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潍坊学院2016级新生学籍建档的通知 教务处[2016] 号 2016级新生复查工作已经结束，根据国家教育部《普通高等学校学生管理规定》和《潍坊学院学分制学籍管理办法》中的有关规定，2016级新生学籍建档工作即将开始，现将有关事项通知如下： 一、2016级新生学籍建档工作由学生所在书院(学院)指派专人全面负责。 二、2016级新生学籍档案的组成： （一）纸质档案： 1、2016级学生纸质学籍档案一式两份，照片要用同底版免冠近期黑白证件照片（请用质量较好的胶水贴照片，勿用双面胶）。 2、纸质档案的建立请参照《潍坊学院关于规范学生学籍和成绩档案管理的办法》(见附件)中有关要求进行。 3、纸质档案填报完毕后，各学院应组织人员进行复查，对于复查不合格者应予以重新填报。 （二）综合教务管理系统中的电子档案： 1、电子档案中相关内容已由教务处根据录取信息并经学生本人签字确定。这些信息不允许修改，如有异议，请与教务处联系。学生需要将本人的一些其它信息，包括学习简历、家庭成员等信息补充完整。 2、电子档案建立方法见附件。 3、学生在填报电子档案的同时，请注意查询一下个人的其它信息，这些信息是不允许个人修改的，如有错误，请参照教务处[2013]87号《关于对教务管理系统中学生信息数据进行维护更正的通知》(见附件)的相关要求进行办理（注意老生有关数据问题处理参照此通知同时进行）。 三、需要注意的问题： 1、学籍建档应先组织学生建立纸质档案，纸质档案建立完成后，再进行电子档案的填报工作，学生的电子档案和纸质档案内容必须要完全一致。 2、各书院(学院)要指定专人负责档案的建立和审核工作，确保在规定的时间内按时完成。 3、学籍表填表时间统一规定为：2016年11月2日。 学生报到（入学）时间：普通类本专学生为2016年9月10日 专升本学生为2016年8月28日 4、本次学籍建档自2016年11月1日开始，至2016年11月21日结束（纸质档案完成时间11月1日至11月8日，电子档案系统开放时间11月9日—11月21日）。到时我校综合教务管理系统将自动关闭，请各书院(学院)在截止日之前完成所有档案的建立与审核工作。 5、各书院（学院）在做好学籍建档的同时，也要做好学籍档案的保管、移交和维护工作，按时对学籍异动等信息进行学籍档案的登记，以确保学籍档案的完整和真实。 6、请有关学院（书院）到学籍科（书院）领取学籍表等材料。 四、学籍档案是我校学生在大学学习期间唯一的档案证明资料，对学生今后的学习和工作将产生重要影响，望各学院一定要严肃认真的对待。特别是在档案核查这一环节。各学院有关人员在总结以往建立纸质档案和电子档案工作经验的基础上，加强对档案的建档管理工作，采取积极有效的措施，保证整个建档工作的顺利进行。 附件1：2016级新生电子建档操作步骤（学生用户） 附件2：学籍建档友情提示 附件3：潍坊学院关于规范学生学籍和成绩档案管理的办法 附件4：关于对教务管理系统中学生信息数据进行维护更正的通知 教务处 2016年10月 31日 附件1： 2016级新生电子建档操作步骤（学生用户）（11月9日—11月21日开放系统） 学生通过前台（教务处网站）登陆“教务管理系统”，录入“家庭成员信息”、“学习简历信息”、籍贯、家庭地址、住宅电话、个人联系电话、E-Mail、健康状况、邮政编码等字段。 （一）录入“个人信息”信息 1.登录教务处网站，点击“新教务管理系统”的相关站点,打开登陆页面，输入用户名和密码，然后在菜单中选择登陆身份：“学生”，如果登录不了，请关闭拦截工具，让其暂停拦截。 2.登录成功后，点击“信息维护”菜单。点击“个人信息”按钮，即可在打开的窗口中录入主要家庭成员等信息。凡是显示蓝色的项目均可录入. 3.录入完毕后，通过窗口下方的“提交”按钮，保存输入的信息。 （二）录入“工作简历信息”（从“小学”开始，至“潍坊学院”结束） 1、点击“信息维护”栏中的“工作简历”按钮，就可以打开“工作简历维护”窗口，录入一条信息后,点击“增加”按钮，就可以加入一条学习简历，然后再录入下一条学习简历,每一条信息(包括最后一条)录入完毕后均需要点击”增加”按钮,方可保存。 2、录入完成后，如果要修改，请点击修改记录后的“编辑”按钮，修改完后请点击当前记录的“更新”按钮，方可完成修改。 3、工作简历中“起讫年月”的输入格为“yyyy.mm-yyyy.mm”.如：”1998.06-2000.05”.  附件2：建档友情提示： 1、照片切忌用大头照或其它的非证件照片，也不要用