WORD排版操作手册.docVIP

第一章 WORD和SEP Writer的安装 SEP Writer是由北京书生国际信息技术有限公司开发的文件格式转换工具。使用文字处理系统可以通过SEP Writer生成书生版式文件。SEP Writer通过标准的GDI接口进行控制，在客户的应用程序（如Windows下的文字处理系统Word、WPS等）中调用打印命令，以“打印”文件的方式创建书生版式文件。对于使用Word等软件来进行排版的用户，需要安装书生公司提供的文档转换工具SEP Writer来生成版式文件。 Word版本不做限制（word2000以上即可），安装过程省略。 SEP Writer安装步骤如下： (1) 将安装光盘放入光驱； (2) 双击“我的电脑－光盘驱动器－SEP Writer －Setup.exe”，出现SEP Writer的安装向导，如图1－1： 图1－1 欢迎界面 单击“下一步”按钮，系统弹出“许可证协议”对话框，如图1－2： 图1－2　许可证协议 系统弹出“客户信息”对话框，输入相应用户信息，复选框按照默认设置即可，单击“是”按钮，如图1－3： 图1－3　客户信息 单击“下一步”按钮，系统将进入文件复制的过程，最后系统弹出安装完成对话框，如图1－4： 图1－4　安装完成 单击“完成”按钮，SEP Writer安装完成。 安装完成后： a）在“控制面板”中出现新的打印机――“SureSense SEP Writer”，可从“控制面版”的“打印机”项中看到（最好不设置成默认打印机），如图1－5： 图1－5　打印机项 b）在C盘根目录下自动生成“公章定位图片”，并在该目录中存放四张公章定位图片，用于排版时定义公章位置的，不能删除。 第二章 Word公文排版 使用书生公文传输系统进行盖章就是对Word转换生成的版式文件（*.SEP）进行盖章加密的过程，下面我们介绍版式文件（*.SEP）的制作方法。 2.1公文制作版式规范 行政公文是任何一个国家行使行政管理和监督职能不可缺少的重要工具之一，是上情下达、下情上报的一种基本工作手段。在新世纪的开端，长期在我国公文格式中处于主导地位的16开型纸将成为历史，以国际标准A4型作为公文用纸的新式公文样式将替代16开型，成为未来我国行政公文采用的基准纸型。这是我国行政机关公文格式的一项重大变革，它标志着与我国行政机关公文制作相关的技术装备以及办公自动化水平已经与国际接轨。为了适应这一具有划时代意义的变革，同时规范行政机关的公文格式，由国务院办公厅秘书局和国家质量监督局所属中国标准研究中心共同修订完成的GB/T9704—1999《国家行政机关公文格式》国家标准已由国家质量技术监督局正式发布，并已于2000年1月1日起实施。该标准的发布、实施对于我国行政机关公文的印制，实现公文格式的统一，提高公文的制作水平和质量具有非常重要的意义。本章节只对制作公文的基本版式要求进行说明。 2.1.1 正文版心的设置 版心字号 三号 版心字体 仿宋 每页 22 行 每行 28 字 行距 *7/8 以上参数说明版心设置以三号字为单位，每页22行，每行28个字，行与行之间的距离为7/8。 2.1.2 正文页码的设置 页码字号 四号 页码字体 白正 页码两边修饰 — 页码与正文距离 *7/8 页码为切口位置 右左 以上参数说明页码以四号字为单位，字体为白正体，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条四号一字线；页码和正文之间的距离为7/8；单页码右空1字，双页码左空一字。 2.1.3 秘密等级和保密期限 如需标识秘密等级，用三号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空一字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用三号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。 2.1.4 紧急程度 如需标识紧急程度，用三号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。 2.1.5 发文机关标识 由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。 发文机关标识推荐使用小标宋字体，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，一般应小于22mm×15mm（高×宽）。 联合发文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合发文机关过多，必须保证公文首页显示正文。 2.1.6发文字号 发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文标识下空2行，用三号仿宋字体，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识。年份应标全称，用六角括号“〔 〕”括入