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如何提升工作效率 提 綱 效率是什麼 思維習慣的改變 良好工作習慣的養成 正確的行事優先順序 工作時段.工作性質分配法則 管理好你的E-mail 處理好情緒低潮 提升效率最終是追求效能 效率是什麼 把事情很快地做完,叫做效率 思考 : 什麼情形下,你是最富效率的 提升效率—思維習慣的改變 自我管理--自我管理即是養成良好習慣 Reaction消極回應 vs Proaction 積極掌握 危機就是轉機 規劃重於做事 最好的控制是預防 預防勝於處理 利用自身資源與外部資源 找對人—找能協助解決問題的人 問對事---能陳述要解決問題的關鍵點 提升效率—良好習慣的養成 這件事令人感到為難, 但是它非做不可, 因此我將立即做完它, 以便儘早忘掉它. 將事情切成好幾塊小塊任務, 快速地完成每一塊的任務 完成最關鍵的部份, 讓事情看起來像做完 80% 一般 提升效率—良好習慣的養成 兵貴速戰速決 養成做備忘錄的習慣 可以早上做完的事,決不拖到下午完成可以一天做完的事,決不分成兩天完成 每天至少完成一件事情, 特別是在工作情緒低潮時 備 忘 錄 時間管理的利器: to-do List 備 忘 錄 緊急的事情 1.老闆今天交待 2.臨時狀況 重要的事情 1.工作計劃 2.人生規劃 3.家庭,健康,財富 Schedule List 1.Meeting 2.行事曆 3.紀念日 Routine Work 1.日常工作 2.定期約會 緊迫的事 不緊迫的事 重要的事 1 st 急 2 nd 重 不重要的事 3 rd 輕 4 th 緩 提升效率—正確的行事優先順序 A B C D 緊迫的事 不緊迫的事 重要的事 設備故障,生產停擺 重傷害急救 員工產生肢體衝突 顧客抱怨 停電 計劃之研擬 技能之提升 公關之促進 問題之調查 健康檢查 不重要的事 有些電話 有些不速之客到訪 有些會議之出列席 有些無謂的請託 有些臨時的邀約 有些交際應酬 有些文件之處理 處理屬下之工作 自我干擾 個人嗜好的沈迷 提升效率—正確的行事優先順序(例) 明智的時間配置 I II 1.重要的事情著重在 Plan Plan 著重在 Do Do 著重在 Check Check 著重在 Action 2.重要的事情要逐漸地交給 信任的部屬, 這叫 “灌能” 不合理的時間配置 I. 45% 處理危機 II 5% IV 15% II. 35% 陷阱--拖延 除了第四項以外, 其它的做起來都不太愉快 不急的事情一拖延之後往往變成緊急的事情 緊迫的事 不緊迫的事 重要的事 1 st 2 nd 不重要的事 3 rd 4 th 提升效率—工作時段與工作性質分配 1.了解並善用自己每天工作時段的特性. 2.以 PDCA 分佈週一到週五的工作性質. 3.保持良好的體力; 養成運動的習慣. 4.身心均衡地發展; 培養良好的嗜好. 工作時段分配法則 早上 中午 13:00~15:00 下午 晚上 活力充沛, 衝勁與勇氣兼俱 (Do) 思考遲頓, 適合散心, 放鬆 (Check) 冷靜, 溝通 (Action, Plan) Relax, 人文, Thinking 1.發球: EMail 2.電話敲定事情/ 做事情 3.給 Leader 方向/ 畫架構 4.執行進行中專案 1.面對面 Follow Up 2.Go Around 3.溝通與協調 1.思考問題 2.寫計劃/ Update Follow up進度 (1hr) 3.Update/Modify 進行中專案 1.花 1 小時寫作 每週工作性質分配法則 禮拜一二 禮拜三四五 禮拜六日 備註 活力充沛, 衝勁與勇氣兼俱 (Do) 思考遲頓, 放鬆, 溝通 (Check) 冷靜, 思考 (Action, Plan) 1.大型專案丟球 2.組內專案丟球 3.給予組員做事方向/做事重點 4.創造議題 1.Follow Up 一二所丟的球 2.調整, Update 計劃 3.議題收尾 4.傾聽溝通 1.想想目的是什麼? 意義何在? 2.有沒有辦法提昇自己的價值? 3.計劃/ 規劃 提升效率—事前規劃 事前明確目標目的並做好規劃 一日之計在昨天下班前 一週之計在於週日 一月之計在於月底 P A D C 不 好 好 耗用時間 花時間在計劃上才是最節省時間的作法 耗用時間 提升效率—管理好你的EMail 你的時間是不是被 Email 切成零零碎碎的片段? 集中處理它. 先問自己以下這幾個問題 1.你一天花多少時間在看 Email? 2.你進 Email 會不會看小品? 3.你看Email 的時間是連續的, 還是片斷的? 4.你的Email 有沒有