内包还是外包对档案数字化工作的思考.doc

内包？还是外包？ ——对档案数字化工作的思考 吴雁平 摘要：本文从资金、质量、安全和保密、人员素质、熟悉馆藏等方面对档案数字化工作“外包”与“内包”的利弊进行分析。外包并没有绝对明显的优势，内包有其特有的优势，立足于自身能力的提高才是档案数字化工作问题的解决之道。 关键词：档案数字化 外包 内包 随着信息时代的到来，档案工作也不得不汇入到信息化的潮流中。档案信息化建设的重中之重是档案信息资源建设，而档案数字化加工则是档案信息资源建设的重头戏。面对数量庞大的档案目录输入和档案原文扫描的档案数字化工作，许多人认为：“在当前社会分工日益细化、专业化程度日益增强、数字化技术更新快速的大背景下，档案部门完全依靠自身力量完成馆藏档案的数字化工作已愈发显得效率低下，且力不从心。”“实行档案数字化业务外包”，“这样既可以省时省力，又可以保证档案数字化的质量与成效。”[1]“现在档案业务外包一种趋势，据我所知，仅在北京就有20多家这样的公司做这样的项目。分析研究郑州市数字档案馆建设项目 2.1资金方面。档案部门是比较“穷”的部门，就是经济条件好的地区，大部分档案部门仍是相对比较“穷”的部门。经费仍然是有限的。但是，外包是靠资金做支撑后盾的，没有资金外包就难以为继。而且一旦外包，尤其是大规模地外包后，就会患上外包“依赖症”，使你不得不继续外包。这是因为，外包不会给档案馆的工作人员带来任何信息化素养的提高，你对计算机、扫描仪的熟悉和操作水平没有得到任何锻炼，对软硬件的熟悉和应用也没有任何进步，还是无法自己加工，依然会依仗外包。档案数字化加工不是一天两天一年两年的事，也不是外包一次两次就解决的问题，档案数字化加工是一个长期的问题。外包还会使档案馆深陷缺乏资金的泥潭。就以一个市级档案馆为例，一般馆藏档案在15万卷至20万卷之间。最少需要数字化档案15万卷，按每卷平均15份文件计算，需要输入目录225万条，以每条0.15元计算，需资金33.75万元。按每卷平均100页计算，需要扫描1500万页，以每页0.3元计算，需资金450万元，两项合计483.75万元。这只是输入目录和扫描的加工费用，如果要做全文检索加工，费用最少是这一费用的两倍。这只是按照文书档案来计算的，如果是像公证、婚姻、退伍军人等民生档案，目录的条目会更多。而这也只是现有馆藏档案数字化加工的费用。在各单位保存的20年的需进馆档案也还同样有一个数字化加工的问题，同样也需要费用，这笔费用也不是小数。还有今后10年产生的档案，也有一个数字化的问题，因为，现在各单位产生的所谓电子文件，实际上并非真正意义上的电子文件，真正意义上的电子文件应该是电子公文，它是一种格式电子文件，这样的电子公文不用再扫描再全文数字化处理，这样的电子公文普及到地市一级所有的进馆单位，应该是10年以后的事。即便是普及格式电子公文了，还有大量的非电子公文文件，如会议记录等等也还需要数字化加工。即便是一些单位会进行数字化加工，但仍然会有许多单位的档案需要档案馆加工。所以对档案馆来说档案数字化加工是一项长期的任务，如果是外包，资金投入是惊人的。如果是内包，很显然，节约的资金也是惊人的。仅用外包所需资金的零头购买计算机、扫描仪等信息化硬件设备，就能使档案馆的的硬件设备上一个很高的档次。 外包显然大大地增加了档案馆的运行成本和数字档案馆建设成本，把有限的资金大部分投入到档案数字化外包上，尤其是经济条件不太好的地区的一些档案馆，可以说是勒紧裤带倾囊而出，很明显是得不偿失。还有的档案馆连购买计算机、扫描仪等信息化硬件设备都不舍得，却把有限的资金都投入到外包上，更是偏离了档案信息化的方向，而且是不可持续发展的。 2.2质量方面。不能说外包不能保证加工质量，但是，要保证加工质量，措施就是加大对外包监管力度。而问题的关键在于，外包公司不管是大公司还是小作坊都是商业行为，他们追求的是速度和数量，而不是质量。外包公司并不是很多人看到的那样档案业务外包公司的实力强人员素质高我所在公司在我没去之仅有几个人是档案专业的学生，其余的都是专科，而且还不是档案专业的。档案馆业务外包中国政府采购网郑州市数字档案馆建设项目中标公示/cggg/dfbx/zbgg/201108/1724449.shtml. [5]海永雯.档案馆与图书馆信息化业务外包比较[J].中国档案，2011（11）. （作者单位：开封市档案局）