$”保留，数字前的“$”取消 按“F4”第四次—“$”完全消失 一、Excel操作——单元格自定义设置 1、如何为某一列前缀相同的数列设置前缀？ 方法：选中某一单元格，选择格式中的“单元格”→自定义 →在类型框里输入：“ABC”# 注意：①如果是文本格式将#替换成＠ ②必须输入英文状态下的引号、逗号、等于号 2、输入的数字位数不足时，如何以0补充？ 方法：假设该单元格数值共有6位，选择格式中的“单元格” →自定义→在类型框里输入：“000000” 一、Excel操作——单元格自定义设置 3、如何将单元格中的数字显示成百万数字？ 方法：①选择格式中的“单元格”→数值→使用千位分隔符 ②自定义→“#,,”(如果加小数点-“#,,.00”) 注意：该方法仅改变数字的显示形式，并不改变其本身 4、如何将元变成万元？ 方法：在任意空格中输入10000，将其复制，选中变成万元 的数据区域，“选择性粘贴” →选中“运算”中的“除” 注意：该方法同样适用于数据之间的相加、相减、相乘 一、Excel操作——单元格自定义设置 5、如何将单元格设置成：输入0显示×，输入除0以外的数字显示√？ 方法：选择格式中的“单元格”→自定义→在类型框里输入： √;√;× 一、Excel操作——数据有效性设置 1、如何限制单元格中输入的数字仅能为整数？ 方法：将设置的单元格选中，选择“数据” →“有效性”→“允 许整数”，将数据设为“大于或等于0”，点击“确定” 注意：在对数据进行有效性设置时，应增加人性化的输入 提醒、出错警告信息 2、如何限制单元格中仅能输入某一区间段的数值，如仅能输入18~60的数据？ 方法：选择“数据” →“有效性”→“允许自定义”，在公式中输 入“=and（单元格=18,单元格=60)” 一、Excel操作——数据有效性设置 3、如何限制在单元格中只能输入正确的15或18位身份证号码 ？ 方法：选择“数据”→“有效性”→“允许自定义”，在公式中输 入“=or(len(A1)=15,len(A1)=18) ” 4、如何限制单元格数据上下不能重复输入？ 方法：选择“数据”→“有效性”→“允许自定义”，在公式中输 入“=COUNTIF($G$3:$G$10,G3)=1 ” 5、如何限制在单元格中不能有空格 ？ 方法：选择“数据”→“有效性”→“允许自定义”，在公式中输 入“=ISERROR(FIND(“ ”,单元格))” 一、Excel操作——数据有效性设置 6、如何为单元格设置序列供选择？ 一级序列设置： 方法一：选择项较少时—在某一列中输入供选择的内容， 选中需设置的单元格，选择“数据”→“有效性