Outlook邮件的自动分拣.docVIP

office outlook 2007 邮件分类设置------------------------------------------------------------ 常见的E－mail软件没有分拣功能，来自不同信箱的邮件统统放入“收件箱”。如果能根据信箱账号等信息，把邮件分类放入不同文件夹，将有助于大量邮件的管理。最新的Outlook提供了按规则自动分拣邮件的功能： ? 一、建立文件夹 ? 用鼠标右键单击Outlook中的“本地文件夹”，在快捷菜单中选“新文件夹”。在“新文件夹”对话框中填入新文件夹名称（如“北京263”），单击“确定”，一个新文件夹就出现在“本地文件夹”下。 ? 二、建立分拣规则 ? 单击“工具”、“邮件规则”子菜单下的“邮件”命令，在“邮件规则”对话框中单击“新建”按钮，打开“新建邮件规则”对话框。 ? 其中的“选择规则条件”用来建立分拣条件，如按信箱分拣，可选“若邮件来自指定的账户”。当然，你可以复选多个项目，建立比较复杂的分拣条件。 ? 接着“选择规则操作”，对分拣来说一般选“移动到指定的文件夹”或“将它复制到指定的文件夹”。 ? 此后“规则说明”中就出现了带下划线的链接（本例为两个“指定的”），单击这些链接就会打开对话框，让你选择或输入对规则的说明。对本例来说，单击第一个“指定的”，会打开“选择账号”对话框，让你选择Outlook中已有的信箱账号。单击第二个“指定的”，会打开 “移动”或“复制”对话框，让你选择邮件收到后“移动”或“复制”目的文件。完成后在“规则名称”下输入你给这一规则命的名（也可采用默认名），最后单击“确定”。一个新的规则名就加入到“邮件规则”对话框，将其选中后单击“马上应用”按钮。就会弹出“开始应用规则”对话框，告知规则描述。以后下载邮件，Outlook即可按上述规则分拣邮件。 ? 三、说明 ? 分拣条件可对不同的信箱、文件夹等建立多个。而且规则一经建立就可以在接收邮件时起作用，不需要再启动运行。建好的规则还可以按上面介绍的方法，打开“邮件规则”对话框，单击“修改”进行变更，单击“删除”将其从系统中去掉。 新建电子邮件文件夹 随着时间的推移，收件箱里的邮件会越来越多，虽然可以用查找功能来整理这些邮件，但每次都这样做依然很麻烦。建议大家建立新的文件夹来存放同类的邮件。比如你可以将好朋友发来的邮件全都存放在名为“朋友的来信”的文件夹中，这样，你就可以很快从自定义的文件夹中找到这一类邮件了。 执行【文件】→【新建】→【文件夹】命令，打开“新建文件夹”对话框，输入新文件夹的名称，并指定新文件夹要放在哪里。 建立好自己定义的文件夹后，我就可以将邮件分类保存了。 打开收件箱，先选择邮件，然后按住鼠标左键不放并拖曳至相应的文件夹图标上，释放鼠标即可。 6. 实现邮件的自动分拣 现实生活中寄出的信件，是经过邮局的拣信和分信处理，才投递到我们的信箱中。Outlook也提供了“自动分拣邮件”的功能，它可以帮助我们执行邮件的分类。 执行【工具】→【组织】命令，打开“组织”窗口。 接下来你就可以在“组织”窗口中设置分拣邮件的规则了。 单击【规则和通知】按钮，或直接执行【工具】→【规则和通知】命令，可以创建更复杂的电子邮件自动分拣规则。 你可以直接选择某一种规则向导，通过模板快速创建分拣规则，也可以直接由空白规则开始进行创建。 例如在此我们选择“将某人发来的邮件移至文件夹”这一模板，指定将发件人为“老陈”的邮件转移到名为“老陈”的文件夹中。 最后，你可以选择“立即对已在‘收件箱’中的邮件运行此规则”一项，对收件箱中的曾经收到的所有邮件运行此规则进行分拣。 最后要说明的是，Outlook允许我们设置多条分拣邮件的规则，这些规则都列在“规则和通知”对话框中的列表里，优先级由上到下依次排列。我们可以对某条规则的内容进行修改，只要点击选中这条规则，然后单击【更改规则】按钮即可。 今天先写到这儿，下次我们接着聊有关Outlook联系人的管理方法和操作技巧~~