台中市政府文书处理要点.docVIP

臺中市政府文書處理要點 壹、適用範圍 一、臺中市政府（以下簡稱本府）為統一公文處理作業，提高行政效率，特訂定本要點。 二、 三、本要點所稱文書處理，係指文書自收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程。 四、本要點適用於下列機關（以下簡稱各機關）： (一)本府及所屬各機關。(二)各市立學校。 貳、分層負責 五、各機關首長對各該機關分層負責處理公務，負監督考核責任，並得指定適當單位或人員抽查各層級基於授權處理之公文，做為考核及研究改進之準據。 六、各機關分層負責處理公務，應由其上級機關督導之。 七、各機關公文之處理，應就各該機關職權及單位職掌實施分層負責。其分層負責之層級劃分，應依下列規定辦理：(一)本府：市長為第一層；局室主管為第二層；課長為第三層；承辦人員為第四層。(二)本府附屬機關：機關首長為第一層；課室主管為第二層；承辦人員為第三層。(三)區公所：區長為第一層；課室主管為第二層；承辦人員為第三層。 八、各機關應就各該機關職權範圍內之全部公務，衡酌其性質及權責之輕重，予以分類詳明列舉，擬訂分層負責明細表，經機關首長核定實施，並報請上一級機關備查。 九、本府所屬機關之分層負責明細表，應報本府核定。 十、各機關核決公文（包括決行、核批、核會文件）行使最後核定職權者，應親筆簽名。其方式規定如下：(一)本府機關首長核決文稿，應 由市長簽名，由副市長代為 核決者，應由副市長親筆簽名，加蓋市長職名章；由主 任秘書代為核決者，應由主任秘書親筆簽名，加蓋市長、副市長之職名章。(二)本府單位主管或所屬機關首長代為核決本府文稿時，應由單位主管或所屬機關首長在核決位置親筆簽名，並加蓋代為決行章；由其副首長或幕僚長代為核決者，應由副首長或幕僚長在其原職稱位置親筆簽名，另在核決位置加蓋其首長職名章及代為決行章。(三)本府第三層主管代為核決本府文稿時，應在其本人職稱位置先蓋職名章，另在核決位置親筆簽名及加蓋代為決行章。前項代為核決文稿者，應負行政與法律上責任。 十一、各機關副首長、幕僚長襄助首長處理第一層公務，副首長在二人以上者，得劃分其襄助公務之範圍。其責任除機關首長臨時交辦處理事項外，其餘於分層負責明細表內規定之。 十二、依照首長核定處理辦法擬辦之公文，由副首長、幕僚長或第二層主管判發者，文稿內容如違背原核定辦法判發，核稿及承辦人員應負共同違誤責任。 十三、公文承辦人員製作公文，其敘述事實或引敘人名、地名、物名、日期、數字、法規條文及有關解釋等，發生錯誤遺漏者，應由承辦人員負責。 十四、機關首長因故不能視事，應由副首長或指定人員代理並負其責任。由代理人代行首長職務時，其機關公文除署首長姓名，註明不能視事事由外，應由代行人附署職銜、姓名於後，並加註「代行」二字。 十五、代理人代為決行上一層公文，除署上一層首長姓名外，並附署本層首長姓名，註明不能視事事由，加署代行人職銜、姓名及加註「決行」二字。 十六、前二點代行之文稿，應予儘速繕發。如延至首長視事後繕發，仍應照原稿由代行人附署。 十、各機關第二層以下置有副主管者，副主管襄助主管處理各該層公務，並於主管因故不能執行職務時代行主管職務，同時負其責任。 十、前點各層級單位未置有副主管者，其主管因故不能執行職務時，應指定適當人員簽報首長核准後代行其主管職務。如本單位無適當人員代理，應由首長另行指定適當人員代理，並負其代行責任。 十、前二點代理人代行主管職務對外行文之附署，應比照第十四點規定辦理。 二十、各機關核閱文稿人員，對公文之處理規定如下：(一)主辦單位簽擬內容如有不明確之處，應先洽商再行核簽。但主辦單位之意見顯與事實不符或違背法令者，得逕行核簽。(二)對次一層陳核案件，依分層負責明細表屬各該層決定事項，得逕行簽註退還。 二十一、上一層收文或核定案件，其性質屬於次一層權責範圍內，而以次一層主管名義對外行文時，其內應敘明「奉交下」、「層奉交下」或「奉核定」、「層奉核定」等字樣。 二十、各機關除由首長對外行文外，其各層主管根據分層負責之授權對外行文，附署規定如下：(一)本府第二層代為決行之文稿，仍以本府名義為之，由市長署名。決行人應在市長簽章後附署職銜、姓名，並加註「決行」二字。(二)本府第三層代為決行之文稿，仍以本府名義為之，由市長署名。決行人應在市長簽章後，附署課（股）長職銜、姓名，並加註「決行」二字。(三)其他各機關第二層以下各層主管代為決行之文稿，仍以各機關名義行之，由機關首長署名。其決行人之附署，比照第一款、第二款規定辦理。(四)使用機關長戳之公文，由各層代為核決者發文時，應附署各該層決行主管職銜、姓名，並加註「決行」二字。 二十三、各機關文書處理應依下列規定辦理： (一)各機關之文書作業，均應按照同一程序集中於文書單位處理。惟機關之組織單位不在同一處所及以電子文件